Намирам касови бележки на най-лудите места: не само ги намирам в портфейли и портмонета, но не е необичайно да ги извадя от картотеката или иззад дивана. В крайна сметка тези малки листчета хартия могат да се изплъзнат в момента, в който гърбът ви е обърнат. Единственият начин да ги поддържате в съответствие е да имате проста организационна система. От години класическият подход е кутия за обувки, пълна с касови бележки. Това е чудесен начин да гарантираме, че всичките ни късчета хартия са на едно място, но все пак оставя нещо, което да се желае. Елате на данъчния сезон, ние имаме избор между предаването на тази кутия на счетоводител или сами да ги сортираме. Реклама

Има и други планове, които могат да имат повече смисъл: можем да елиминираме голяма част от работата, която върви заедно с проследяването на разходите, с малко технологии. Опциите по-долу могат да опростят ситуацията и да направят по-плавен данъчен сезон.

1. Придържайте се към пластмасата

Ако можете да направите всичките си покупки с кредитна или дебитна карта, може да успеете да елиминирате събирането на разписки. Повечето софтуерни пакети за счетоводство могат да извличат информацията за вашия акаунт за вашите акаунти - и да я интерпретират до известна степен. Има обаче някои недостатъци да разчитате изцяло на извлеченията си от картата. Повечето не посочват конкретно само какво сте закупили и може да е трудно да си спомните дали определено плащане към книжарницата миналата година е било разходи за образование. Плащанията в брой могат и чрез голям гаечен ключ в системата - има много възможности за разходи, които трябва да следите, които ще бъдат само в брой (помислете за разделяне на хранене с клиент). Има и други специфични проблеми, свързани с това дали сте решили да използвате дебитна карта или кредитна карта.Реклама

Можете да коментирате разходите си в повечето счетоводни програми, така че докато сте в крак с вашите квитанции, можете да избегнете организирането и категоризирането на вашите касови бележки повече от веднъж месечно. Това не е идеалното решение, но няма да накара вашия счетоводител да се свие по начина, по който го прави кутията с разписки.

2. Изберете услуга

Срещу заплащане услуги като Обувки ще вземе вашите разписки и ще ги сканира. Те използват система, която не само разпознава текста и го поставя във формат, който можете да използвате, но и може автоматично да категоризира вашите разписки. Тъй като Shoeboxed и други услуги обикновено работят ежемесечно, броят на касовите бележки, които можете да сканирате от сега до 15 април, може да се окаже кратък. Можете обаче да направите кратък триаж на вашите квитанции и да премахнете всички онези, които всъщност не влияят на данъците ви: хранителни стоки, филми и какво ли още не може да не се нуждаят от сканиране, освен ако не работите по получаване на всичките си разходи и вашите бюджет под контрол.Реклама

Ценообразуването може да варира при такива услуги. Shoeboxed има планове, които варират от 9,95 долара на месец до 49,95 долара - считам, че това е сделка. Това е значително по-евтино, отколкото да плащате на някой да сканира вашите разписки вместо вас.

3. Сканирайте сами разписките си

На пръв поглед може да изглежда, че сканирането във вашите собствени разписки е стъпка назад от плащането на услуга, за да го направите вместо вас. Но с подходящото оборудване можете почти да автоматизирате процеса у дома. В този случай подходящото оборудване е скенер, предназначен специално за касови бележки: Използвах NeatReeipts система и всъщност е по-лесно от опаковането на моите разписки и изпращането им. Сядам пред телевизионно предаване или филм и захранвам разписките си в скенера. Неговото оптично разпознаване на символи е много добро - за по-голямата част от касовите бележки скенерът извлича цялата подходяща информация и я поставя във формат, в който мога да я зарежа в счетоводния си софтуер (както и да я запазя като PDF).Реклама

Дали цената, която се съчетава със закупуването на скенер само за вашите квитанции, си струва, може да зависи от това колко квитанции планирате да обработите: в зависимост от това къде взимате скенера, цената може да бъде повече от цената на основната година план в Shoeboxed - но по-малко от план на средно ниво. Използвайте го повече от година или сканирайте с него повече касови бележки, отколкото услугата позволява, и всъщност не е толкова скъпо. И докато имате разписка, може да можете да отпишете скенера върху данъците си.

4. Отивате в старото училище

Ако предпочитате да не харчите парите за инструменти или услуги, за да се погрижите за вашите разписки вместо вас, винаги има стария училищен подход. Можете да въведете разписките си в Excel или друга опция за счетоводство на ръка. Но си струва да се отбележи, че подобен подход не е просто скъп по отношение на времето: той изисква повече дисциплина, отколкото повечето хора са готови да отделят за управление на касовите бележки. Ако изостанете дори малко, може да изглежда абсолютно невъзможно да го наваксате.Реклама

Други услуги и инструменти

Споменах инструменти и услуги, които всъщност имах възможността да използвам и намерих за надеждни. Но знам, че има много други опции - ако сте използвали услуга или инструмент за организиране на вашите разписки, които са ви харесали особено, моля, споделете връзка в коментарите.