На 6 август 1991 г. светът се промени завинаги, когато интернет стана публично достъпен. По-малко от 30 години по-късно животът ни е необратимо преобразен. Вече можем да учим, изследваме и комуникираме 24/7, което е едновременно невероятно и, както всички знаем, опасно за нашата производителност^[1]. Ето защо въпросът „Какво е планиране на блокове? стана важно.

За да бъде ясно, Интернет не е единственото разсейване на живота и макар че производителността се превърна в огромна модна дума през последните години, това е просто мярка за напредък: Правите ли най-важното? Активно се придвижвате към целите си?

Авторът Нийл Пасрича пише в Harvard Business Review^[две]:

Тъй като нашият свят става по-зает и телефоните ни стават по-плътни, най-оскъдният ресурс за всички нас се превръща в внимание и творческа продукция. И ако не отделяте време, за да представите нещо ново и красиво в света, тогава стойността ви бързо намалява.

Повечето предприемачи се отнасят дълбоко към това чувство. Пасрича решава собствените си предизвикателства с производителността, като създава недосегаеми дни, които го предпазват от текстове, телефонни обаждания, срещи, сигнали или срещи от всякакъв вид. Той казва, че тези фокусирани сесии са му позволили да произведе своята най-креативна и възнаграждаваща работа.

Обичам подхода на Pasricha, но не винаги е реалистичен за мен. Като основател и главен изпълнителен директор на JotForm, трябва да преценя най-различни ежедневни решения, от наемане до продуктови карти до финансово планиране. Подозирам, че и други основатели се чувстват по същия начин. И все пак вярвам в силата на фокусираната работа, поради което препоръчвам и блоково планиране.

Съдържание

1. Какво е блоково планиране?
2. Как да използвам блокирането на времето за повишаване на производителността
3. Предимства на блоковото планиране
4. Финални мисли
5. Още съвети за управление на времето

Какво е блоково планиране?

Предприемачите често парадират с многозадачността си като почетен знак. След всичко, стартиране на бизнес е въженство между конкуриращи се приоритети.

Въпреки това, въпреки че многозадачността може да се чувства ефективна, изследванията показват, че превключването между задачите може да намали производителността с до 40%. Превключването на задачи оставя това, което д-р Софи Лерой нарича остатък от внимание,^[3]което означава, че все още мислим за предишна дейност, докато започваме следващата^[4].Реклама

Ето къде може да свети планирането на блокове. Какво точно е планирането на блокове?

Обикновено се запознаваме с концепцията за планиране на блокове в гимназията. Вероятно сте получили график с определен брой класове на ден, всички блокирани според времето на урока, всяка учебна година. Това е основно планиране на блокове.

Наричано още блокиране на времето, планирането на блокове е практиката да се разпределят големи парчета време за свързани задачи. Например можете да посочите понеделник за срещи и вторник за стратегия.Учителите често използват блоково планиране, когато създават планове на уроци.Има много различни подходи, до които ще стигнем скоро.

Първо, ето защо има значение. Бизнесът е по същество решаване на проблеми . Създаване на стратегии, писане на код, разработване на продукти и всички безброй дейности, с които предприемачите се справят с фокуса на търсенето и минималните разсейвания. Те също са по същество човешки задачи, които няма да бъдат лесно заместени от AI, което означава, че вашият бизнес зависи от способността ви да навлизате дълбоко.

Кал Нюпорт, автор на Дълбока работа: Правила за успех в разсеяния свят , каза в интервю през 2017 г .:

Сега фокусът е жизнената сила на тази икономика.

Предприемачите използват ума си, за да лансират идеи и да създават стойност, така че способността да се концентрирате е почти като суперсила^[5].

Блоковото планиране също може да ви помогне да произведете по-качествена работа за по-малко време. Законът на Паркинсон твърди, че работата се разширява, така че да запълни времето, необходимо за нейното завършване,^[6], поради което задаването на времеви ограничения може да намали балониращата задача.Реклама

Как да използвам блокирането на времето за повишаване на производителността

Всички имаме различни ритми и отговорности. Персонализацията е ключът към успешното блокиране на времето и ще изисква известни проби и грешки. Ето как да започнете.

1. Оценете календара си

Оценяването на текущия ви график може да бъде изненадващо трудно, защото малко от нас могат точно да преценят колко време изисква дадена задача. Ако се чувствате по-лесно, проследете как всъщност прекарвате времето си за цяла седмица. Обърнете внимание на всяка дейност - дори 10 минути имейл и 15 минути превъртане в социалните мрежи между срещите.

След като разберете как сте прекарвали времето си, ще бъде по-лесно да знаете какво да запазите и какво да изхвърлите, когато започнете да правите новия си график.

2. Потърсете модели

След като сте документирали цяла седмица, групирайте задачи по категории. Например можете да включите следните категории:

• Административна
• Срещи
• Творческа работа
• електронна поща
• Лично време.

Можете също да обозначите задачите въз основа на това как се чувствате, докато ги изпълнявате, или как те влияят на нивата на енергията ви по скала от 1-10. Правете каквото има смисъл за вас.

3. Подредете часовите си блокове

Експериментирайте с различни схеми за планиране на блокове. Например, една сутрин може да изглежда така:

• 8-9 часа: Отговорете на имейли
• 9-10 ч.: Напишете маркетингово предложение
• 10-11 ч.: Мозъчна буря и план за проект на Клиент А
• 11:00 - 12:00: Срещнете се с клиент А, за да обсъдите идеи

Въпреки това може да откриете, че сте по-креативни веднага след събуждане. В този случай бихте искали да преминете мозъчната атака и планирането към по-ранен слот. Ако отговорът на имейли е най-подходящ, когато се чувствате леко отпаднали след обяд, поставете го там.Реклама

Прочетете емоциите и способностите си през целия ден, за да разберете какво ще работи най-добре за вас.

В крайна сметка целта е да се избегне превключването на умствените предавки през целия ден, седмица и може би дори месец. Осъзнавам, че това не е лесно, особено за предприемачите, но може да бъде изключително ценно.

Прекарването на цял ден за проекти, които не харесвате, като административна работа или срещи, може да се почувства плашещо, но блокирането им в един ден може да направи останалата част от седмицата ви безкрайно по-продуктивна и по-приятна. Вие сте свободни да се справите с всички предприемачески предизвикателства, от които кръвта ви тече.

4. Създайте дневни теми

Ако сте човек, който трябва да се съсредоточи върху много неща през един ден или седмица, може да ви е по-полезно да създавате теми за всеки ден, вместо да блокирате деня си в отделни задачи. Например можете да зададете понеделник като Ден на мозъчна атака / Планиране, Вторник като Административен ден и т.н.

Ако поемете по този маршрут, предлагам винаги да планирате поне един Семеен ден. Това ще гарантира, че отделяте време за важните хора в живота си и ще дадете на мозъка си време за почивка.

Предимства на блоковото планиране

След като отговорите Какво е планиране на блокове? и знаете как да го използвате правилно, ще откриете, че получавате много предимства. Ето само няколко.

Бойно отлагане

Ако сте настроили графика си и знаете, че имате само час за изпълнение на определена задача, ще бъде значително по-лесно да избегнете отлагането.

За повече информация как да спрете да отлагате, вижте тази статия .Реклама

Създайте реалистични прогнози за времето

След като известно време работите с блокиране на времето, ще научите кои дейности отнемат най-много / най-малко време. Може да се наложи да коригирате графика си през първия месец или така, за да го оправите, но бъдете търпеливи. Ще продължите да се научавате да оценявате реално колко време ще отнеме определена задача.

Развийте повече фокус и внимание

Когато вашият график не оставя много място за превъртане през социалните медии или чат с колеги, ще откриете, че мозъкът ви е по-отдаден на обръщайки внимание към разглежданата задача. Ще отговорите на ограниченията, които сте си поставили, и ще се съсредоточите, за да свършите нещата.

Финални мисли

Повечето основатели жадуват за свобода. И все пак училищните графици, работни места и социални норми ни налагат да работим с традиционен график и реактивно мислене. Преди да разберем, ние отново създадохме работен график, който датира от 19-ти век, дори в нашите собствени компании. Блоковото планиране не е само инструмент за максимизиране на производителността; това е начин да си върнете времето^[7].

През 14-те си години в JotForm осъзнах, че растежът на бизнеса означава да се правят повече от това, което оказва най-голямо въздействие. Не винаги успявам, но се опитвам да фокусирам времето и енергията си там, където е важно, и знам, че заетостта не е синоним на производителност.

Ако се чувствате по същия начин, опитайте да блокирате времето. Споделете вашите експерименти при планиране с колеги и членове на семейството, така че те да разберат промените и да могат да ви подкрепят.

И накрая, не се притеснявайте да го направите веднага. Може да се наложи да влезете под капака на календара си и да поработите малко. Намерете това, което работи за вас, след това защитете новия си график на всяка цена.

Още съвети за управление на времето

• Какво представлява управлението на времето и как да управлявате разумно времето си
• 7 ефективни съвета за управление на времето за максимална производителност
• Как да фокусирате и увеличите максимално производителността си (окончателното ръководство)

Препоръчани снимки: Уилям Айвън чрез unsplash.com

Справка