Неуспехът да се организира често води до хаос или поне до повишаване на нивата на стрес. Това се случва, когато се опитвате да осмислите всичко, което ви заобикаля, за да улесните живота. Ето защо силните организационни умения са ключови за това да бъдеш интелигентен лидер.

Необходимостта от организационни способности става още по-важна, когато сте шеф или мениджър. В края на краищата хората се обръщат към вас за вдъхновение и едва ли ще бъде вдъхновяващо, ако ви видят, че се побърквате.

Какво представляват организаторските умения и как можете да ги развиете? Ще ви преведем през 11 ключови организационни умения, които всеки лидер трябва да знае. В крайна сметка това ще означава, че сте в по-добра позиция да бъдете по-ефективен лидер.

1. Управление на времето

Лошото управление на времето е в основата на толкова много проблеми в една компания. Като лидер, вие носите отговорност да гарантирате, че нещата протичат като по часовник. Това е възможно единствено чрез твърдо разбиране за това какво трябва да се организира.

Неуспехът в тази област ще доведе до невъзможност да останете в задачата пред вас. Изведнъж способността ви да жонглирате с всичко наведнъж намалява пред вас. Няма да отнеме много, преди всичко да се срине, в резултат на което ще бъдете възприемани като доста ненадеждни.

Имайте предвид следното: задачите за изпълнение, сроковете им, обемът на необходимата работа и всичко, което не може да бъде отложено или избегнато на всяка цена^[1].

Освен това ги разгледайте 7 ефективни съвета за управление на времето за максимизиране на вашата производителност .

2. Планиране

Планирането улеснява организирането, но често ни липсва, когато става въпрос за възможността да планираме предварително. Отново лошото планиране води до дезорганизация и по-голям натиск върху вас.Реклама

Не забравяйте, че планирането приема различни форми, включително справяне с времето и начина, по който трябва да продължи даден проект. Въпреки това, интелигентният лидер трябва да направи нещата още една крачка напред, за да направи разликата. Трябва също така да сте наясно с плановете на другите и как те се вписват във вашия собствен подход, ако искат да направят разлика.

Това става по-важно, когато се работи с мултидисциплинарен екип, където координацията може да бъде проблематична без адекватно планиране. Пълното отсъствие на планиране само ще доведе до проблеми.

3. График

Въпреки че това умение се припокрива с тези, споменати по-рано, все пак е достатъчно важно, за да заслужи своя индивидуална точка. Наличието на график и спазването му е известно, че е ефективен инструмент за организиране на живота ви.

Графикът показва на другите, че сте наясно с това, което правят. Това също така показва, че сте здраво захванали какво се прави и че няма проблеми с балансирането на редица проекти.

Благодарение на планирането, вашето разбиране за времето, отделено за различни аспекти, се подобрява. Това ви помага да запазите контрол над даден проект, както и да се справите с проблемите благодарение на разбирането на събитията.

Графикът на времевите блокове също е чудесна техника, която ще ви помогне да се организирате: Вземете какво е важно, като планирате времеви блокове

4. Разпределение на ресурсите

Важно е да извлечете максимума от ресурсите си и това също изисква организация. Дори да знаете кога да използвате тези ресурси е важно, за да предотвратите изчерпването им или използването им в неправилни моменти.

В този смисъл организационни умения означава да сте наясно с наличните ресурси и тези, към които можете да се обърнете с проект. Вашата сила трябва да бъде и в свързването на правилния ресурс с правилното изискване, за да сте сигурни, че той се вписва в техните собствени способности. Ако не направите това означава загубени ресурси и това няма да ви се отрази добре.

За да сте сигурни в организацията в този смисъл, първо трябва да определите ресурси, които може да са от значение, преди да започнете нов проект. Това ви предпазва от бъркане и търсене на помощ, когато имате най-голяма нужда от нея.Реклама

5. Делегиране

Делегирането е форма на изкуство и едно от най-важните организационни умения и не всеки го е усвоил. Ефективният лидер също така разбира значението му, за да може един проект да протича гладко.

Невъзможно е да се справите сами с всеки аспект на проекта и именно тук делегирането на задачи на членовете на екипа може да помогне. Осъзнаването на това кой е най-подходящ за дадена задача предотвратява чувството на съкрушение, което ще ви позволи да наблюдавате всеки аспект на проекта.

Организираният лидер ще познава екипа им и ще осъзнава техните силни и слаби страни.^[2]Познаването предварително означава, че няма да се стресирате, когато възникне проблем, тъй като знаете на кого да се обадите за помощ.

Благодарение на организацията, вашият екип ще работи по-ефективно и ще изпълнява всяка задача с по-малко напрежение на раменете ви.

Разгледайте това ръководство и научете как да делегирате ефективно: Как да делегирате работата (окончателното ръководство за успешни лидери)

6. Приоритизиране

Да си способен приоритизиране на задачите ще улесни живота ви. Създаването на списък със задачи и разбирането кои срокове са на първо място води до по-добро планиране, както и до по-малко стрес. С натрупването на вашия опит ставате все по-уверени в това, кои задачи са най-важни.

Дезорганизираните индивиди са склонни да се справят хаотично и да се справят с нещата, когато възникнат. Това води до влагане на енергия в грешните области и най-важните неща отпадат. Приоритизирането ви държи в крак с реда, в който трябва да завършите нещата.

За целта трябва да сте наясно със задачите и процеса за всяка една. Проверете предварително сроковете и други актуални подробности, за да можете да се организирате по-добре.

7. Сътрудничество

Сътрудничеството е едно от организаторските умения, което улеснява живота навсякъде. Единственият проблем е, че изисква организация от ваша страна. Организираният лидер е наясно с онези индивиди, които може да са най-добрият човек за определена задача. Неорганизирането ви оставя в позиция да търсите помощ, когато тя трябва да е обикновена.Реклама

Тук става дума за нещо повече от просто делегиране. Вместо това умението е да знаете предварително кого можете да призовете, за да направите проекта възможно най-гладък. Това може да включва и други ръководители на различни отдели, така че работата в унисон е от ключово значение.

С това умение трябва да осъзнаете с кого може да се наложи да си сътрудничите, преди да възникне нужда. Направете вашето проучване и знайте към кого да се обърнете по всяко време. Това ви позволява да се справите с всеки проблем по хладен и ефективен начин.

8. Поставяне на цели

Организираният индивид по-лесно ще си поставя и постига цели. Интелигентният лидер е в състояние да покаже на другите, че могат да си поставят краткосрочни и дългосрочни цели, да работят за тях и в крайна сметка да ги постигнат. Единственият начин това да стане чрез солидни организационни умения.

Ще бъде невъзможно да достигнете целта, ако не сте наясно с пътя, който трябва да следвате. Трябва да разберете действията и целите, иначе никога няма да постигнете нищо. Организационните умения също ви помагат да идентифицирате всяка стъпка и всички проблеми, свързани с нея.

Ето, трябва идентифицирайте целта или целта при първа възможност и след това изнесете другите организационни умения, които споменах.

9. Поддържане на ефективност

Организацията и ефективността вървят ръка за ръка. Ефективността води до необходимост от планиране, колкото по-плавно се изпълнява нещо, толкова по-малко проблеми срещате.

Ефективността също ви позволява да знаете къде се намирате в даден проект във всеки един момент. Това се дължи на това, че сте организирали нещата до такава степен, че да можете да противодействате на проблемите, преди те да се появят. Не забравяйте, че ефективността и способността ви да идентифицирате проблеми работят в унисон. Ако не успеете да се организирате, тогава е невъзможно това да се случи.

За да научите това умение, трябва да отделите време за всеки проект и да го разделите на отделни сегменти. Разберете как трябва да напредва всяка стъпка и кой ще отговаря за всяка част. Идентифицирайте проблемите и как да ги разрешите, за да позволите по такъв начин, че всичко да работи като по часовник.

Ефективност е умение, което се развива с времето, така че продължете да работите върху него и как да подобрите проблемните области, за да станете по-силен лидер.Реклама

10. Ясна комуникация

Силният лидер трябва да може да комуникира ясно по всяко време.^[3]С вашите организационни умения ще откриете, че това е по-лесно да се направи.

Благодарение на тези умения винаги знаете какво се случва и можете да изясните всички проблеми. Можете също така да комуникирате точно това, от което се нуждаете, просто защото сте организирани и знаете статуквото в този момент. Ще бъдете по-лесни за започване на нещата, поради способността ви да разказвате нещата ясно и кратко^[4].

За да имате добра комуникация, трябва да сте уверени в собствените си способности като лидер. Ако използвате различните умения, обсъдени по-горе, ще забележите по-голяма увереност в гласа си, което след това има положително влияние върху останалата част от екипа.

Ако искате да сте по-уверени в комуникативните си умения, разгледайте тази статия: Как да овладеете ефективни комуникационни умения в работата и вкъщи

11. Самообслужване

Нищо, споменато по-горе, не е възможно, ако не сте организирани в собствения си живот, както професионално, така и лично. Способността да се грижите за себе си е лепилото, което държи всичко останало заедно.

Трябва да се храните и да спите добре, заедно с грижите за общото си здравословно състояние. Организацията във всеки аспект от живота ви е от съществено значение, за да сте сигурни, че имате здравословен баланс. Чувството под времето, умора, стрес или нещо друго негативно ще окаже дълбоко влияние върху способностите ви като лидер.

Вижте какво очакват хората от вас във всяка част от живота ви и приемете едни и същи стратегии за всеки аспект. След това можете да очаквате да възникне известно взаимодействие между различните области, което им позволява да работят с определена плавност.

Това просто ръководство ще ви бъде от полза да се грижите по-добре за себе си: 13 основни съвета за самообслужване за заети хораРеклама

Долния ред

Тези 11 организационни умения са от съществено значение за всеки интелигентен лидер, който иска да бъде по-организиран във всичко, което прави. Като се усъвършенствате в тази насока, това ще доведе не само до по-голямо чувство на увереност в себе си, но и към онези, които ви търсят както насоки, така и вдъхновение.

Повече умения за увеличаване на производителността

• 35 книги за производителност и организационни умения за ефективен живот
• Как да организирате живота си: 10 навика на реално организирани хора
• 10 практически начина да подобрите уменията си за управление на времето

Препоръчани снимки кредит: Ема Матюс чрез unsplash.com

Справка