КАК ДА СЪЗДАДЕТЕ СПИСЪК СЪС ЗАДАЧИ И ВСЪЩНОСТ ДА НАПРАВИТЕ НЕЩАТА

Един от най-мощните начини за намаляване на стреса и претоварване, когато се чувствате притеснени от работата си, е да седнете с химикалка и лист хартия и да напишете всички неща, които трябва да направите. Какъв автор на Първи неща , Дейвид Алън нарича почистване на ума. Той облекчава мозъка ви от когнитивно претоварване и когато можете да видите изброени всички неща, които трябва да направите, получавате чувство на комфорт, знаейки, че това не е толкова лошо, колкото мозъкът ви е казвал.

Въпреки това, просто да извадите от главата си всички онези неща, които трябва да направите, не свършва работата. Това е само първата стъпка.

За да се възползвате наистина от създаването на списък със задачи, можете да направите няколко неща, които ще направят списъка ви със задачи много по-ефективен.

1. Бъдете ясни какво трябва да направите

Често виждам да правя списъци със задачи, написани като Говори с Тим или Подгответе презентация . Проблемът с писането на задачи като тази е, че те не са ясни. Има редица въпроси, които остават без отговор. Говорете с Тим за какво? Каква презентация? Какво трябва да се подготви?

Когато напишете задача, ще знаете какво искате да направите; но след уикенд или няколко дни, това, което искате да постигнете, стана кално и неясно. Далеч по-добре е да пишете Говорете с Тим за пътуването през следващата седмица до Берлин или подгответе план за презентацията през следващата седмица пред Съвета на директорите . Разбира се, може да отнеме няколко секунди повече, за да напишете допълнителните думи, но ще се благодарите по-късно, когато дойдете да изпълните задачата.

Писане на задачи като тази прави много ясно какво искате да направите . И когато седнете да започнете работата си, ще знаете точно какво е свързано с изпълнението на тези задачи, за да можете да вземете по-добри решения за това, върху което да работите.Реклама

Освен това спестява много време, защото яснотата означава, че ще можете веднага да получите правилните файлове и да започнете, вместо да прекарвате няколко минути, опитвайки се да запомните какво трябва да направите.

2. Не задавайте на случаен принцип задачи

Много е изкушаващо да добавите дата към всяка задача, която пишете - не искате да забравите да я направите, нали? - Проблемът с произволното датиране на всяка задача, която поставите в списъка си със задачи, е, че в крайна сметка имате огромен ежедневен списък със задачи, които не се нуждаят от изпълнение в деня, който сте избрали, или или ще пренасрочите задачите, или просто ще ги игнорирате.

Вместо това, вземете по-стратегически. Поставете дата на задача само ако възнамерявате да го направите в този ден. Виждал съм ежедневно да прави списъци с двадесет до тридесет задачи, когато човек има ден на среща отзад до гърба. При тези обстоятелства няма начин задачите да бъдат изпълнени.

Добре е да поставите напомняща задача в ежедневния си списък със задачи - нещо като ПРИПОМНЕТЕ : Преглед на проект X - Трябва ли нещо да се прави? Или създайте списък с обаждания, за да осъществите и имайте една ежедневна задача, която ви казва да прегледате списъка си с повиквания. Просто работете върху това да поддържате ежедневния си списък със задачи управляем и реалистичен.

Прекарването на малко време всяка седмица, за да планирате седмицата си въз основа на това, което е в календара ви, ще ви помогне да поддържате списъка си със задачи по-ефективен. Тогава можете да добавите дати към задачите си. Когато имате спокоен ден в офиса без срещи, имайте по-дълъг списък със задачи. Ако отсъствате в командировка, намалете броя на задачите от вашия списък.

3. Поддържайте ежедневния си списък с не повече от десет задачи

Когато предлагам това на хората, те често ми се смеят. Те вярват, че са много по-заети от това и трябва да имат поне двадесет задачи в списъка си.Реклама

Проблемът тук е с всички разсейвания, извънредни ситуации и прекъсвания, които ще получавате всеки ден; няма да свършите тези двадесет задачи. Ще стигнете до края на деня разочаровани, защото пренасрочвате двадесет и пет до петдесет процента от задачите, които сте имали във вашия списък.

Вместо това, в края на деня, отделете около десет до петнадесет минути, за да дадете приоритет на следващия ден. Изберете десетте най-важни задачи от вашия списък и ги подчертайте по някакъв начин. Много от мениджърите на списъци имат начин да маркират задачи и така можете да добавите флаг към 10-те задачи, които искате да приключите на следващия ден.

Това не само ви държи фокусирани върху важното, но и ви принуждава да изберете задачите, които ще имат най-голямо положително въздействие през деня ви.

Когато започнете да приоритизирате списъка си със задачи по този начин, естествено ще станете по-фокусирани и ще отделите повече от ценното си време за задачи, които ви движат напред по вашите проекти и вашите цели.

4. Групирайте подобни задачи заедно

Когато погледнете списъка си със задачи, ще забележите, че много задачи имат сходен характер.

Обаждане например на вашите клиенти. Ако имате две или три задачи в ежедневния си списък, които включват повикване на вашите клиенти, групирайте ги и ги изпълнявайте едновременно. Планирайте около тридесет минути, за да се обаждате и да ги правите едно след друго. По същия начин, ако имате задачи, свързани с имейл, групирайте и тези заедно. Ще откриете, че ще свършите много повече и умът ви е много по-фокусиран върху работата, която вършите.Реклама

Може да стане хаотично, когато през целия ден превключвате между различни видове работа. Това е много по-добре за вашата ефективност и производителност правите подобни задачи заедно . Имате отворени правилните инструменти (приложения, имейл по телефона и т.н.) и това ще ви спести много време.

5. Направете вашия списък със задачи мотивиращ

Когато пишете задачи като отговор на имейл или последващи обаждания от клиенти, там няма истинска мотивация. Просто се чувства, че преминавате през рутината на вършене на работата. Където е възможно, напишете задачи като изваждане на входящата поща до нула и се обадете на клиентите ми, за да сте сигурни, че са доволни. Това може да изглежда опростено, но в повечето случаи списъкът със задачи няма емоционална стойност. Това е просто списък на работата.

За да направите списъка по-вдъхновяващ, напишете задачи, така че да предизвикат емоционален отговор . Зарадването на вашите клиенти ще бъде по-мотивиращо, отколкото просто да им се обадите, защото това е вашата работа или се конкурирате със себе си, за да накарате входящата си поща да бъде нула всеки ден, добавя малко повече искри към задачата.

Друг начин да направите списъка си със задачи по-мотивиращ е да го направите поддържайте дневния списък кратък . Както писах по-горе, когато ежедневният ви списък със задачи съдържа не повече от десет задачи, той ще се почувства постижим. Ако има между двадесет и тридесет задачи, то просто ще се почувства поразително. Далеч по-добре да разгледате ежедневния си списък и да се почувствате вдъхновени, отколкото да погледнете списъка си и да се чувствате демотивирани.

6. Правете седмичен преглед

За всеки, който е чел Дейвид Алън Първи неща книга, ще знаете всичко за седмичния преглед. И все пак ме изненадва колко хора пропускат да го правят. Ако искате списъкът ви със задачи да остане ефективен и актуален, тогава седмичният преглед е жизненоважен.

През седмицата, когато бързате и правите неща, ще ви липсват нещата. Ние сме хора и ще забравим да отметим задачите, които сме свършили, ще добавим чувствителни към времето задачи, а не да добавим дата и ще забравим да добавим задачи. Седмичният преглед е мястото, където спирате за един час и правите обща картина на това, което трябва да направите.Реклама

В идеалния случай седмичният ви преглед трябва да се прави на място без разсейване, за да можете просто да се съсредоточите върху работата, която трябва да свършите, и да планирате следващата седмица. Съберете всичките си задачи заедно - може да сте записали задачи в бележник и да не сте ги добавили към списъка си със задачи - и да изчистите задачи, които вече не са необходими или са изпълнени.

Правенето на седмичен преглед ви дава пълен контрол. Позволява ви да останете на върха на работата си, да решите какво трябва да правите след това и какво може да бъде отложено за по-късно. Това е най-добрият начин, за който знам започвайки седмицата с план и посока и това е начин да се уверите, че правите правилните неща и да не се забърквате в незначителни задачи, които не ви движат напред по вашите проекти или вашите цели.

Долния ред

Когато се използва правилно, списък със задачи може да бъде мотивацията и двигателят, който ви подтиква да свършите най-добрата си работа и да постигнете невероятни неща. Той ви държи съсредоточени върху важните неща и спира да пропускате задачи, които в противен случай могат да бъдат загубени.

Списъците със задачи също ви помагат да намалите стреса и да претоварите, защото вместо да се опитвате да запомните всичко в главата си, вие сте екстернализирали цялата работа, която трябва да свършите, освобождавайки място в ума си за по-творчески начинания.

Нека да обобщим основните изводи:

Напишете задачи, за да е много ясно какво трябва да направите. Ако трябва да се обадите на някого, поставете телефонния му номер в задачата, за да спестите време при търсене на номера.
Добавете дати, които са значими и не са случайни. Когато ежедневният ви списък със задачи има само задачи, които трябва да се изпълнят този ден, вие ще бъдете много по-фокусирани върху правилната работа.
Допускайте само десет до дванадесет маркирани задачи на ден във вашия списък със задачи. Това не означава, че изпълнявате само тези задачи. Ако имате време и енергия в края на деня, винаги можете да направите повече.
Групирайте подобни задачи заедно, за да можете да се съсредоточите върху вида работа, която вършите едновременно. Това помага да се избегне рискове от многозадачност .
Запишете задачите си, така че да бъдат смислени и мотивиращи. Искате да разгледате списъка си и да бъдете мотивирани да се забиете и да свършите работата.
Не пропускайте да правите пълен седмичен преглед. Това е лепилото, което поддържа всичко заедно и актуално.