КАК ДА НАПИШЕМ ЕФЕКТИВНО ПРОТОКОЛИ ОТ СРЕЩИ (С ПРИМЕРИ)

Протоколите са писмени протоколи от събрание на борда, компанията или организацията. Протоколите от заседанията се считат за правен документ, така че когато ги пишете, стремете се към яснота и последователност на тона.

Тъй като протоколите са постоянен запис на срещата, не забравяйте да ги прочетете добре, преди да ги изпратите. Добра идея е да ги управлявате от ръководител или опитен участник, за да сте сигурни, че изявленията и информацията са точно заснети.

Най-добрите вземащи протоколи от срещи са внимателни слушатели , бързи машинописки и са адекватно запознати с темите и участниците в срещата. Бележникът трябва да има достатъчно ясно разбиране на темата, за да може да отдели важните моменти от шума при продължителни, продължителни дискусии. Освен това, което е важно, бележникът не трябва едновременно да води и да си прави бележки. (Ако някога бъдете помолени да го направите, откажете.)

Следват няколко стъпка по стъпка съвети за ефективно написване на протоколи от срещата.

1. Разработване на дневен ред

Работете с председателя или председателя на борда, за да разработите подробен дневен ред.

Срещите се провеждат по причина и проблемите, които трябва да бъдат разгледани и решени, трябва да бъдат изброени, за да алармират присъстващите. Работете с свикващия, за да изготвите дневен ред, който определя часове за всяка тема, за да поддържа срещата в движение и да се уверите, че групата има достатъчно време да разгледа всички точки.

Дневният ред ще служи като ваш контур за протокола от заседанието. Поддържайте заглавията на протоколите в съответствие с темите на дневния ред за приемственост.

2. Следвайте шаблон от бивши отчетени минути

Ако сте нов за съвет или организация и пишете протоколи за първи път, помолете да видите последните протоколи от заседанието, за да можете да поддържате същия формат^[1].

Обикновено името на организацията или името на групата, която се събира, се намира в горната част: Заседание на Съвета на директорите на XYZ, с датата на следващия ред. След датата, включете както времето, в което събранието е поръчано, така и времето, в което събранието е приключило. Например:

Съвет на директорите на Super Company, Inc.Реклама

Протокол от срещата

Дата: 20 май 2019 г.

Час: от 10:00 до 12:30 часа

Повечето групи, които се срещат, го правят редовно, като на всяко заседание са зададени точки от дневния ред. Някои групи включват заглавие „Следващи стъпки“ в края на протокола, в което се изброяват проектите, които ще бъдат последвани, и се възлага отговорност.

Шаблон от предишно събрание също ще помогне да се определи дали групата записва дали е изпълнен кворум или други елементи, специфични за протокола от събранието на организацията.

3. Запис на присъствието

В повечето съвети секретарят на борда е лицето, отговорно за воденето на протокола от заседанието. На организационни срещи протоколът може да бъде координатор на проекта или помощник на мениджър или главен изпълнителен директор. Той или той трябва да пристигнат няколко минути преди началото на срещата и да раздадат лист за присъствие с имената на всички членове и информация за контакт.

Участниците в събранието ще трябва да проверят имената си и да редактират всички промени в информацията си. Това ще ви помогне като резервен документ на присъстващите и ще гарантира, че информацията излиза на най-актуалните имейл адреси.

Имената на всички присъстващи трябва да бъдат изброени директно под името и датата на събранието, под подзаглавие, което казва Present. Избройте имена и фамилии на всички присъстващи, заедно със заглавие или принадлежност, разделени със запетая или точка с двоеточие. Например:

Присъства: Джон Доу, президент; Джейн Смит, вицепрезидент; Джак Уилямс, секретарРеклама

Ако член на Управителния съвет не може да присъства на заседанието, цитирайте името му след фразата: Копирано в: В списъка на участниците може да има други обозначения. Например, ако няколко от участниците в срещата са членове на персонала, докато всички останали са доброволци, може да искате да пишете (Персонал) след всеки член на персонала.

Като общо правило присъстващите са изброени по азбучен ред по фамилните им имена. В някои организации обаче е най-добрата практика да се изброи първо ръководството на Управителния съвет. В този случай президентът или съпредседателите ще бъдат изброени първо, следвани от вицепрезидента, последвани от секретаря и след това от касиера. След това всички останали имена на присъстващите ще бъдат подредени по азбучен ред по фамилия.

Също така е обичайна практика да се отбележи дали участник се е присъединил към срещата чрез конферентна връзка. Това може да бъде посочено чрез писане по телефон и изброяване на участниците, които са се обадили.

4. Конвенция за имената

Като цяло, първият път, когато някой говори в срещата, ще включва името му и често заглавието.

Например председателят на Управителния съвет на XYZ Роджър Макгоуан свика срещата по поръчка. Следващият път, когато Роджър Макгауън говори, можете просто да го наречете Роджър. Ако в срещата има двама Роджърс, използвайте инициал за техните фамилни имена, за да разделите двамата: Роджър М. призова за гласуване. Роджър Т. се въздържа.

5. Какво (и какво не) да включите

В зависимост от естеството на срещата тя може да продължи от един до няколко часа. Присъстващите ще бъдат помолени да прегледат и след това да одобрят протокола от заседанието. Следователно не искате минутите да се разширяват в дълъг документ.

Улавянето на всичко, което хората казват дословно, е не само ненужно, но и досадно за рецензенти.

За всяка точка от дневния ред в крайна сметка искате да обобщите само съответните точки от дискусията заедно с взетите решения. След срещата прегледайте бележките си, като не забравяте да редактирате всички циркулярни или повтарящи се аргументи и оставете само в съответните направени точки.

6. Поддържайте неутрален тон

Протоколите са юридически документ. Те се използват за установяване на историческия запис на дейността на организацията. Важно е да се поддържа равномерно, професионален тон . Никога не вкарвайте в протокола възпалителен език, дори ако езикът на срещата се разгорещи.

Искате да запишете същността на дискусията обективно, което означава да споменете ключовите точки, които са обхванати, без да възлагате вина. Например персоналът се обърна към въпросите на членовете на борда относно професионализма на продавача.Реклама

Представете си адвокат, десет години по-надолу, който чете протоколите, за да намери доказателства за потенциални нарушения. Не бихте искали разкрасяване под формата на цветно наречие или завивка, за да замъглите всяка сметка за случилото се.

7. Запис на гласове

Основната цел на протокола е да записва всички гласове, които управителният съвет или организация вземат. Твърдото водене на записи изисква споменаване кой участник прави движение, какво движение гласи дословно и кой участник секундира движението.

Например, вицепрезидентът Синди Якобсен направи предложение да посвети 50 процента, или 50 000 долара, от приходите от подаръка на фондацията ZZZ за стипендиантския фонд на CCC. Президентът Роджър Макгоуан подкрепи предложението.

Тази табулация на гласуванията също трябва да бъде изразена на неутрален език: Управителният съвет гласува единодушно за изменение на хартата по следния начин, или Решението за предоставяне на 1000 долара за усилията за засаждане на дървета от 4 до 1, като председателят на Управителния съвет Макгоуан се противопостави.

Повечето съвети се опитват да гласуват с единодушие. Понякога, за да помогне на Управителния съвет да постигне по-съгласуван резултат, член на Управителния съвет може да се въздържи от гласуване: Предложението премина от 17 към 1 с един въздържал се.

8. Избягвайте бележките след срещата

След срещата прочетете бележките си, докато всички дискусии остават свежи в съзнанието ви и направете необходимите ревизии. След това съберете протокола от заседанието до най-важното, като предоставите кратък отчет на дискусията, който обобщава аргументите, направени за и против решение.

Хората често говорят разговорно или в идиоми, като например: Това дори не е в топката или започвате да звучи като счупен запис. Въпреки че може да се изкушите да запазите точния език в минутите, за да добавите цвят, съпротивете се.

Освен това, ако презентации са част от срещата, не включвайте информация от Powerpoint в протокола. Все пак ще искате да запишете ключовите моменти от дискусията след презентацията.

9. Коректурайте внимателно

Уверете се, че сте написали правилно всички имена, въвели правилната дата на срещата и че вашите протоколи се четат ясно.

Напишете съкращения при първото им използване. Не забравяйте, че бележките могат да бъдат преглеждани от други, за които съкращенията са непознати. Останете последователни в заглавията, пунктуацията и форматирането. Протоколите трябва да бъдат излъскани и професионални.Реклама

10. Разпределете широко

След като бъдат одобрени, изпратете минути до пълния пансион - не само до присъстващите - за преглед. Вашите минути ще помогнат на тези, които отсъстваха, да бъдат информирани за важни действия и решения.

В началото на следващата среща се обадете за одобряване на протокола. Обърнете внимание на всякакви ревизии. Опитайте се да изработите договорените промени в срещата, така че да не отделяте огромно количество време за ревизии.

Поискайте предложение за одобряване на протокола с договорените промени. След като присъстващият предложи предложение, помолете друго лице в събранието да подкани предложението. Казват: Всички одобрени. Винаги питайте дали има някой, който не одобрява. Ако не приемем, тогава кажете: Протоколът от последното ни заседание се одобрява, след като бъдат направени договорените промени.

11. Пили внимателно

Тъй като протоколите са юридически документ, внимавайте, когато ги подавате. Уверете се, че името на файла на документа съответства на имената на файловете от предварително подадени минути.

Понякога членовете на организацията може да поискат да прегледат последните минути. Знайте къде се съхраняват протоколите!

Едно предупреждение

В днешния век на високите технологии може да се запитате: Не би ли било по-просто да запишете срещата? Това зависи от протоколите на организацията, но вероятно не.

Не забравяйте да попитате какви са правилата в организацията, където отнемате минути. Не забравяйте, че протоколът е запис на извършеното на събранието, а не на казаното на събранието.

Протоколът отразява решения, а не дискусии. Независимо от името им, протоколите не са минута по минута.

Долна линия

За да станете експерт, който отчита минути, се изисква внимателно ухо, желание за учене и известна практика, но следвайки тези съвети, скоро ще станете опитни.