КАК ДА ПРИОРИТИЗИРАТЕ ПРАВИЛНО ЗА 10 МИНУТИ И ДА РАБОТИТЕ 10 ПЪТИ ПО-БЪРЗО

Всеки от членовете на моя екип има куп задачи, с които трябва да се справи всеки работен ден. На всичкото отгоре повечето от техните задачи са или творчески задачи, или задачи за решаване на проблеми. Всеки от тях трябваше да се научи как да приоритизира задачите, за да свърши всичко.

Въпреки че има много задачи, с които трябва да се справим, нашият екип е в състояние да остане съсредоточен и креативен и да работи последователно за постигането на нашите цели за определен период от време.

Ще ви разкрия как помогнах на моя екип да свърши повече неща за по-малко време чрез силата на правилното определяне на приоритетите. Няколко минути, прекарани в четене на тази статия, могат буквално да ви спестят хиляди часове в дългосрочен план. И така, нека започнем с моя метод за това как да приоритизирам нещата:

Как да приоритизираме с метода на везни

Един от новите ни редактори дойде при мен онзи ден и ми разказа как тя се бори да спазва многото задачи, с които трябваше да се справи и сроковете, на които постоянно трябваше да се придържа.

В края на всеки ден тя се чувстваше така, сякаш е направила много неща, но често не успява да измисли творчески идеи и да публикува статии успешно. От това, което тя ми каза, беше очевидно, че тя се чувства съкрушена и става все по-разочарована от това, че не успява да постигне целите си, въпреки че отделя допълнителни часове през повечето дни. Всичко това правеше невъзможно за нея да създаде добър баланс между професионалния и личния живот в дългосрочен план.

След като изслуша моите съвети относно използването на метода на везни, тя веднага преживя драстичен ръст на производителността, който изглеждаше така:

Тя можеше да произвежда три пъти повече креативни идеи за статии в блога.
Би могла публикувайте всички нейни статии навреме.
И тя можеше да завършва цялата си работа навреме всеки ден ( няма повече извънреден труд !).

Ако ви е интересно как го е направила, прочетете ръководството стъпка по стъпка:

1. Поставете настрана 10 минути за планиране

Що се отнася до решаването на проблемите с производителността, има смисъл да планирате, преди да предприемете действия. Въпреки това, не се ангажирайте толкова много с планирането, че да попаднете в него и никога да не се придвижвате отвъд първата база.Реклама

Моята препоръка е да си дадете определен период от време за планиране, но да бъде кратък. 10 или 15 минути трябва да са достатъчни, за да обмислите плана си.

Използвайте това време за:

Погледнете голямата картина.
Помислете за текущата цел и цел, които имате нужда / искате да постигнете.
Изложете всички задачи, които трябва да направите.

2. Съгласувайте задачите си с целта си

Това е основният компонент, който прави метода Scales ефективен, когато се научите как да приоритизирате.

Работи по следния начин:

Разгледайте всички задачи, които правите, и прегледайте важността на всяка от тях. По-конкретно, измервайте важността на дадена задача според нейните разходи и ползи .

От гледна точка на разходите, имам предвид усилията, необходими за една задача (включително време, пари и други ресурси). Ползата е доколко задачата може да допринесе за вашата цел.

За да ви улесня това, изброих по-долу четири комбинации, които ще ви позволят бързо и лесно да определите приоритета на всяка от задачите си:Реклама

Ниска цена + висока полза

Направете първо тези задачи, защото те са най-простите за изпълнение, но те ще ви помогнат да се доближите до целта си.

Одобряването на произведения на изкуството, създадени за брошура за продажби, вероятно ще отговаря на тази категория. Можете лесно да решите дали харесвате произведението на изкуството / оформлението, но решението ви да го одобрите би задействало производството на брошурата и последващите ползи от продажбите при изпращането й до потенциални клиенти.

Висока цена + висока полза

Разбийте задачата с висока цена на по-малки. С други думи, разбийте голямата задача на мини, които отнемат по-малко от час, и след това преоценете тези малки задачи и задайте правилното им ниво на приоритет.

Представете си, ако сте били помолени да напишете план за пускане на продукт за нова, без дневник, добавка с протеини на прах. Вместо да се опитвате да напишете плана на едно заседание, стремете се да напишете различните секции по различно време (напр. Отделете 30 минути за писане на въведението, един час за писане на основния текст и 30 минути за писане на заключението).

Ниска цена + ниска полза

Когато се научите как да приоритизирате времето и задачите, тази конкретна комбинация трябва да бъде вашият най-нисък приоритет. Или си дайте 10-15 минути, за да се справите с тази задача, или поставете тези видове задачи между ценни задачи като полезна почивка.

Това вероятно са необходими задачи (например рутинни задачи като проверка на имейли), но те не допринасят много за постигането на желаната от вас цел. Дръжте ги надолу по списъка ви с приоритети.

Висока цена + ниска полза

Прегледайте дали тези задачи са наистина необходими. Помислете за начини за намаляване на разходите, ако решите, че е необходимо изпълнението на задачата.

Например, могат ли някакви инструменти или системи да помогнат за ускоряване на изпълнението на задачата? В тази категория вероятно ще намерите неща като проверка и актуализиране на електронни таблици с контакти за продажби. Това може да се направи капризно и отнема много време, без да се правят грешки. Има обаче много приложения, които могат да направят този процес незабавен и безпроблемен.Реклама

Сега, връщайки се към редактора, който споменах по-рано, нека да разгледаме нейния типичен списък с ежедневни задачи:

След като изслуша съвета ми, тя развали висока цена + голяма полза задача в по-малки. Тогава нейните задачи изглеждаха така (по приоритет):

А за задачата за популяризиране на статии в различни платформи, след като разгледахме предимствата му, решихме да се съсредоточим само върху най-ефективната платформа, като по този начин значително намалим свързаните с това разходи.

След като ефективно анализирате разходите и ползите от ежедневните си задачи, можете да се потопите в тях това План за пълен живот за да сте сигурни, че сте попълнили всичко от вашия списък по възможно най-добрия начин.

Бонус съвет: Справяне със задачите със срокове

След като оцените задачите си, ще разберете важността на всяка от тях. Това веднага ще ви даде кристално ясна картина за това как да приоритизирате въз основа на това кои задачи биха ви помогнали да постигнете повече (по отношение на поставяне на цели). Понякога обаче няма да можете да решите приоритета на всяка задача, защото ще има срокове, определени от външни страни, като мениджъри и агенции.

В такива случаи предлагам след като разгледате важността и ценностите на текущите си задачи, да подравните списъка по начин, който ви помага да спазвате срокове и да коригирате приоритетите съответно. Реклама

Например, нека отново се потопим в света на редактора.

Някои от редактираните от нея статии трябваше да бъдат публикувани до конкретни дати, така че това са спешни и важни задачи. Методът Scales позволява това и в този случай нейният коригиран списък със задачи ще изглежда по следния начин:

Надяваме се, че вече можете да видите колко лесно е да се оцени важността на задачите и как да се приоритизират в работещ ред.

Долния ред

Методът на везни се различава от всичко друго, което сте опитвали. Приемайки метода на везни, ще започнете правилно да приоритизирате работата си и да увеличите производителността си до 10 пъти!

За разлика от други методи, които всъщност не обясняват как да решите важността на дадена задача, моят метод ще ви помогне да разделите всяка от задачите си на две части: разходи и ползи. Моят метод също ще ви помогне да предприемете последващи действия въз основа на различни комбинации от разходи и ползи, които могат да стимулират цялостното ви развитие в кариерата.

Започнете веднага от прекарвайки 10 минути, за да оцените общите си ежедневни задачи и как те се привеждат в съответствие с вашите цели. След като получите тази информация, ще бъде много лесно да поставите задачите си в списък с приоритети. Остава само да започнете следващия си работен ден, като следвате новия си главен списък.