Планът за действие при извънредни ситуации не звучи като това, което бихте обсъдили с приятели за торта и кафе, но това е съществена част от всички действителни планове, които правите. Може да се наложи един (или повече) за вашия бизнес, училищен проект или дори семейна ваканция. Най-големият проблем при съставянето на план за действие при извънредни ситуации е, че хората често не са сигурни какво да включат в него. Ето едно удобно ръководство, за да направите изчерпателно.

Съдържание

1. Какво е план за действие при извънредни ситуации?
2. Какво се случва, ако нямате план за действие при извънредни ситуации?
3. Какво ще стане, ако планът за извънредни ситуации е лош?
4. Как може да ви бъде от полза план за действие при извънредни ситуации?
5. Как да напиша добър авариен план?
   • 1. Идентифицирайте
   • 2. Приоритизирайте
   • 3. План
   • 4. Изпълнете
   • 5. Преглед
   • Някои конкретни примери за поставяне на нещата в перспектива:

Какво е план за действие при извънредни ситуации?

План за действие при извънредни ситуации е набор от действия, които ще предприемете, когато се случи нещо неочаквано. Помислете за това като резервен план или план Б. Той трябва да има инструкции, които можете да следвате, когато първоначалният ви план не се получи поради промени в ситуацията.

План за действие при извънредни ситуации ви подготвя да се справите с бъдещи проблеми, с които може да се сблъскате, и ви дава някакъв начин за евакуация при всяка авария.^[1]

Какво се случва, ако нямате план за действие при извънредни ситуации?

Ако нещо се обърка с вашия план А неочаквано или ако злополуки ви принудят да промените настоящия си план, най-вероятно ще изпаднете в паника. Особено ако не сте добре подготвени да се справите с непредвидени обстоятелства, вероятно не можете да мислите достатъчно правилно, за да излезете с решението, от което се нуждаете в този момент. Няма да знаете какво да правите.

По-лошото е, че докато не успеете да овладеете ситуацията, бизнесът не може да се върне към нормалното. Ще трябва да отстраните проблема и да направите нови планове.Реклама

Какво ще стане, ако планът за извънредни ситуации е лош?

Не мислете, че съставянето на план за действие при извънредни ситуации е проста задача. Планът за действие при извънредни ситуации трябва да бъде изчерпателен, което изисква много внимателно обмисляне. В противен случай не е полезно.

Например, може да сте подготвени за грешни видове инциденти. И когато планът ви не се получи според очакванията, няма да сте достатъчно организирани да се справите с кризата. Тоест ще изпаднете в паника.

Как може да ви бъде от полза план за действие при извънредни ситуации?

Например, план за действие при извънредни ситуации ви позволява да се справите бързо и ефективно с произшествия.^[две]В бизнес сценарий това може дори да ви помогне да спестите време и разходи за поправяне на ситуацията.

Също така, план за действие при извънредни ситуации помага да се сведат до минимум отрицателните последици или загуби, причинени от неочакваното събитие. Насочва ви да започнете да се справяте със ситуацията веднага щом нещо се обърка и ви предпази.

В крайна сметка, подготвянето на план за действие при извънредни ситуации е успокояващо, защото няма да се притеснявате за бързането на нови планове.Реклама

Може би си мислите, че инцидентите са малко вероятни. Може да мислите, че вашият План А е перфектен. Трябва обаче да имате предвид, че бъдещето е несигурно, докато стане настояще, и че ние като хора не можем да контролираме 100% от това, което се случва. Не искате да съжалявате, че нямате план за извънредни ситуации, когато е твърде късно!

Как да напиша добър авариен план?

По принцип има 5 стъпки:^[3]

Сега ще преминем през тях един по един:

1. Идентифицирайте

Тъй като планът за действие при извънредни ситуации е свързан с това, което е неочаквано, първо трябва да опитате и да предвидите рисковете:^[4] Реклама

• Какво може да се обърка?
• Колко вероятно ще се обърка?
• Какво е въздействието и последиците от непредвидените обстоятелства?
• Каква трябва да бъде вашата реакция или решение?
• Как можете да се подготвите за него предварително?

2. Приоритизирайте

Използвайки написаното от вас в Стъпка 1, класирайте рисковете си според възможното им въздействие и вероятност. Колкото по-вероятно е рискът да се случи и колкото по-сериозно ще бъде въздействието, толкова по-високо трябва да се класира.

Трябва да решите колко тежест да поставите върху всеки риск според вашата ситуация.

3. План

Следващата стъпка е всъщност да напишете плана си за извънредни ситуации. Имайки предвид наличните ресурси, проектирайте решения за рисковете, които искате да покриете в плана. Бъдете реалисти относно вашите нужди: може би някои проблеми трябва да бъдат решени преди някои други, или може би трябва да предприемете действия в рамките на определен период от време и т.н.

Важно е също така да дадете ясни и прости инструкции, за да не забравите написаното от вас месеци по-късно или че някой ще ги разбере погрешно.^[5]

4. Изпълнете

Ако вашият непредвиден план включва други хора, да речем, ваши колеги или членове на вашето семейство, го обсъдете с тях. Кажете им какво трябва да правят, когато се случат определени неща.^[6]Пригответе ги.Реклама

След това, ако вашият план включва действия за подготовка за бъдещи произшествия, изпълнете ги. Това може да ви помогне да намалите рисковете, които може да имате, докато си поставяте цели.

5. Преглед

Промените се случват през цялото време. За да бъде вашият план за действие при извънредни ситуации практичен, трябва да го преглеждате и да правите корекции редовно. Оценете елементите във вашия план. С течение на времето някои рискове могат да станат повече или по-малко вероятни или да доведат до различни резултати. Научете добре ситуацията си и съответно актуализирайте решенията си.

Ако вашият план е за мащабни рискове като природни бедствия или откази на сървъри, провеждането на тренировки е много полезно за идентифициране на всички слабости на плана, както и за гарантиране, че участващите хора ще бъдат подготвени да действат според плана, когато имат да се.

Някои конкретни примери за поставяне на нещата в перспектива:

Пример 1: План за извънредни ситуации за изложба на открито

• Потенциален риск: Дъжд
• Кой ще бъде засегнат: Изложители, посетители, организатори и членове на екипажа
• Действие 1: Защитете експонатите
  • Кой ще предприеме действия: Членове на екипажа на място
  • Подготовка: Устойчиви на дъжд корици за щандове на изложителите, изпращане на изложители по имейл с прогнози за времето 3 дни предварително
• Действие 2: Насочете посетителите към защитени зони
  • Кой ще предприеме действия: Членове на екипажа на място, охранители
  • Подготовка: Маркирайте обозначените зони като зони без паркинг, водоустойчиви якета за екипажа

Пример 2: План за извънредни ситуации за изнасяне на реч пред голяма група аудитория (колеги) Реклама

• Потенциален риск: Проекторът или компютърът не работят
• Кой ще бъде засегнат: Аз
• Действие: Напишете контур и ключови точки на дъската, докато говоря
  • Кой ще предприеме действия: Аз
  • Подготовка: Бележки на хартиен носител, 3 цветни маркера, разпечатки

Препоръчани снимки: Flaticon чрез flaticon.com

Справка