Когато се случат големи промени в живота или прекъсвания, управлението на времето е едно от първите неща, които излитат през прозореца. В тези ситуации времето може да загуби всички определения. Разбираемо е, че термините спешни и важни придобиват нови значения.

В неговата книга, 7-те навика на високоефективните хора , Стивън Кови популяризира концепция, която той нарича матрица за управление на времето. Кови разделя времето, което прекарваме в будно състояние, на четири квадранта:

• Квадрант 1 : Спешно и важно. Примери: получаване на помощ при спешна медицинска помощ или спиране на малко дете да не се втурва в трафика.
• Квадрант 2 : Не спешно, но важно. Примери: да редовно сменяте маслото в колата си или да постигате вътрешна фирмена цел, за да отговорите смислено на всеки клиентски контакт в рамките на един час.
• Квадрант 3 : Спешно, но не е важно. Примери: колега, който се отбива, за да попита за пикника на компанията, или отговаря на оферти за ограничен период от време.
• Квадрант 4 : Нито спешно, нито важно. Примери: обричане на дуз чрез емисии в социални медии, отговор на коментари на уебсайтове, публикувани от хора, които не познавате, или телевизионни прекалявания.

Ето матричната графика, илюстрирана от Sage Automation:^[1]

За да използваме възможно най-добре тези четири квадранта, трябва да бъдем брутално честни относно това как - и на какво - ние определяме условията на Кови. Ето как да го направите:

1. Поставете фигура за долар на вашето време

Ако искаш премахване на губещите време в живота си започнете да се отнасяте към времето си като към пари. Разглеждането на времето като актив може да се почувства като малко размита концепция. Поставянето на доларови знаци в часовете ви ще внесе яснота в бързаме.

Финансовият експерт Дейв Рамзи предлага проследяване на всяка стотинка, която спечелите, като присвоите всичките си пари в категория. Например $ 1000 от следващата ви заплата може да попадне в категорията на наема, $ 400 може да отиде за хранителни стоки и т.н.Реклама

Докато не започнете да назовавате и проследявате времето си, управлението на времето няма да бъде нищо повече от предположения и чувства. Комбинирането на матрицата за управление на времето на Covey и техниката на Ramsey е първата стъпка към това да се поставите на мястото на водача за управление на времето. Може би решите, че времето ви носи парична стойност от $ 30 на час. В края на преяждане с Netflix, например, откривате, че сте прекарали 4,5 часа. Това достига нетна стойност от 135 долара. Запишете това в дневник под развлечение.

Ако сте като повечето хора, вашият момент на яснота вероятно ще настъпи в края на месеца, когато обобщите доларовите стойности, които сте присвоили на различните си категории живот.

Макар че може би сте свили рамото от 135 долара, похарчени за един телевизор, как ще се почувствате, когато откриете, че за един месец сте похарчили $ 1485 в тази категория? Като отправна точка, наличният ви запас от време за 31-дневен месец, ако приемем 16 будни часа на ден, достига 14 880 долара. Само работното време вероятно е попило нещо в диапазона от 4 500 до 6 000 долара.

Сега имате силата да внесете истинска яснота в управлението на приоритетите си. Наистина ли гледането на телевизия струваше почти 10% от общите ви будни часове? Само вие можете да отговорите на този въпрос.

2. Подгответе се за успеха на матрицата за управление на времето

Започнете с изписването на всяка задача

В този момент всичко, което се опитвате да направите, е да изпразните мозъка си. Не изразходвайте енергия, мислейки за спешност, важност или краен срок. Тази част ще дойде по-късно. Засега просто направете всичко възможно, за да накарате всички задачи да жужат в мозъка ви в електронна таблица или на хартия.

Използвайте инструментите, които работят най-добре за вас, за да можете да разтоварите мислите си възможно най-бързо. Не спирайте, докато не се уверите, че сте заснели всичко.

След това задайте краен срок за всяка задача

Започнете, като попълните тези срокове, за които знаете, че са поставени в камък. За да поддържате здравословни взаимоотношения, ще искате да дадете приоритет на ангажиментите, които вече сте поели към други хора. Ако е възможно, поставете вашите срокове преди това, което сте обещали - може да ви е необходимо това гъвкаво време по-надолу по пътя. Започнете с целта за управление на времето да бъдете известен като човек, който не отговаря на обещанията и преизпълнява.Реклама

Откройте задачите, за които знаете, че са спешни. Бъдете внимателни с прилагането на термина спешно. Това, което ви се струва спешно, може да няма никакво значение за вашето семейство, приятели и клиенти. Всеки трябва да излезе с лично работно определение, но за да започнете, използвайте тази класификация пестеливо.

Приоритизирайте предишните ангажименти, докато класифицирате. Винаги можете да се върнете и да надстроите конкретна задача до това състояние, но започнете, като покажете известна задръжка. В крайна сметка, ако всичко е спешно, тогава нищо не може да бъде наистина спешно.

Пренаредете вашия списък по важност

Тук използването на електронна таблица вместо хартия наистина може да се изплати. Поставете колона за важност в електронната си таблица или изберете различна цветна писалка или маркер, ако използвате хартия или индексни карти. Дайте на всяка задача оценка на важността от 1 (изобщо не важна) до 100 (от най-голяма важност).

Аз лично обичам да използвам скала от 1 до 100 поради детайлността, която предоставя. Например две задачи могат да оценят 8 по скала от 1 до 10, но можете да различавате 82 и 88 при сортиране.

3. Включете живота си в матрицата за управление на времето

Сега направете крачка назад и вижте какво имате. Ако сте си свършили домашното, сега трябва да видите всяка една от задачите си заедно с нейните класирания по важност и спешност.

Започнете да премествате всяка задача в един от четирите квадранта на матрицата за управление на времето. Започнете с очевидните разположения. След като те са в мрежата, можете да оцените близките повиквания, които законно могат да попаднат в един от двата квадранта. Можете да започнете да пренареждате елементи по важност или спешност и това е добре. Може да осъзнаете, че някои задачи не са толкова важни или неотложни, колкото първоначално сте смятали.

В1: Поддържайте отворена лента за кацане

Опитайте се да запазите колкото се може повече неща от спешния и важен квадрант. Това може да не е възможно при първия ви опит за управление на времето, но поставете дългосрочна цел да поддържате известно пространство в Q1. Можете да постигнете това, като се справите със задачи, които се появяват в останалите три квадранта възможно най-ефективно и ефективно.Реклама

Например, зает стартиращ основател все пак ще иска да поддържа форма, но няма да прекарва часове във фитнеса. Най-продаваният автор на Wall Street Journal д-р Джон Джакиш препоръчва тренировки с променлива съпротива спрямо тренировки с тежки тежести. Научно доказано е, че тренировките с променлива устойчивост дават по-добри резултати за фитнес за много по-малко време, казва д-р Jaquish. Това, съчетано с високо протеинова диета, може да даде на предприемачите желаните резултати, без да жертва ценни часове от деня си.

Очевидно е, че можете да получите обаждане на клиент след 10 минути, което моментално поставя нещо в Q1. Никакво планиране или подготовка от ваша страна не би могло да го спре да кацне там, така че това не е ваша вина. Вашата работа е да поддържате лентата за кацане на разположение за тази възможност.

Въпрос 2: Нокаутирайте тези задачи със специални блокове от време

Ако нещо е важно, има голям шанс в крайна сметка да стане спешно. Използвайки примера за смяна на масло, очевидно искате да се справите с тази задача, преди двигателят ви да започне да работи. Ако не го направите, задачата за Q2 изведнъж трябва да бъде прекласифицирана в Q1 и ще имате чисто нов Q1, за да му направите компания: Вземете кола под наем.

Други задачи от второто тримесечие може никога да не станат спешни, но това не намалява значението на тези елементи с по-голяма картина. Може би сте се ангажирали да научите повече, за да помогнете за напредъка на антирасизма на работното място, отбелязва авторът и сътрудникът на Forbes Дана Браунли. Тази цел най-вероятно няма да се осъществи, докато и ако не сте блокирали активно времето в календара си, за да сте сигурни, че отделяте необходимото време за тази цел.^[2]

Без съзнателно усилие да планирате тези задачи, те ще останат завинаги неотменени.

В3: Задайте няколко спешни въпроса няколко въпроса

Поне един проблем с тази категория е, че неотложните задачи често се маскират като важни. Обичайно е да се бъркат двете, така че е изключително важно да се научите да правите това разграничение. Текст от потенциален клиент, на когото се надявате да кацнете, е спешен, докато имейл от вашия застрахователен агент, който иска да насрочи годишен преглед на полицата, може да изчака до петък.

Имейлите, гласовите съобщения, текстовите съобщения и други форми на незабавна комуникация почти винаги носят със себе си чувството за спешност, но те може да не са важни. Докато разглеждате нещата, които са попаднали в Q3, запитайте се дали споделяте чувството на спешност на подателя или не. Може да е време да се отпишете от определени групи, лица или бюлетини, за да сведете до минимум Q3 бъркотията.Реклама

Въпрос 4: Възползвайте се максимално от неспешните, не важни дейности

Q4 е квадрантът, който всеки потенциален мениджър на времето обича да изхвърля, но не бъдете толкова прибързани. Въпреки че определено искате да премахнете направо смученото време, това е и квадрантът, където живее престоят. Вместо да се заричате да се закълнете изцяло от всички Q4 дейности, възползвайте се максимално от тези, в които се ангажирате.

Първо, започнете с елиминиране или делегиране на задачи, които не са най-доброто използване на времето ви. Разбира се, този доклад трябва да бъде преформатиран, но стажант вероятно би могъл да го направи вместо вас. Използвайте софтуер за продажби, за да автоматизирате търсещите си имейли, за да не се налага да ги изпращате сами.

Когато става въпрос за почивка, бъдете наясно с дейности, които ви карат да се чувствате освежени и тези, които ви оставят да се чувствате изтощени. Кажете да на тази разходка в гората и не на спора с непознати в социалните медии. Като избирате разумно заниманията си за свободното време, ще се възползвате максимално от своите Q4 пари.

Финални мисли

Матрицата за управление на времето на Кови е огромен инструмент за възприемане, когато се чувствате така, сякаш вашият график ви контролира, вместо обратното. Вашият успех вероятно ще се свежда до това колко сте честни със себе си, когато задавате етикети.

Не се страхувайте да се запитате, това наистина ли е спешно? Също така ще трябва да правите остри разлики между това, което е важно за вас, и това, което е важно за някой друг. Твърде лесно е да приемете некритично етикета на някой друг за важно или спешно.

Има едно приятно място за управление на времето, което ви дава пълен контрол над графика ви, без да се впускате в строго мислене. По-специално, предприемачите ще трябва да включат известна гъвкавост в своите графици, за да могат да се възползват от възможностите за Q1, които се появяват необявени. Твърде много гъвкавост обаче и в крайна сметка ще загубите време. Докато персонализирате техниките на Кови и Рамзи, за да отговарят на вашия живот, дайте си малко грация, за да правите грешки и да ощипвате според нуждите. Ще стигнете там.

Още съвети за ефективно управление на времето

• 10 практични начина за подобряване на уменията за управление на времето
• 10 доказани умения за управление на времето, които трябва да научите днес
• Как да повишим производителността на работата: 9 основни правила

Препоръчани снимки кредит: explorenation # чрез unsplash.com Реклама

Справка