Колко време отделяте за управление на имейлите си всеки ден? Час? 30 минути? Няколко часа? Може би половин ден?

Въпреки че имейлът има за цел да улесни комуникацията, подозирам, че понякога се превръща в контрапродуктивен инструмент, защото прекарваме толкова много време в управлението на вашите имейли! Например, помислете за тези случаи:

• Продължавате ли понякога да кликвате във входящата си поща, въпреки че току-що сте я проверили само преди 5 минути?
• Прекарвате ли много време в управлението на имейлите си всеки ден, като например търсене на минала поща, сортиране, организиране и изтриване на старата поща?
• Често ли правите имейлите за свой първостепенен приоритет, отколкото всъщност да правите нещата?
• Има ли дни, в които прекарвате повече време във входящата си кутия, отколкото да вършите правилна работа?

В крайна сметка имейлът е само инструмент за изпълнение на задачите ви. По-долу има 11 съвета за подобряване на управлението на имейлите ви:

1. Обработвайте пощата си веднъж на ден

Въпреки че проверявам пощата си няколко пъти на ден, само за да бъда в течение (в случай, че се случва нещо странно, като уебсайтът ми се срине или има спешна заявка), не ги обработвам веднага. Правя го само веднъж на ден, или в началото на деня, или вечер.

Отделете всекидневен интервал от време, за да обработвате имейлите си. Ако не завършите във времето, продължете на следващия ден. Приоритизирайте по-важните и оставете останалото. (Вижте №2).

Ако сте в работно положение, където получавате много чувствителни във времето имейли, все пак можете да приложите това на практика. Въпросът не е да оставите електронната поща да тече над живота ви. Не забравяйте, че това е инструмент, който ви помага да вършите работата си, а не самата работа.Реклама

2. Приоритизирайте 20% имейли; Отлагат 80% такива

Не всички имейли са еднакви. обичам Правило 80/20 защото се отнася за всяка отделна област от живота ни. Включително имейли. Правило 80/20 е идеята, че 20% от входовете са отговорни за 80% от изходите във всяка ситуация. Следователно, за да бъдем ефективни, трябва да се съсредоточим върху 20% входове, които водят до 80% изходи. По същия начин трябва да се съсредоточим върху 20% имейли с висока стойност, които водят до максимална производителност.

Моите 20% имейли са тези, които ми дават следващия пробив в работата ми. Те могат да бъдат заявки за медии, места за интервюта, възможности за работа в мрежа, бизнес лидери, възможности за говорене и други неща, които водят до моите 20% бизнес цели. Моите 20% имейли включват и хора, които са инвестирали в работата ми, като моята 1-1 клиенти за обучение , говорещи ангажименти и читатели, закупили моите курсове и продукти. И не на последно място тук попадат и кореспонденциите с моите добри приятели. Всичко останало влиза в 80% пощата.

За имейлите от 20% им давам значителен приоритет. Обикновено им отговарям незабавно (особено ако отговарят на правилото за 1 минута в # 9); ако не, ще стигна до тях след 1-3 дни. За 80% поща ми отнема повече време за отговор, понякога дори не отговарям (вж. Точка # 4).

3. Имайте отговор от папка XX Day

Подайте пощата, която се нуждае от вашия отговор, в папка „Отговор до XX ден“, където XX е денят от седмицата. Отделям 3 дни всяка седмица за отговор на имейли - вторник, четвъртък и събота. По този начин не съм притиснат да отговарям незабавно, когато получа имейла. Прочетох го, мислено го признавам и обмислям, докато дойде време за отговор (средно 3-8 дни от получаването на пощата).

4. Осъзнайте, че не е необходимо да отговаряте на всяка поща

Въпреки това, което мислите, не е нужно да отговаряте на всяка поща. Понякога нито един отговор след определен период от време също не може да се счита за отговор сам по себе си.

Получавам голям обем читателска поща и за определен период от време отговарях на всяка постъпваща поща. Тя не направи нищо за мен. Щях да прекарам целия ден само в отговор на пощата и до края на деня щях да бъда изтощен, неспособен да свърша никаква истинска работа. И интересното е, че почти цялата поща, на която отговарям, никога не получава отговор за връщане от какъвто и да е вид (дори потвърждение или благодарност), дори когато публикувам последващи въпроси, за да им помогна допълнително. Подозирам, че половината от пощата не се четат, а другата половина са поща, която хората изпращат импулсно и отговорите нямат особено значение. Така или иначе, осъзнах, че е много по-ефективно да използвам времето за задачи с по-висока стойност, като например работа с продукти с висока стойност и съдържание, богати на мои клиенти за обучение на 1-1, нови проекти и писане на нови статии.Реклама

Не наблягайте твърде много на отговорите на всяка отделна поща. Отговорете, ако помага, но ако разходите за отговор не надвишават ползите, тогава може би не си струва да се притеснявате за това. Просто го оставете и нещата ще се подредят с времето.

5. Създайте отговори на шаблон, ако често изпращате подобни отговори

Ако прегледате изпратената папка, вероятно ще намерите тенденция в нещата, на които отговаряте. Пощата, която получавам на моя сайт, обикновено може да бъде класифицирана в една от малкото категории (1) обратна връзка / благодарност по пощата (2) 1-1 коучинг (3) заявки за рецензии на книги / продукти (4) запитвания за говорене (5) други . За (1) и (2) използвам шаблони, които съм написал предварително, които използвам в отговорите си. Докато отговарям, бих ги персонализирал според нуждите на оригиналната поща. Това ми спести огромно количество време в сравнение с миналото, когато пишех имейли от нулата.

6. Прочетете само имейлите, които са от значение

Абонирам се за няколко бюлетина - като например за фитнес, самопомощ, блогове и бизнес, но не чета всички писма, които изпращат. Аз също не ги изтривам, защото знам, че имат ценна информация. Вместо това зададох gmail да ги архивира автоматично в различни етикети (папки). Имейлите в блога се архивират в папката за блогове, имейлите за фитнес се архивират в папката за здраве и фитнес и т.н. Към момента имам около 30 папки. Чета ги само когато искам да получа повече информация по темата.

Не е нужно да четете всяка поща, която постъпва. Изберете и изберете това, което е от значение за вас.

7. Структурирайте имейлите си по категории

Папките (или етикетите, ако използвате gmail) са там, за да ви помогнат да организирате вашите имейли.

Първо, използвайте подходяща система за именуване на това, което правите. Ако най-големите ви приоритети сега са, да речем, (1) писане на книга и (2) отслабване, тогава назовете папките си така.Реклама

На второ място, използвайте йерархична структура. папките от първо ниво са за големите категории, а папките от второ ниво са за подкатегории и т.н. Например имам Admin като папка от първо ниво, а Back-Up, Accounting, Accounts и т.н. като папки от второ ниво. Ако е необходимо, имам папки от трето ниво, за да ги сегментирам допълнително. Gmail има добавка, която ви позволява да използвате етикети от различни нива (Настройки> Лаборатории> Вложени етикети)

Използването на филтри (# 8) за автоматично организиране на пощата в папки върши чудеса.

8. Използвайте филтри

Филтрите са инструменти, които ви помагат автоматично да сортирате пощата, когато попадне във вашата поща. За филтър са необходими 2 основни неща - (1) Терминът, за който трябва да се внимава (2) Действие, което да се приложи, ако терминът е съчетан. Към момента в моя Gmail има около 20 различни филтъра, настроени за различни имейл адреси, заглавия на теми, основния текст и какво ли още не. В зависимост от това какъв филтър е, пощата ще бъде автоматично сортирана в съответната папка / архивирана. Това минимизира количеството административни действия, които трябва да направя.

Ето моят видео урок, споделящ как настройвам имейл филтрите си, за да постигна нула входяща поща: 3 лесни съвета за постигане на нула на входящата кутия с помощта на имейл филтри [видео урок]

9. Използвайте правилото за 1 минута, когато отговаряте

Ако отнемате отговор в рамките на 1 минута, отговорете веднага и го архивирайте. Не го оставяйте да стои във вашата пощенска кутия векове наред. Ще са нужни още повече усилия, като го оставите да се навърта около съзнанието ви и постоянно да ви напомня, че трябва да отговорите. Просто се уверете, че спазвате 1-минутния период от време, когато отговаряте, за да не отнеме повече време от необходимото. Това ми помага да изчистя голяма партида поща за кратък период от време.

10. Задайте ограничение на времето, прекарано във входящата поща

Отвъд правилото за 1 минута, ограничете общото време, което прекарвате във входящата си поща. Следващият път, когато проверите пощата си, време себе си . Вижте колко време ви отнема да обработвате, четете, отговаряте и сортирате пощата си. След това се запитайте колко от това време е добре изразходвано. Шансовете са, че повечето от тях не са имали абсолютно никаква цел.Реклама

Понякога ще получавате имейли, които са тревожно дълги. За тези имейли сканирайте, проверете дали има нещо подходящо за вас, след което ги обработете по съответния начин. Отговорете, ако е необходимо (и използвайте правилото за 1 минута); архивирайте го, ако не планирате да отговорите. Ако ще отговорите, не изпитвайте нужда да връщате с дълга поща само защото човекът е написал дълга поща. Последното нещо, което искате, е размяна на имейли на есета, което неволно ще доведе до попадането ви в черната дупка на имейл. Влезте във входящата си поща, направете това, което трябва, и излезте веднага след това.

11. (Безмилостно) Отпишете се от неща, които не четете

По време на вашето пътуване из мрежата вероятно се регистрирате за справедлив дял от бюлетини и се захранвате с импулси, към които губите интерес след това. Ако откриете, че многократно изтривате пощата от абонаментите си, е редно да се отпишете веднага.

Вземете версията на манифеста на тази статия: [Манифест] 11 съвета за ефективно управление на имейли

Оригинална статия: 11 прости съвета за ефективно управление на имейли | Лично съвършенство

Препоръчани снимки кредит: Бизнесдама изготвя имейл плик чрез shutterstock.com