Способността за делегиране е един от белезите на успешния лидер. Делегирането е едно от най-добрите инструменти за управление за повишаване на морала на служителите, удовлетворението от работата, доверието между членовете на екипа и мениджъра, както и дъното на компанията. Помага и при управлението на времето.

Въпреки че рядко се преподават ефективни техники за делегиране, добрата новина е, че делегирането е умение като всяко друго, което може да бъде придобито.

Съдържание

1. Какво е делегиране?
2. Как делегацията подобрява управлението на екипа?
3. Как да делегирате правилно
4. Знаейки какво трябва и какво не трябва да се делегира
   • Какво трябва да бъде делегирано
   • Какво не трябва да се делегира
5. Заключение
6. Още съвети относно делегирането на задачи

Какво е делегиране?

Делегирането може да се определи като акт на овластяване да действа за друг.^[1]С тази дарена власт човек, обикновено подчинен, е в състояние да извършва специфични дейности (обикновено дадени от ръководител или ръководител). Делегирането е инструмент за управление, предназначен да увеличи ефективността на организацията.^[2]Позволява целите на организацията да бъдат разделени на задачи и да бъдат възложени на члена на екипа, най-подходящ за изпълнение на задълженията. С това казано, повечето предприемачи и мениджъри са прословуто зле в делегирането. Но защо?

Както беше посочено по-рано, повечето организации не учат своите мениджъри как да делегират. Съществуват обаче редица други причини, поради които мениджърите се колебаят да делегират, включително:

Те вярват, че никой не може да си свърши работата толкова добре, колкото може

Мениджърите трябва да делегират, защото тяхната отговорност е да контролират служителите. Те не могат и не трябва да вършат цялата работа сами. Работата на лидера е да ръководи, мотивира и наблюдава членовете на екипа си, за да постигне цел.

Те смятат, че отнема твърде много време, за да се обучи някой

Част от насочващите и мотивиращите членове на екипа включва обучение. Да, ще отнеме допълнително време, за да обучите служител за нова задача, но трябва да мислите за това като за инвестиция. Представете си, че отнема допълнителен час на ден, за да обучите някого да изпълнява дадена задача и това обучение продължава една седмица. Това са пет допълнителни часа, прекарани в изпълнение на задачата. Въпреки това, след първите пет дни, когато служителят изпълнява задачата, ще освободите пет часа седмично, за да отделите за други въпроси.

Липсва доверие в мотивацията на служителите

Друга част от работата на мениджъра е да развива способностите на своите служители, за да идентифицира бъдещите лидери, както и да открие техните силни и слаби страни. Без делегиране никога няма да разберете нивото на мотивация на вашите служители.

Те искат да се направят незаменими

Ако се притеснявате да се превърнете в незаменим, не бива да бъдете. Вие са незаменим. Известно е, че добрите мениджъри и лидери са трудни за намиране и затова са естествено необходими за организациите. Ако сте на ръководна позиция и се притеснявате за работата си, научете се как да бъдете по-добър лидер.

Те се радват сами да вършат работата

Докато на много хора им харесва да вършат работата сами, те харесват творческия процес или просто идеята, че могат да контролират резултата и да вземат кредит за него. Това не е работа на мениджър.

Трябва да сте готови да се откажете от контрола, да приемете, че другите хора имат различни (а понякога и по-добри) начини да правят нещата и да приемете ролята си на фасилитатор или надзорник.Реклама

Те се чувстват зле, като дават повече работа на претоварен персонал

Усещането, че вашият персонал е претоварен или претоварен, е доста често за мениджъра. Така че, ако дадете повече на членовете на екипа да свършат работа, може да се почувствате сякаш просто изхвърляте повече работа върху тях. Въпреки това, когато бъде направено правилно (повече за това по-късно), делегирането може да увеличи тяхната мотивация и удовлетвореност от работата.

След като отговорихме на въпроса какво е делегиране, нека преминем към втората част на въпроса:

Как делегацията подобрява управлението на екипа?

Ефективното делегиране е едно от най-важните управленски умения, които можете да притежавате. Ползите от правилното делегиране са по-дълбоки от увеличената производителност. Тези ефекти могат да се видят в:

По-голямо доверие между мениджъра и служителя

Когато дадете на служителя правомощията и автономията да изпълнява дадена задача, се подразбира, че се доверявате на тях да я изпълни. Освен това се казва, че смятате, че те са достатъчно компетентни да се справят със задачата. Това демонстриране на доверие изгражда връзка между ръководител и подчинен.

Увеличаване на удовлетвореността от работата

Делегирането на задачи или задачи на членовете на вашия екип им позволява да поемат собствеността и да се гордеят с работата си. Никой не иска да бъде смятан за зъбен механизъм в машината, който върши работа, която всеки би могъл да свърши. Даването им на отговорност и авторитет да свършат работата ще допринесе много за това да им помогнете да се гордеят с работата си.

Повишена мотивация

Като делегират задачи на подходящите служители, те получават собственост върху резултата. Това е техният шанс да блеснат. Всеки иска похвала от шефа и знаейки, че резултатът, който измислят, ще бъде оценен като отражение на самите тях е страхотна мотивация.

Повече време за други важни дейности

Точно като капитан на кораба, водачите оценяват условията, начертават курса и управляват кораба. Те могат да скочат, когато има човек надолу, но основната им работа е да се тревожат за голямата картина. Нека екипажът ви се тревожи за гребане, а вие просто се уверете, че те вървят в правилната посока.

По този начин можете да освободите време за участие в по-важни дейности.

Развиване на нови умения в членовете на вашия екип

Част от работата на всеки мениджър е да помага на вашите служители да учат и да растат. Докато служителите се усъвършенстват и допълват към своите умения, те стават по-ценни за компанията и индустрията като цяло. Това е част от кариерното им развитие. Това също така прави екипа ви много по-гъвкав.

Страхотен инструмент за оценка

Като мениджър, част от вашата работа е да идентифицирате най-добрите изпълнители и тези, достойни за повишаване. Трябва също да помислите кой да ви замести, когато получите повишение. Делегирайки отговорности на вашите служители, вие сте в чудесна позиция да видите кой хваща бика за рогата и кой прави само минимума.Реклама

Взети заедно, положителните ефекти на делегирането могат да имат синергичен ефект върху ефективността, производителността и рентабилността на организацията.

Как да делегирате правилно

Говорили сме за това какво е делегиране и ползите от него, но как можете да бъдете ефективен делегат и да се възползвате от предимствата, които обсъдихме? Ето няколко ефективни техники за делегиране, които да ви помогнат да започнете.

1. Започнете от резултата и се придвижете назад

Когато делегирате нова отговорност на служител, започнете, като обясните как трябва да изглежда резултатът. Например: Ще ви накарам да отговаряте за X, а целта на X е ABC да бъде преобразуван в DEF в рамките на две седмици и под $ 100. Това е начин да си поставите целта, без да им кажете как трябва да я постигнат.

2. Дайте на служителите си автономия

Това може да е трудно за мениджърите, но трябва да се опитате да отстъпите и да осъзнаете, че има много различни начини за решаване на проблем. Като им позволят да измислят собствения си начин да го направят, те ще се научат и често ще има по-добър резултат.

3. Дайте им властта да правят това, което поискате

Това е много важно! Делегирането на отговорност за дадена задача, без да им се предоставят правомощия, необходими за изпълнението й, всъщност е просто изхвърляне на повече работа върху служител. Вместо да увеличавате мотивацията и удовлетворението от работата, вие ще създавате негодувание и гняв.

4. Съчетайте личността и набора от умения

Не давайте на интроверта задачата да провежда среща. По същия начин не поставяйте екстроверта да отговаря за счетоводството. Трябва да имате добра представа кои са вашите служители и какви умения притежават. Делегирайте правилната задача на точния човек.

5. Уверете се, че разполагат с подходящите ресурси

Уверете се, че хората, които делегирате, имат достатъчно време, пари, обучение, консумативи, работно пространство и помощ от другите, за да свършат работата. Ако не го направят, тогава провалът не е върху тях, а върху вас.

6. Наблюдавайте, не микроуправлявайте

Най-добрият начин да направите това е да установите времева линия с редовни проверки. Това позволява на служителите автономия, като същевременно продължават да носят отговорност за напредъка на проекта. Той също така позволява на служителя да задава въпроси и да получава информация на редовно планирани интервали.

7. Създайте мотивираща среда

Най-успешните делегатори са тези, които знаят кога да бъдат мажоретки или треньори и кога да влязат или да се върнат назад. Те също са там празнуват успехите .

8. Бъдете толерантни към грешките

Никога няма да имате иновации без поемане на риск и не можете да рискувате без грешки. Бъдете толерантни и използвайте грешките като учебен инструмент, а не като нещо, от което да се страхувате.Реклама

Досега сме се занимавали с какво, защо и как се делегира, но как да решим какви задачи трябва да бъдат делегирани?

Знаейки какво трябва и какво не трябва да се делегира

Има няколко различни мисли по този въпрос, едното мнение е, че аt в определен момент трябва да бъде всичко, което може да бъде делегирано; с рядко изключение.

Какво трябва да бъде делегирано

Проведете одит с помощта на шестте T, за да определите кои задачи са най-разумни за разтоварване.^[3]

1. Малки

Това са задачи, които са толкова малки, че изглеждат несъществени за решаване, но те се събират. Те никога не са важни или спешни и дори ако отнемат само няколко минути, в крайна сметка те изваждат от потока на по-стратегическа работа. Например регистрация за конференция или събитие, добавяне в календара ви и резервиране на хотела и полета - всеки сам по себе си всяко от тези неща може да не отнеме много време, но взети заедно, всички те се събират.

2. Досаден

Задачите, които са относително прости, вероятно не са най-доброто използване на вашето време. Много лесни задачи могат (и трябва) да се изпълняват от всеки, освен от вас.

Например ръчното въвеждане на списък със 100 елемента в електронна таблица и цветното му кодиране или актуализирането на KPI във вашия презентационен дек са всички прости задачи, които могат да бъдат предадени.

3. Отнема време

Това са задачи, които, макар и да са важни и дори донякъде сложни, отнемат много време и не изискват първоначалните 80% от изследванията. Можете лесно да се намесите, когато задачата е изпълнена на 80% и да дадете одобрение, надзор и / или насока за следващите стъпки.

4. Обучаем

Тези задачи, макар и да изглеждат сложни в началото, могат да бъдат преведени в система и предадени заедно, като все още предоставяте проверки за качество и окончателно одобрение.

Например, преподаването на един от вашите директни доклади как да съставяте презентационната палуба за месечната среща на всички ръце и дори как да бъдете този, който да доставя тези актуализации на екипа, може да бъде добър начин да освободите време за себе си.

5. Ужасно Ат

Задачите, които попадат в област, където се чувствате необорудвани, обикновено трябва да се прехвърлят на някой със силни страни в тази област. Например, ако не сте сигурни как да организирате визуалния дизайн на тези слайдове на PowerPoint за срещата на екипа, някой от вашия екип вероятно ще може да се намеси.Реклама

6. Чувствителен към времето

Това са задачи, които са чувствителни към времето, но се конкурират с други приоритети. Няма достатъчно време да ги направите наведнъж, така че делегирате важна и чувствителна към времето задача, която може да бъде изпълнена паралелно на вашите други базирани на проекти срокове.

Например, оставянето на вашия iPad в самолета след полет и работа по възстановяването му, преди да изчезне напълно в летището, изгубена и намерена бездна, като се обаждате ежедневно в обслужване на клиенти, може да отнеме много време и може да бъде делегирано на подчинен.

Какво не трябва да се делегира

За разлика от горното, има някои задачи, които никога не трябва да бъдат делегирани и винаги трябва да останат отговорност на мениджъра. Някои от тях включват:

Визия и мисия на компанията

Те играят важна роля за репутацията на компанията и трябва да се приемат възможно най-сериозно. Следователно, отговорността за създавайки тези винаги трябва да лежи с мениджър или друг ръководител на компанията.

Решения за наемане

Твърде много мениджъри разчитат на външни агенции за решенията си за наемане. Въпреки че наборите от умения са важни, оценяването на начина, по който служителят ще се впише в корпоративната култура, е еднакво важно и това е най-добре да се направи лице в лице.

Бордови служители

Важно е мениджърите да играят активна роля, за да накарат новите служители да се чувстват добре дошли. Те трябва винаги да са достъпни и достъпни за новите служители.

Дисциплина

Предаването на дисциплинарни задължения на административен асистент или HR често е признак на лоши управленски умения. Обикновено мениджърите могат да спечелят повече уважение от служителите, като се справят сами с това.

Прегледи на ефективността

Да накарате служителите да правят свои собствени отзиви и просто да се отпишат от тях е лоша услуга за всички участващи. Мениджърите трябва да участват лично в този процес, за да извлекат максимума от него.

Заключение

На пръв поглед делегирането може да изглежда като повече неприятности, отколкото си струва. Въпреки това, когато се извърши правилно, обхватът, ширината и качеството на работата произвеждат повече от компенсират неудобствата.

Ще бъдете изумени от това, което се случва, когато подредите работното натоварване, така че да можете да се съсредоточите само върху задачите с най-високи приоритети, докато другите работят по смислени и предизвикателни задачи.Реклама

Чрез прилагане на практиките, за които говорихме тук, ще можете да делегирате правилните проекти на правилните хора по правилния начин и това е рецепта за успех.

Още съвети относно делегирането на задачи

• Как да делегирате задачи ефективно (Ръководство стъпка по стъпка)
• Делегиране на работа: Какво да делегирате и какво да не?
• Важността на делегирането на лидерство (и как правилно да се делегира)

Препоръчани снимки кредит: CoWomen чрез unsplash.com

Справка