Докато добрите асистенти могат да ни освободят от рутинните офис операции и да пазят графиците ни, страхотните асистенти могат да изпълняват рутинна ненадзорна работа, обикновено изпълнявана от мениджър или изпълнителен директор, освобождавайки ни да се фокусираме върху задачи от по-високо ниво.Реклама

ВИЖТЕ СЪЩО : Четири ефективни средства за естествен стресРеклама

За тези от нас, които имаме късмета да имаме страхотни асистенти, ние знаем колко значително те могат да подобрят нашата ефективност. Бях благословен да имам двама невероятно големи помощници и докато всеки премина на по-отговорни позиции, техният принос остава за мен.Реклама

Високи вноски за изплащане

Следващите четири елемента са задачи (или области на изпълнение), които доверен асистент може да изпълни лесно, освобождавайки незабавно времето ви до няколко часа на ден и драстично подобрявайки работата на вашия офис - освен ако вече не е фино настроена машина.Реклама

1. Бъдете управител на вашия график. Насърчавайте вашия асистент да поеме собствеността върху ефективността на вашия график. Уверете се, че той или тя разбира вашия работен приоритет и кой може - и трябва - да има право да замени планирания ви ден. След това оставете вашия асистент да започне да управлява вашите срещи вместо вас. Срещайте се с него или нея всяка сутрин и следобед, за да го прегледате за няколко седмици и след това намалете срещите до честота, която обслужва и двамата.
2. Филтрирайте и поръчайте имейла си. Наистина ли. Защо Вие трябва да решите кой имейл сте прочели - и защо трябва да вземате многократно това решение въз основа на това, когато някой го изпрати? Хората изпращат твърде много имейли и не упражняват почти никаква разлика как да го направят по-ефективен. Нека вашият асистент решава какво трябва да прочетете и кога. Как вие двамата ще организирате този процес зависи от вас.
3. Правете бележки по теми, които ви интересуват на срещи. Ако използвате асистента си ефективно, той или тя вече има представа какъв вид информация ви е необходима, за да изпълнявате добре работата си. Позволете им да ви помогнат да го получите и ги насърчете да ви информират за неща, за които не сте питали.
4. Идентифицирайте подобрения в офисните операции. Това е лесно. Или можете да го направите трудно. Ако нямате друг човек, който да е офис мениджър, вашият асистент ще бъде в чудесна позиция да препоръча - или просто да осъществи - подобрения в начина, по който хората и информацията се вливат във и извън вашата организация. Дайте им отговорност и власт да го направят.

Потенциални играчи, които променят играта

Останалите четири елемента съдържат елементи, с които някои мениджъри са удобни, а някои елементи са много много неудобно с. Никой не обеща управлението беше лесно; тези потенциални чейнджъри могат да помогнат на страхотния асистент да ви помогне да бъдете значително по-ефективни.

1. Отговорете на рутинен имейл за вас. Много от тях са доста лесни. Типичните примери включват рутинни заявки за информация, отговори на имейли за насрочване и запитвания, за които не се изискват експертизата или конкретните ви решения. В други случаи, позволявайки на вашия асистент да разбере как бихте отговорили на подобни съобщения, ще му позволите да изготви отговорите за преглед и предаване.
2. Участвайте в срещи, които не вземат решение. Ако целта на срещата е разпространението на информация, а не вземането на решения, вашият асистент може да освободи част от времето ви за други неща, като присъства на тези срещи и събере информацията. Тогава те могат да го обобщят за преглед.
3. Демонстрирайте потенциал за напредък. Някои наистина страхотни асистенти са много щастливи от тази роля и нямат желание да се преместят на други позиции или да придобият допълнителна отговорност, дори когато демонстрират ясна способност за това. Други имат способността и желанието за повишена отговорност. Помислете дали да им го дадете. В противен случай губите страхотен асистент, както и потенциално добър изпълнител за друга работа.
4. Определете потенциалния талант за вас. Какво?! Нека вашият асистент да намери талант за вас ?! Защо не? Ако асистентът има способността, защо да го губите? Малко хора ще знаят вашите организационни нужди и програма за управление, както и вашия асистент, и малко хора са в толкова добра позиция да продават, работещи за вас. Означава ли това, че нека да наемат таланта? Не. Не предлагам да делегирате правомощия за наемане. Предлагам да се използват наличните активи, за да се постигне по-голяма ефективност с ограничено време и ресурси.

(Снимка: Млада жена, носеща слушалки чрез Shutterstock)