Когато ви помолиха да напишете справочно писмо, получихте ли топло размито усещане или се свихте от безпокойство? Може би малко и от двете?

Така или иначе, да се наложи да напишете справочно писмо идва с голяма отговорност. И макар да се чувствате развълнувани да помогнете на някого по пътя му към по-добро бъдеще, вие също осъзнавате, че разчитате много на вашите писателски способности.

Първо, знаете ли какво е справочно писмо?

Знаете ли какво да кажете в препоръчително писмо? Колко трябва да бъде? Как можете да продадете силите и способностите на човека, без да звучите прекалено ревностно?

Важно е първо да разберете целта зад референтното писмо. Компаниите и институциите, които искат справочни писма, искат да знаят защо даден кандидат би бил подходящ за дадена позиция, но за тях е също толкова важно да знаят какво отговаря на условията, за да ги препоръчате за такава позиция.

Преди да започнете да пишете, уверете се, че разбирате контекста на ситуацията. Това писмо за прием в училище ли е? Нова работа? Влизане в организация?

Ако все още не сте сигурни за съдържанието, форматирането или какво точно трябва да кажете, ето няколко съвета и трикове, които можете да приложите при създаването на вашето референтно писмо:Реклама

10 характеристики на забележителните референтни писма и това, което ги прави толкова специални

Говорете от лична гледна точка

Този пример от Monster.com демонстрира личния опит на писателката с Шарън, човека, когото тя има предвид.^[1]Тя се грижи да включва свои собствени наблюдения, когато работи с Шарън, заедно със специфична ситуация, в която Шарън е посещавала незадължителни семинари за професионално развитие.

Уверете се обаче, че вашият личен завет е точно такъв - личен. Не фалшифицирайте случаи или украсявайте събития, защото смятате, че звучат добре.

Използвайте формат на бизнес писмо

Ако изпращате писмо на хартиен носител, искате да направите професионална презентация на читателя. Използването на стандартен формат за бизнес писма, като този по-горе, може да придаде на вашето съобщение тонизиран, полиран вид, без да отвлича вниманието от съдържанието.^[две]

Напишете писмото си въз основа на длъжностната характеристика

Реклама

Важно е да знаете в какъв контекст ще бъде използвано вашето писмо. Ако е за определена работа, помолете лицето да получи копие от длъжностната характеристика. Можете да използвате описанието, за да търсите улики за това какви качества ще има идеалният кандидат, и след това да приспособите писмото си, за да демонстрирате същите тези качества, ако те се отнасят до човека, когото препращате.

Примерът по-горе показва, че писателят разбира позицията, за която кандидатства, и свързва уменията си с тези, които ще се възползват от позицията.

Дръжте го положително

Целта зад препоръчителното писмо е да покаже защо човек заслужава вниманието на компанията или институцията, поискала писмото, както е показано в горния пример.^[3]Всички имаме своите недостатъци, но референтното писмо не е мястото да ги посочваме.

Ако не вярвате, че можете истински да опишете човека в положителна светлина, може да помислите да отхвърлите молбата да напишете писмото.

Пишете писмо само ако познавате човека достатъчно добре

Реклама

Ако пишете писмо, трябва да сте достатъчно запознати с човека, за да говорите за неговите способности и постижения, точно като примера по-горе.^[4]Ще бъдете по-добре подготвени да напишете писмо за колега, с когото сте работили рамо до рамо една година, вместо за някой, който просто е работил във вашата сграда и е говорил с вас седмично през последните пет години.

Направете го просто и ясно.

Не е нужно да пишете цяла сага защо човек заслужава вашата препоръка. От друга страна, вие също не искате да правите съобщението си твърде кратко. Запазете вашето справочно писмо на една страница и използвайте колкото е необходимо от тази страница, за да нарисувате ясна, кратка картина на човека, когото препращате.

Не се притеснявайте твърде много за творчество и със сигурност избягвайте пухкавостта. Вместо това се съсредоточете върху това как да доставите най-много съдържание с най-кратко количество думи и пространство, като примера по-горе.^[5]

Включете вашата информация за контакт

Уведомете читателя как може да се свърже с вас, ако има допълнителни въпроси. Можете да споделите вашия директен телефонен номер или имейл адрес, както е показано по-горе.Реклама

Поискайте автобиографията или автобиографията на човека.

Разбирането на други аспекти на човека, за когото пишете, може да ви даде важни улики, които да включите в писмото си.

Споделете конкретни примери за работата на човека

Колкото по-конкретни можете да бъдете относно истинските способности на човека, толкова по-добра идея ще има читателят за това как може да се представи човекът. В този пример от Resumo писателят споделя, че човекът, когото той има предвид, е помогнал успешно да сключи нови договори на стойност няколко милиона долара и е разработил нова бизнес линия, фокусирана върху обществената безопасност.

След като завършите първата си чернова, потърсете случаи, в които можете да говорите по-конкретно за постиженията или уменията на човека. Това може да бъде под формата на цифри, статистически данни, класации, колко пари е спасил човекът и т.н.

Изпратете писмото си до правилния човек

Трябва ли да дадете писмото на човека, за когото сте го написали, или трябва да бъде изпратено директно на лицето, което изисква писмото? Ако не сте сигурни, попитайте.

Не е нужно да сте добър писател, за да напишете страхотно препоръчително писмо!

Използвайте горните съвети и мостри, за да облекчите тревожността си при писане. Не забравяйте, че ако човекът не постигне крайната си цел, вероятно не е защото сте написали лошо писмо.Реклама

Препоръчани снимки: Flaticon чрез flaticon.com

Справка