Управлението на времето е умението, което отключва всички останали умения. Освен това, ако искате да напреднете по-добре, управлението на времето ще ви помогне. Ако искате по-добър баланс между работата или живота, управлението на времето е отговорът. Ако искате да се чувствате по-малко съкрушени и повече контролирани, по-доброто управление на времето е отговорът. В основата на по-ефективното управление на времето е система за управление на времето и подкрепа, която представлява набор от списъци. Тези шаблони за управление на времето могат да ви помогнат да създадете тези списъци.

Ако вашият най-добър приятел използва вашата система за управление на времето, какво би казал той / той?

Четейки тази статия, вероятно ще попаднете в една от 3 групи;

• Онези в отказ - „Толкова съм зает, че няма начин да имам време да подобря управлението на времето си.“
• Тези в невежество - „Системата ми за управление на времето работи добре от 15 години.“
• Тези в нужда - „Ако това може да помогне, ще го направя, защото съм сигурен, че мога да направя някои подобрения.“

Обръщайки се към групата „Тези в нужда“, тези шаблони за управление на времето ще ви помогнат. Те са прости, практични и можете да ги използвате веднага. Ако имате време, щяхте да създадете подобни шаблони. Трудно е, когато сте в окопите.

Страстта ми е да помагам на другите и като запален студент и треньор по управление на времето в продължение на 14 години исках да споделя част от наученото. Научихте по трудния начин, така че не е нужно.

Как да използвам всеки от 14-те шаблона за управление на времето

Шаблоните са проектирани в съответствие с начина, по който трябва да се използват. Първият е най-трудният, Основни области на резултатите (KRA) и след това те стават прогресивно по-лесни. Например „Списък на ежедневните задачи“, „Списък на проектите“ и „Седмична оценка“.

1. Основни области на резултатите Шаблон за управление на времето

Представете си футболния отбор, който подкрепяте, или ако нямате такъв, отбор, който приятел подкрепя, или само такъв, за който сте чували. Моят е Оксфорд Юнайтед (Намерете нежното насилие!). KPI на Оксфорд Юнайтед (Key Performance Indicator) вероятно ще спечели лигата. Това е екипна цел, която всеки в екипа има за цел да постигне. Тази цел не е за физическо лице. Оксфорд Юнайтед може да спечели лигата, но всеки играч „тегли ли си тежестта“? Това е мястото, където KRA са важни. A Област с ключови резултати (KRA) е индивидуална цел. Идеята е, че ако всеки човек работи за постигане на своята KRA, екипът трябва да постигне своя KPI. Връщайки се към нашия футболен отбор, вратарят KRA може да е „чист лист“. KRA на Striker’s трябва да вкарва по един гол на мач, а Defender’s KRA е да печели 80% от тяхните решения. Каква е вашата KRA?

Действие: Попълнете вашия KRA с помощта на шаблон за управление на времето №1, така че сега да разберете защо сте на ведомостта - KRA. Реклама

2. Списък на ежедневните задачи Шаблон за управление на времето

Този шаблон за управление на времето е най-лесен за разбиране, защото просто изисква списък с това, което ще правите всеки ден. Предизвикателството е, че много хора пишат непрекъснат списък със задачи, а не списък със задачи за всеки ден. Наличието на списък със задачи всеки ден фокусира ума. Ако нямате списък със задачи всеки ден, се случват две неща. Първо, ще останете във вашата пощенска кутия, защото това ни кара да мислим, че работим усилено и следователно сме „заети“. Второ, някой друг ще изпълни деня ви със задачи, ако не сте избрали задачите сами. Тези задачи могат да бъдат под формата на имейли, искане на шефа или действия, които получавате на среща. ‘Имайте план всеки ден или някой ще има такъв за вас’. Ежедневният списък със задачи е основата на всяка система за управление на времето. Използвайте този шаблон всеки ден.

Действие: Попълнете списък с това, което ще правите утре, като използвате шаблон № 2 за управление на времето, така че да имате своя план - списък с ежедневни задачи.

3. Списък на проектите Шаблон за управление на времето

Много малко хора имат списък с проекти „живеят и дишат“. Някои имат такъв, но той е написан веднъж и оттогава не е актуализиран. Списъкът с проекти е средство за познаване на големите неща. Тези неща, които ще окажат най-голямо положително въздействие върху нашите KRA. Това е връзката между списъка с ежедневни задължения и причината, поради която сте в списъка с заплати, което е ключовите области на резултатите. Като имате списък с проекти, вие получавате прозрачност на големите и важни неща. Изследванията ни казват, че всеки човек има между 50 и 70 проекта в движение по едно и също време (дом и работа). Този шаблон просто иска 14.

Действие: Попълнете списък с проекти, по които работите, като използвате шаблон № 3 за управление на времето, за да следите „големите неща“ - Списъкът с проекти.

4. Действия на срещата Шаблон за управление на времето

Срещите са необходимото зло на всеки работник на знанието. Не можем да се измъкнем от тях. Изглежда, че часовете са загубени и нищо не се постига. Една от ключовите причини за това е, че действията или не са заловени, или не са заловени достатъчно добре, за да се случи нещо съществено. Разбира се, постигането на целите, подходящите участници, фокусът и т.н. също са основателни причини. Този шаблон започва с улавяне на действията. Това е така, защото като заснемат ясни действия, хората няма да имат място да се извиват, като казват: „Мислех, че той прави това“, „Или какво означава това действие?“ Или „Вчера получих действията. Срещата преди 2 седмици ’.

Действие: Попълнете шаблон за управление на времето №4, за да можете да увеличите вероятността от изпълнени действия - Действия за срещи.

5. В очакване на Списък Шаблон за управление на времето

Делегирате на хората. Хора отгоре. Хора отдолу. Хора отстрани. Как проследявате кого сте помолили да направите до кога? Списъкът на чакащите ви помага да следите. Този шаблон предоставя място за паркиране на това, което сте поискали да направите, за да не преследвате човека и да бъде ясно, когато искате задачата да бъде изпълнена до. И така, разбира се, да не забравяте. Ключът към успешния Списък на чакащите е да го оцените. Това може да е всеки ден, докато това е нова част от вашата система за управление на времето. „По-нататък по пътя“ може да е само в началото и в края на седмицата, когато се почувствате удобно да използвате този шаблон.Реклама

Действие: Попълнете Изчакване за използване на шаблон за управление на време # 5, така че да контролирате това, което сте делегирали - Списък на чакащите.

6. Списък за разсейване Шаблон за управление на времето

Едно от най-големите предизвикателства на управлението на времето, и особено в офис с отворен план, е да започнете задача и да я изпълните. Учещите на нашия курс за управление на времето кажете ни, че това е причината, поради която се чувстват така, сякаш не са направили нищо. Част от причината за това е, че работещите в сферата на знанията трябва да жонглират с толкова много топки. Отчасти е така, защото ние отлагайте защото не „харесваме задача“. Главно това е така, защото те нямат структуриран начин да се справят с странстващите мисли. „Списък за разсейване“ е прост шаблон, който бихте държали на бюрото си. След това, като се съсредоточите върху една задача и след това мислите ви се появят в съзнанието, вие ги записвате, изваждате ги от главата си, което ви позволява да се върнете към задачата. Над 50% време се добавя към задача, като не се стартира и завърши едновременно. Отпечатайте и запазете този шаблон на бюрото си или го дръжте отворен на вашия екран.

Действие: Попълнете шаблон за управление на времето за списъка с разсейване №6, за да можете да останете фокусирани върху изпълнението на една задача от началото до края - Списък за разсейване.

7. Седмични цели Шаблон за управление на времето

Представете си екип за продажби без цел за продажби или футболния отбор на Оксфорд Юнайтед излиза да играе всяка събота „само за малко“. Същото е и с управлението на времето. Вероятно имате цели (KPI и KRA) за годината или тримесечието. Тези шаблони ви предизвикват да имате цели за седмицата. В началото на седмицата тези шаблони питат: „Ако трябва да погледнете назад към тази седмица, какво бихте се радвали да постигнете?“. Записвайки целите си за седмицата, това ни помага да се съсредоточим върху важното, докато „затъваме в окопите“ на имейли, телефонни обаждания и срещи. В идеалния случай седмичните цели биха оказали положително въздействие върху приоритетните проекти, които от своя страна оказват влияние върху вашите KRA, които оказват влияние върху KPI. Ако това се случи, вие имате стоманена верига от връзки, които преминават през вашето управление на времето, поддържайки го свързано и здраво.

Действие: Попълнете своите седмични цели за тази седмица, така че да сте определили какво искате да постигнете, като използвате шаблон за управление на времето # 7 - Седмични цели.

8. Седмична оценка Шаблон за управление на времето

В началото на седмицата завършихте шаблона „Седмични цели“ със 7-те неща, които искате да постигнете през тази седмица. В края на седмицата има смисъл да видите как сте се справили. Шаблонът за седмична оценка задава въпроса дали сте постигнали тези седмични цели с прост инструмент, наречен „PMI“ - Положителен, минус и интересен. В края на седмицата пишете 3 неща, които бяха положителни за седмицата, 3 неща, които бяха минус, или не толкова добри за седмицата, и 3 неща, които бяха интересни за седмицата. Например „P: Страхотна среща с нов клиент ABC“, „M: Постигнах само 4 от 7 цели“ и „I: Двама от моя екип са болни“. Последната кутия ви моли да предприемете еднократно действие за управление на времето след оценка на вашата седмица, напр. 'Аз ще график в дневника ми 1 час седмично за проекта XYZ. “

Действие: Попълнете седмичната оценка, за да разберете дали сте постигнали своите седмични цели, използвайки шаблон за управление на времето # 8 - седмична оценка. Реклама

9. Месечни цели Шаблон за управление на времето

Подобно на „Седмични цели“. Този шаблон ви подканва да напишете големите неща, които искате да постигнете през този месец.

10. Месечна оценка Шаблон за управление на времето

Шаблонът за управление на времето „Месечна оценка“ ви моли да оцените целите, които сте написали в шаблона „Месечни цели“.

11. Годишни цели Шаблон за управление на времето

Шаблонът „Годишни цели“ допълва поредицата от цели; Седмично, месечно и след това годишно. Предизвикателството при поставянето на годишни цели е да ги направим достатъчно големи, за да се гарантира, че са годишни цели, но не твърде големи, за да могат да бъдат „житейски цели“. Целите на живота не се обсъждат в тези шаблони.

12. Годишна оценка Шаблон за управление на времето

Завършена през януари, „Годишната оценка“ е свързана с поглед назад към изминалата година. Идентифициране на това, което е работило, какво не е работило и извлечения урок за писане на годишните цели за следващата година.

13. Някой ден може би списък Шаблон за управление на времето

Този шаблон е от съществено значение за постигане на един от ключовите нагласи на ефективен мениджър на времето. Мисленето се обобщава най-добре с фразата „Най-успешните хора са онези с изпразнените глави“. Списъкът за ежедневни задачи и Списъкът с проекти са чудесни шаблони за управление на нашите непосредствени и големи задачи. Списъкът „Някой ден може да бъде“ е място, където да поставите всички онези неща, които искате да направите, но те просто не са спешни или важни сега. Някои примери могат да бъдат „Подаване на всички домашни документи“, „Вземете пенсия“, „Напишете a план за наследяване за компанията “.

Действие: Попълнете списъка „Някой ден може би“, така че да имате къде да сложите „всичко останало“, използвайки шаблон за управление на време # 13 - Някой ден може би списък.

14. Управление на времето на проекта Шаблон

Средностатистическият работник управлява проекти и ако те са честни със себе си, техният опит в управлението на проекти е точно това, което са се самоучили. Може би са чували за големи ИТ проекти, управлявани с Диаграми на Гант или квалификации като Принц2 . И все пак те копнеят за нещо просто, което им дава контрол, без да са твърде тромави за използване. Този шаблон за една страница ви помага да управлявате по-добре вашите важни проекти, като се подготвяте по-добре и избягване на основните причини, поради които проектите се провалят .Реклама

Действие: Попълнете шаблон № 14 за управление на времето на проекта, за да се подготвите по-добре за важни проекти и да ги държите в реално време - шаблон на проекта.

Изтеглете и използвайте тези шаблони за управление на времето

Изтеглете тези 14 шаблона за управление на времето, за да ги използвате с химикал и хартия .

Изтеглете тези 14 шаблона за управление на времето, за да завършите на екрана.

Започнете, като включите един от тези шаблони във вашата система за управление на времето. След това още една седмица по-късно, докато не използвате шаблона обичайно. Необходими са 21 пъти, за да се формира навик. Вече можете да се организирате по-добре. Късмет!

Препоръчани снимки: Бяхте на sonovate.com