( Бележка на редактора: Това е представена публикация в текущата ни поредица 30 дни с ... , който очертава използването на инструмент, услуга или продукт за производителност, които използвахме през последните 30 дни. Искаме да предоставим на нашите читатели задълбочена представа за инструменти и продукти, които ги интересуват, да им предоставим нашите мисли, които предлагат начини да използват тези продукти по-бързо и по-добре. Наслади се.)

Когато работех самостоятелно, наистина нямах голяма нужда от мениджър на задачи, който да може да се справи с комуникацията и сътрудничеството през мили. Тъй като обаче започнах да се занимавам с много повече отборни дейности - дотолкова, че да прекарвам повече време в екипна среда, отколкото не - установих, че моят мениджър на задачи, който използвах (OmniFocus), напускаше някои от много- необходими задачи на масата. Освен това много от хората, с които работя, не са на Mac или iOS устройство, което направи използването на OmniFocus спорен въпрос.

Опитах други решения за управление на задачи, като Flow и дори влязох в Wunderkit за малко. Но нищо не улови всичко, което ми трябваше в едно решение по-добре от Асана , въображението на бившия съосновател на Facebook Дъстин Московиц и бивш служител на Facebook, Джъстин Розенщайн.

През 30-те ми дни с Асана имаше много неща за изследване. И въпреки че се потопих доста дълбоко, не искам да ви затрупвам с всички по-фини точки. Вместо това ще получите много от акцентите, които открих по време на употребата ми на Asana през последните 30 дни, и оставям малко място за дишане за повече изследвания, докато продуктът се развива.

Да започваме…

Работни пространства

Asana ви позволява да създавате работни пространства - които наистина са повече от проекти. Всъщност можете да поставяте проекти вътре в Workspaces. Най-добрият начин, по който мога да опиша Workspaces, е, че те наистина са области на фокус, на които трябва да следите - и имат няколко слоя към тях, за да можете да управлявате задачи и проекти в тях. Създал съм няколко работни пространства:

• Лично: Съдържа лични проекти и задачи
• Професионален: Съдържа отделни проекти и задачи, свързани с работата
• Семейство: Съдържа семейни проекти и задачи
• Множество работни групи, базирани на екип: Всяко от тях съдържа проекти и задачи, свързани с екипа, с който работя в това работно пространство

В тази последна точка Lifehack има свое работно пространство, моите подкасти, с които имам съ-хостове, имат свои собствени работни пространства и т.н. По принцип всяка професионална област на фокус, която изисква споделяне (като цяло), получава собствено работно пространство. Направих грешката, че първо ги поставих под Professional, но в резултат на това трябваше да направя всичките си професионални проекти и задачи частни за мен. Така че, ако ще използвате Asana като едновременно решение за управление на екип и като индивидуално решение, запазете работното си пространство самостоятелно и добавете работни пространства за различните клиенти / партньорства, за които трябва да си сътрудничите, и добавете участващите към тези работни пространства.Реклама

Имам и отделно семейство, за да мога да споделя това със съпругата си и тя не трябва да вижда всичките ми други неща, които не й влияят пряко. Разбира се, мога да споделям отделни задачи и проекти с нея в рамките на това работно пространство, но наличието на семейство в основата на нея и аз и съотборниците ми се фокусираме вместо това.

По време на първите няколко седмици с Asana не успях да се движа по работни пространства в страничната лента; те останаха в реда, в който бяха създадени. И все пак точно преди да свърша първоначалното си време с Асана, те бяха направили пренареждане на WorkSpaces (наред с други неща). Ето колко активно е развита Асана.

Всеки човек, когото добавите в работно пространство, ще получи покана по имейл и ще можете да видите дали е приел, като проверите раздела Членове в настройките на работното ви пространство. Докато някой може да бъде член на повече от едно работно пространство, задачите и проектите на всеки от тях са независими - така че те могат да ги видят само в това работно пространство, а не в цяла Асана като цяло. Откривам, че - въпреки че не копаем получаване на тон имейл - редовен имейл за актуализация от Asana на Workspaces помага с това, ако не сте свикнали да работите в множество области на фокус. Можете да включите или изключите известията по имейл в настройките на акаунта ви в Asana в раздела Известия по имейл.

Бакшиш: Най-страхотното при известията по имейл от Asana е, че можете да ги изпращате на какъвто имейл искате за избраните от вас работни пространства. Всички мои известия за Lifehack идват и отиват в моя имейл акаунт на Lifehack, което прави управлението на тази област на фокус далеч по-лесно.

Проекти

Проектите са по същество гръбнакът на Асана, за разлика от задачите в други системи за бележка. Можете да преглеждате проекти по няколко различни начина: по приоритет, по правомощие или по свързани етикети. Филтрирането, което Asana има вградено, позволява голяма част от персонализирането, така че да можете да гледате какво искате и как искате.

След като разберете как работят работните пространства, слотовете в тях са по-лесни за разбиране. Можете да създавате както публични, така и частни проекти в дадено работно пространство, първият от които е видим от всички членове на това работно пространство. Можете също така да създадете проект, като дублирате съществуващ - което е чудесно за повтаряне на проекти (като например управление на подкаст или седмичен график за публикуване на блогове). Просто щракнете върху падащото меню със стрелка в горната част на проекта, който искате да копирате, и изберете Duplicate Project. След това ще получите списък с елементите, които искате да дублирате, както и възможността да промените името на новосъздадения проект.Реклама

Бакшиш: Създайте шаблони за проекти, като използвате метода за дублиране по-горе; те са изключително полезни и можете да поддържате много от атрибутите от оригиналния проект, така че да можете да работите по-ефективно с тези проекти, които редовно циклират. О, и не можете да добавяте срокове за изпълнение на проекти, така че нека задачите вътре в проектите го направят вместо вас. Просто архивирайте проекта, когато всички задачи са изпълнени.

Задачи

Задачите са градивният елемент на всяка система от производителност и при Asana това не е по-различно. Задачите са основно задачи и можете да прикачите голямо разнообразие от неща, за да ги натоварите с повече информация. Бележките и коментарите са фантастични аспекти на Asana, тъй като коментарите позволяват на съотборниците да комуникират помежду си по задача извън имейл, а бележките ви позволяват да поставяте хипервръзки и много повече в една задача, така че да можете да предоставите на всеки, който някога ще нужда от задача в Асана.

Можете да преглеждате задачи по проект, етикет или човек, като използвате разделите в левия прозорец. Можете да се уверите, че виждате само задачите, които са ви възложени, като отворите своите задачи, които също ще намерите в левия прозорец. Докато сте в собствения си списък със задачи, щракнете върху точката отляво на името на задачата (или използвайте иконите в подробностите за задачата - намира се в десния панел), за да организирате задачите си по намерение - както в, когато сте ще работим върху тях. Когато изпълните задача, щракнете върху падащото меню Архив в горната част на проект, за да го скриете от погледа.

Нещо, което трябва да имате предвид при създаването на задачи, е, че всичко, което добавяте в рамките на Вашите задачи (или в частен проект), е частно по подразбиране. Но веднага щом добавите публични тагове или добавите задачата към публичен проект, вие ще направите задачата публична - и видима от всички членове на работното пространство. Добавям x към маркери, предназначени за лична употреба (като xwriting срещу писане), за да не споделя случайно нещо, което е предназначено да остане под опаковка. Уверете се, че сте поставили x в предната част на маркера, за да не довършите автоматично до публичен маркер по погрешка.

За да добавите крайна дата към задача, просто кликнете в полето за подробности за задачата (или използвайте Tab + D на клавиатурата). Можете да зададете задачата да се повтаря редовно - или да я зададете на доста готин интервал, известен като периодично. Това основно ви позволява да зададете определен брой дни, след като е маркиран като завършен, за да повторите още веднъж. Ако трябва да следите останалите, просто проверете състоянието на задача в работния процес на праводателя, като погледнете иконата вдясно от името им в подробностите за задачата.

Бакшиш: Когато направите списък със задачи (за мен това е с Simplenote на моя iPhone - въпреки че можете да използвате всеки текстов редактор, който се синхронизира обратно с вашия компютър) и го плъзнете в Asana, той създава отделна задача за всеки елемент. И ако имате интервал между всеки списък - като се използват точки от куршуми, например със заглавие, това прави неточкуваната точка приоритетно заглавие. Въпреки че това не работи в приложението за iPhone, то ви позволява да правите прости списъци с текстов редактор и след това да ги пренасяте в Asana за обработка, когато сте готови.

Етикети

Разглеждам маркерите така, сякаш те са контексти в смисъла на GTD. Ето какво казва Асана за таговете:Реклама

Етикетите осигуряват допълнително ниво на категоризация на задачите - те идентифицират важни характеристики, които задачите имат общо.

Използвам местоположения (или дейности, като писане) като маркери. Но за разлика от контекстите в приложенията на GTD като OmniFocus, мога да присвоявам множество етикети на задача, като ги гледам по този начин. Това е чудесна функция, особено когато прецените, че можете да промените маркер на проект, ако някога почувствате необходимост да го направите. Все още не съм направил това, но ако в крайна сметка използвам twitter като таг за няколко задачи до точката, в която е надхвърлил полезността си като такава, мога да го превърна в проект и след това да го атакувам от тази гледна точка. Това ми позволява да го дублирам отново и отново, ако трябва да прекарам много време в Twitter (или той се превръща в по-голям аспект от работното ми пространство от това, което би означавал таг).

Бакшиш: Това идва направо от Asana: За задачи, които са необходими за завършването на повече от един проект, можете да посочите това, като щракнете върху бутона плюс вдясно от Проекти в подробностите за задачата, или като напишете Tab + P и въведете името на съответния проект.

Входящата поща

Ето как Asana определя своята пощенска кутия, която е малко по-различна от това, което традиционно биха си помислили повечето хора:

(Asana’s) Inbox показва всички задачи, които са ви били възложени от някой друг или от друг контекст. Можете да приемате задачи от раздела Нови задачи, като щракнете върху иконата на входящата поща и изберете опция.

Най-доброто нещо, което можете да направите с тях, е да следвате прости GTD практики за Do, Delegate, Defer или Delete. Обикновено преглеждам всяка входяща поща на работното пространство всяка сутрин и прикачвам задачи към различни проекти (ако това вече не е направено от цесионера). След това към тях прикачвам съответно дати, етикети и т.н. Това ме извежда от входящата поща и една стъпка по-напред в работните ми пространства - точно там трябва да бъда.

Най-страхотното при Asana е, че Inbox е там само за съхранение на задачи, а не е жизнеспособно място за тяхното задържане. Всъщност задържането им там в Асана е далеч по-прозрачно, отколкото ако го правите в обикновена пощенска кутия. Тъй като бележките и коментарите се актуализират от членовете на екипа, след като дадена задача излезе от входящата поща, е чудесно за тези, които просто не могат да се увият, за да измъкнат нещата от имейла и в диспечера на задачите. Asana премахва лошите пощенски кутии, като въвежда по-добри. Ето защо тя работи толкова добре за не-GTDers - и защо е противоинтуитивно за някои да преминат към нея, след като са в нещо като OmniFocus, например, което третира входящите кутии напълно различно.

Привидно безпроблемна връзка

Докато хората купуват в Asana, вашите работни потоци ще се подобрят драстично. Имах един съотборник, който скочи и играе заедно с мен - и в резултат изпреварваме играта. Имал съм други, които просто не могат да влязат в нея, забравят да изпълнят задача или да ми изпратят имейл, вместо да актуализират чрез Асана, което създава излишък. Но тъй като го използвам религиозно, мога да се държа на път и бавно преобразувам предишното неконвертируемо.Реклама

Тези неконвертируеми включват тези, които използват други решения за управление на задачи в екип, тези, които използват индивидуални мениджъри на задачи ... и тези, които изобщо не използват никакви. Това е така, защото всички промени, които направя в раздела Проекти, Етикети и Хора, ще изтласкат всички останали в работното пространство. Подобна връзка е трудно да се поддържа последователна чрез имейл.

Това е само едно от нещата, което прави бариерата на Asana за навлизане изключително ниска (поне според стандартите за производителност) и това може само да предвещава добро за компанията.

Списъкът с желания на Асана

Ако вече сте използвали Asana, знаете, че тя е активна (и стабилно активен при това) развитие. И все пак има някои неща, от които бях любопитен, когато става въпрос за функции, които може да идват или не в Асана. Затова помолих Кени Ван Зант от Асана да се обърне към тях:

Аз: Можете ли да конвертирате задачи в проекти?
Кени: Ние всъщност итерираме върху дизайна на подзадачи / йерархия от дълго време. Има много интересни нюанси и не смятаме, че някоя от съществуващите услуги го прави напълно правилно. Към този момент сме преминали през редица проекти и прототипи в търсене на перфектния баланс на мощност и лекота на използване / трудност на закачане и наистина сме развълнувани от решението, за което „ повторно сближаване.

Аз: Експортиране на данни за офлайн достъп - мисли за това?
Кени: Планираме да подкрепим този вид износ, извън съществуващите възможности за печат и многоизбор и копиране. Но по-вълнуващо е, че планираме да поддържаме офлайн достъп и в крайна сметка дори редактиране, направо в браузъра чрез офлайн поддръжката на HTML5. Нашият технологичен стек ни прави наистина много подходящи да осигурим това, тъй като почти цялата функционалност на Asana работи в браузъра. (Дори и днес, ако прекъснете връзката с интернет, докато използвате Asana, можете да продължите да правите промени, да оставяте коментари и т.н. и вашите промени ще бъдат запазени, когато се свържете отново.)

Аз: Като се има предвид неотдавнашните обриви на публикации относно важността на началните дати срещу крайните дати (главно с OmniFocus), има ли Асана някакви планове за изпълнение на този фронт?
Кени: Нашият план за календар / график е една от най-вълнуващите части от нашата продуктова визия. Все още не искам да разкривам твърде много, но ще дадем на хората и екипите споделено разбиране за времето и увереност в способността им да прогнозират бъдещето на проектите си на ниво, което преди е било невъзможно без обременителен и подробен проект процес на управление - далеч след точно определени срокове спрямо начални дати.

Аз: Време на деня ... защо го няма?
Кени: Всъщност не виждаме твърде много заявки за срокове, но се съгласяваме, че липсваща функция и тя ще бъде адресирана от гореспоменатата работа по календар / график.

Аз: Какво е по пътя за Asana по отношение на iPad, iPhone, Android ...?
Кени: Настоящото мобилно приложение е предимно спътник на Asana на вашия работен плот, така че можете да имате достъп до задачите си, където и да отидете. Но това беше само версия 1: ще създадем преживяване на iOS и Android, което е толкова отзивчиво и функционално, колкото е приложението за настолни компютри днес. Ние се ангажираме да предоставим страхотно изживяване на мобилни устройства и таблети.Реклама

В заключение

Наистина копая Асана. Той има повсеместността, сплотеността и адаптивността, които търсих в решение за управление на задачи. Той се мащабира нагоре или надолу, позволявайки управление на екип и индивидуални задачи - и е светкавично бързо както при синхронизиране, така и при свързване (отнема страница от Google Wave и ви позволява да видите кога някой друг пише). И позволява на тези, които искат да управляват задачи по имейл, да правят точно това, без да възпрепятстват прогреса за тези, които не го правят поради въведената интеграция.

Докато моите 30 дни с Асана приключват, дните ми с Асана тепърва започват. Силно препоръчвам да дадете Асана поглед. Това е истински променящ играта.