Ако посещавате Lifehack редовно, тогава съм сигурен, че сте забелязали поредицата Getting Things Done, която се предлага тук напоследък. През последните седмици обсъждах самата методология и как да я използвам във всекидневните ви усилия (както работни, така и лични проекти).

Това, което не направих обаче, е да ви насоча към конкретни инструменти, които можете да използвате, за да улесните живота си в GTD. Е, точно това ще направя днес.

Само да ви напомня, че има 7 основни елемента на GTD: Списък на проекти, Списък на следващите задачи, Списък на бъдещите / Може би, Календар, Списък на чакащи, Файлове с ресурси и нематериалният елемент - доверие.

С всеки от тях може да се борави с възможно най-простите инструменти - писалка и хартия. Но тъй като живеем в 21 век, това вероятно не е най-ефективният начин за някои хора.

Това, което следва, е списък с чудесни инструменти, които са или GTD-приятелски още от самото начало, или могат лесно да бъдат коригирани, за да отговарят на начина на работа на GTD.

Вашата пощенска кутия

Както казах в една от публикациите в поредицата GTD (Вашата дневна графика на активност), повечето хора обикновено започват работата си в пощенските си кутии.

Тези пощенски кутии не е задължително да са действителни пощенски кутии (имейл или традиционни пощенски кутии). Както е дефинирано в GTD, входящата поща е просто мястото, където всички входящи неща кацат. Това ни дава много възможности по отношение на действителните инструменти или софтуер, който искаме да използваме за нашите пощенски кутии.

Някои инструменти и софтуер, които обикновено работят най-добре, са:Реклама

1. Всеки имейл софтуер

Това е очевидно, но най-простите решения често са най-добрите. Вашият имейл софтуер (без значение какво използвате) е настроен напълно добре, за да се използва като входяща поща за някои входящи неща, защото ... е, той просто има входяща поща в него - и всеки имейл, който получите, чака там, за да го прочетете .

Едно важно нещо, което трябва да запомните, обаче е, че когато работите с нови имейли, трябва незабавно да предприемете действия по тях.

Но какво да направите, когато срещнете нова заявка, която не е изпратена по имейл? Тук влизат в действие други инструменти.

2. Помнете млякото

Спомнете си млякото(или RTM) е чудесен инструмент и има много повече приложения за GTD, отколкото просто да действа като входяща поща.

На първо място, RTM по същество е приложение със списък със задачи. Той е достъпен онлайн (за всички операционни системи), а също така има много версии за други платформи (iPhone, iPad, Android).

Но всъщност да го наречем просто приложение със списък със задачи е доста подценяване. Може да се използва за всякакъв вид дейност, при която списъците с неща са полезни.

Например, тъй като има версия за iPhone, можете да я използвате като списък с хранителни стоки, когато пазарувате, или като обикновен бележник, който можете да използвате в движение, така че никакви блестящи идеи да не ви избягат. Или можете да го използвате като допълнителна пощенска кутия. Винаги, когато попаднете на нова заявка, която не е изпратена по имейл, можете да я поставите в отделен списък в RTM (за предпочитане на име с входяща поща).Реклама

Връщайки се към самия RTM. Инструментът е много лесен за използване. Той поддържа множество списъци, четири нива на приоритети, тагове, много комбинация от клавиши (те правят работата с RTM светкавично бърза, щом ги хванете), RSS емисии, iCal емисии, напомняния и др.

Списък на проектите

Често списъкът с проекти е доста обширна част от недвижимите имоти на GTD ... така да се каже. Той трябва да бъде перфектно организиран, така че всеки проект да е лесен за разбиране и лесен за работа.

За мен има само един начин да направя това правилно - използване на мисловни карти.

Само за да ви напомня (с любезното съдействие на Уикипедия), а мисловната карта е диаграма, използвана за представяне на думи, идеи, задачи или други елементи, свързани и подредени около централна ключова дума или идея. Или на обикновен английски - това е най-добрият начин да придадете на мислите си физическа форма (в този случай създаване на цифрово представяне на вашите мисли).

Повечето проекти са само полуорганизирани около много различни мисли, които имат смисъл заедно, но са трудни за поставяне в традиционен списък или текстов документ. Умните карти обаче могат да се справят изключително добре с такава ситуация. Ето защо мисловните карти са идеални за обработка на вашия списък с проекти.

3. FreeMind

Що се отнася до цифровото картографиране на ума (на компютър), има много инструменти, които могат да го направят възможно. Независимо от това, има наистина един, който си струва да проверите. Нарича се Свободен ум .

Името дава доста добър намек, че инструментът е безплатен - и това е добре. Но има още добри новини - налични са версии за повечето популярни платформи и операционни системи. Не само това, но можете да изтеглите и двоични файлове (FreeMind е истински проект с отворен код).

Но най-добрата новина от всичко е следната: FreeMind е най-лесният за използване, най-бързият и най-малкият (по отношение на използваната памет и дисково пространство) наличен инструмент. По същество това е най-добрият наличен инструмент за картографиране на ума.Реклама

( Ако предпочитате онлайн инструменти пред работата с локални файлове на вашия компютър, можете да проверите MindMeister . Изглежда доста впечатляващо. Той предоставя цялата важна функционалност за картографиране на ума и има много допълнителни неща, като възможността да включва прикачени файлове, изображения, PDF файлове и други файлове. Но не е безплатно. Наличният по-евтин план е $ 4.99 на месец.)

Следващ списък със задачи, бъдещ / може би списък, чакащ списък

Вашите списъци, като водещият списък със следващи задачи са мястото, където прекарвате по-голямата част от времето си, когато работите с GTD. Следователно те трябва да бъдат лесно достъпни и лесни за работа. Да имаш достъп до тях онлайн от всеки компютър и операционна система също е хубаво нещо.

Това е където Спомнете си млякото влиза отново в игра. Описах подробно RTM по-рано в тази публикация, така че съм сигурен, че виждате неговата стойност, когато става въпрос за работа с всякакви списъци.

Допълнителна полза от използването само на един инструмент за всичките ви списъци е, че не е нужно да се заигравате с безброй различни имена за вход и локални файлове. Най-ефективният начин е винаги да се фокусирате върху минимален брой инструменти и да ги съобразите с вашите работни навици.

Календар

Това е просто и съм сигурен, че можете да го видите ...

4. Google Календар

Не мисля, че трябва да ви убеждавам защо Google Календар е страхотно. Сигурен съм, че вече сте се регистрирали за него (или за подобен инструмент / решение).

Най-важните характеристики на инструмента за GTD-календар са:

• Предлага се от всеки компютър (с достъп до интернет)
• Поддържа напомняния
• Поддържа множество календари за един потребител
• Поддържа споделяне на събития с други потребители
• Поддържа текущи събития

И Google Календар ги покрива всички. Освен това има много приложения, налични за всяка мобилна платформа.Реклама

Ресурсни / справочни файлове

Единствената трудност с ресурсните файлове е, че те трябва да бъдат доста добре организирани, достъпни и за предпочитане достъпни от всеки компютър с достъп до Интернет.

Това може да стане чрез прилагане на две неща.

1. Първо, създайте директория / папка някъде на твърдия диск на вашия компютър. Тази директория ще съдържа всичките ви ресурси - неща, които могат да ви бъдат полезни като справка при работа по вашите проекти. Вашата работа е да организирате добре тази директория и да я улесните възможно най-лесно.
2. След това го свържете с Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox е инструмент, който ви позволява да синхронизирате данните си между множество устройства, които използвате, но също така е чудесен за достъп до вашето съдържание онлайн директно чрез уебсайта на Dropbox.

Всичко това го прави идеален за игра като база на GTD Reference Files. Не само можете да синхронизирате вашите файлове на всяка машина, която използвате, но също така получавате и онлайн архивиране, за да можете да спрете да се притеснявате, че вашите неща ще изчезнат за една нощ след неизправност на твърдия диск.

Ако просто използвате Dropbox, за да съхранявате най-важните данни, можете да отидете с безплатния им план (до 2 GB дисково пространство, въпреки че можете да получите място, като каните други в услугата). По-късно можете лесно да надстроите акаунта си до 50 дек , където получавате 50GB за скромно плащане от $ 9.99 на месец.

Заключение

Както можете да видите, имате нужда само от 5 инструмента, за да внедрите напълно GTD в живота си. (Между другото, всеки софтуер за електронна поща се брои за един.) И това е добре, защото колкото по-малко инструменти използвате, толкова по-лесно е да поддържате играта си заедно и да ги накарате да работят за вас. Ако започнете да използвате твърде много инструменти, те се превръщат в тежест, вместо в повишаване на ефективността и производителността.

Какви инструменти използвате като част от вашия подход за GTD? Моля, споделете ги в коментарите по-долу.

(Снимка: Мръсен комплект ръчни инструменти чрез Shutterstock) Реклама