Всички срещи имат цел. Някои срещи са сесии за мозъчна атака. Другите срещи са стратегически сесии за постигане на определена цел. Някои срещи са дебрифи от други срещи. Независимо дали се събирате, за да попълните служителите си за зашеметяващите резултати от третото тримесечие или да тренирате терена за нов клиент, срещата ви ще протече по-гладко, ефективно и продуктивно с щателно изработен дневен ред на срещата.

В тази статия ще научите как да създадете ефективен дневен ред на срещата и да организирате продуктивни срещи.

Съдържание

1. Значението на дневния ред на срещите
2. Как да напишем ефективна програма за срещи
3. Среща на шаблони за дневен ред
   • Шаблон за дневен ред # 1 - Планиране
   • Шаблон за дневен ред №2 - Информация
   • Шаблон за дневен ред # 3 - Презентация
4. Долна линия
5. Още съвети за организиране на продуктивни срещи

Значението на дневния ред на срещите

Срещата без дневен ред е като пътуване без маршрут

Като зает професионалист губите търпение, когато чувствате, че ценното ви време се губи. Това се случва по-често, отколкото може би осъзнавате. За много ръководители срещите отнемат два от петте дни от работната седмица.

Още повече причината да се уверите, че всяка среща е от съществено значение. Попитайте първо дали темите не могат да бъдат покрити по друг начин - може би чрез имейл или чрез телефонно обаждане с ключовите играчи. Ако прецените, че срещата лице в лице е наложителна, напишете дневния ред на срещата, за да очертаете дискусионните точки и задайте часове за всеки оратор.

Знаете ли разочарованието, което изпитвате, когато една среща изостава с десет минути, докато всички учтиво очакват Сюзън да приключи да блика за пътуването си до Бермудите? Програмите за срещи действат като нежни напомняния на всички събрали се, че времето е ценно и моля, останете нащрек.

Добре изработените програми са включени

Планирането на среща на персонала сигнализира на колегите, че е необходим техният принос или че трябва да се направят задачи. Когато проследите поканата за събранието с подробен дневен ред, участниците знаят да се подготвят. Работниците всъщност казват, че им е приятно да участват в срещи, ако има ясна цел и е споделена подходяща информация.

Програмите за интелигентни срещи са ориентирани към целите

Програмите за срещи определят всички теми, които трябва да бъдат обхванати. Изберете различни оратори за всяка тема и в идеалния случай - разпределени времена за всеки оратор. Ако това е мозъчна атака, помислете за дневен ред, в който са изброени очакваните резултати. Например: Очертайте плана за разработване на нашата програма за наставничество; задайте срокове; изпълнява задачи на персонала.

Програмите служат като ръководство за фасилитатора на срещата, поддържат всички в синхрон и осигуряват формат на лицето, което взема протокола от срещата, за да го следва.

Как да напишем ефективна програма за срещи

И така, как да започнете да създавате този толкова важен дневен ред на срещата? Приложете тези 8 полезни съвета:

1. Поискайте обратна връзка преди време

Вашите шефове и колеги ще бъдат по-ангажирани, ако поискате тяхното мнение. Получаването на техния вход ще направи по-вероятно те да присъстват на срещата и да защитават резултатите от нея.Реклама

Седмица преди срещата, посочете го да посетите с някои от ключовите играчи във вашата компания и просто попитайте: Бихте ли искали да включите нещо в дневния ред на срещата?

2. Следвайте правилния етикет на дневния ред на събранията

След като изготвите дневния ред, не забравяйте да го стартирате от вашия ръководител, шефа на вашия ръководител и всеки цитиран в дневния ред човек. Никога не включвайте оратор в дневния ред, без първо да вземете тази предпазна мярка. Избягвайте да изброявате работници, които са извън града или да присъстват на други срещи.

Ако ключовият играч на конкретна дейност отсъства, помолете друг служител да я попълни. Като учтивост, не забравяйте да уведомите и двамата, че сте предприели тази стъпка.

След като дневният ред на заседанието бъде одобрен и лекторите са определени, изпратете дневния ред на всички участници в събранието предварително. Внимавайте да вземете RSVP на срещата. Искате да избегнете всякакви изненади.

3. Уважавайте времевата линия

Ако сте резервирали офисната конферентна зала за един час, това е най-дълго срещата ви трябва да продължи.

При някои компании други групи ще резервират конферентната зала веднага след като групата ви напусне. Така че в идеалния случай изгответе дневен ред на срещата си така, че екипът ви да е напуснал залата поне пет минути преди началото на следващата среща.

4. Намерете организиращ принцип за дневния ред на събранието

Рационализирайте програмата си, така че присъстващите да си тръгнат, имайки ясна представа за резултатите. Може да искате да дадете приоритет, като изброите най-важните проекти, които първо трябва да бъдат обсъдени.

Понякога има смисъл да се организират тези проекти в рамките на техните срокове. Друг път има смисъл да се изброят тези проекти по важността им за фирмата.

5. Помислете за броя на хората, които трябва да докладват

Пет минути непрекъснато време често са достатъчни за актуализация на определена среща. Прекъсванията добавят време!

Ако вашият старши В.П. Маркетингът обикновено се смущава или отклонява от пистата, когато бъде прекъснат, помислете за дневния ред на срещата, който оставя въпроси и отговори за последните десет минути от срещата. След това не забравяйте да го приложите. Можете леко да прекъснете прекъсвача и да кажете: Както знаете, Пол, оставихме време в края за въпроси. Точно сега, нека оставим Рик да завърши актуализацията си.Реклама

6. Обърнете внимание на реда на ораторите

В някои компании висшият мениджмънт говори първо. В други компании младши сътрудници го правят. Когато разберете реда на високоговорителите, уверете се, че той съответства на културата на вашата компания.

Въпреки това, никога не включвайте никого в дневния ред на събранието, който не трябва да докладва. По този начин просто ще накарате срещата да продължи дълго. Когато изброявате оратори на дневен ред, решението дали да включите техните заглавия отново ще зависи от културата на вашата компания.

В по-непринудена обстановка може просто да изброите имена. В по-официална среда можете да посочите имена и фамилии и да включите заглавия.

7. Форматирайте дневния ред на срещите по същия начин

Дневният ред на събранието трябва да бъде изготвен на бланката на организацията - или поне да включва логото на компанията. Поставете заглавието на събранието и датата в горната част на дневния ред, заедно с прогнозния час и край на срещата.

Дневният ред на събранието трябва да бъде в контурен формат с четим размер. Намерете изчистен дизайн на дневния ред и го използвайте всеки път за последователност. Шрифтът трябва да се чете лесно, като Times New Roman или Geneva или Arial. Ако вече съществува шаблон за дневен ред за срещи, просто го използвайте. Ако такъв не съществува, създайте го. (Вижте следващия раздел)

8. Включете списък на документите, необходими за срещата

Често по време на среща групата ще бъде помолена да реагира на доклад или предложение и е полезно тези документи да бъдат изброени в края на дневния ред.

Освен това ще спести време, ако изпратите документите заедно преди срещата, така че всеки присъстващ ще има време да ги прегледа.

Ако се изискват лаптопи, уведомете предварително присъстващите.

Среща на шаблони за дневен ред

Докато е имало срещи, имало е и дневен ред на събранията. Така че има вероятност някой във вашата компания да знае за чист, лесен за четене шаблон за дневен ред на срещата, който можете да използвате. Но не, помислете за едно от следните:

Шаблон за дневен ред # 1 - Планиране

Дневен ред на срещата за планиране на ментор

Местоположение: Конферентна зала на първия етажРеклама

Дата: 18 ноември 2019 г.

Време: 1-2:30 ч. И

Дневник

1. Предистория за целта на менторска програма, Черил Смит, директор, Човешки ресурси (13:00 - 15:00)
   • а. Доказателства относно ангажираността на служителите
   • б. Трябва да подстригвате изгряващи звезди
2. Набиране на ментори / наставлявани, Макс Маркус, помощник-директор, HR (1: 15-1: 35 ч.)
   • а. Други корпоративни модели
   • б. Критерии за мозъчна буря
3. Изисквания за менторска програма, Сет Уолш, HR стажант (1: 35-1: 55 ч.)
   • а. Плюсове и минуси на структурирани наставнически срещи
   • б. Изисквания за мозъчна буря
4. Изпълнение, Черил Смит (1: 55-2: 20 ч.)
   • а. Срок за ръководителите на отделите да идентифицират участниците
   • б. Разпространение на пилотна програма
     • i. 1-ва тренировъчна сесия на участник
     • ii. внедряване на пилотна програма
     • iii. тримесечни справки
   • ° С. Оценка на програмата
5. Следващи стъпки, Макс Маркус (2: 20-2: 25 ч.)

Шаблон за дневен ред №2 - Информация

Програма на срещата на WXYZ

Цел: Да се ​​създаде жизнеспособен списък на фирмите, които да се обаждат на студено

Водещ на срещата: Мери Старски

Дата: 20 ноември 2019 г.

Място: 16-та етажна конферентна зала Б

Час: 16:00 - 17:00 ET

Номер / код за повикване

Елементи на дневния редРеклама

Въведение 16:00 - 16: 05ч.

1. Джон Смит - водещ 16:05 ч. - 16:20 ч. Свързани компании
2. Мариан Легит - водеща 16:20 ч. - 16:35 ч. Потенциални потенциални клиенти
3. Силвия Стреч - Водещ 16:35 - 16: 55ч. Нови техники за проследяване
4. Въпроси и отговори [Само ако е време]

Подготовка за среща

• Моля, прочетете: [Списък и прикачване на документи]
• Моля, донесете: [т.е. Лаптоп, предложения, консумативи]

Шаблон за дневен ред # 3 - Презентация

Дневен ред на ZZZ

Дата / начален и краен час: 21 ноември 2019 г .; 9 ч. ET-10 ч. ET

Местоположение: кафене, 12-ти етаж

Среща, свикана от: Steve Parks

1. Добре дошли / Въведение - [Steve Parks, 9 am-9: 10 am]
2. Общ преглед на новата продуктова линия - [Paul Aria, 9:10 - 9:20]
3. Демонстрации - [Клер Рингис, 9:30 - 9:40]
   • а. Избелваща паста за зъби
   • б. Паста за зъби, която укрепва венците
   • ° С. Паста за зъби, която се бори с плаката
4. Продуктов маркетинг - [Steve Parks, 9:40 - 9:50]
5. Дискусия и въпроси и отговори [9:50 сутринта - 9 55 часа сутринта]
6. Следващи стъпки - [Ще бъдат разпространени след срещата]

Долна линия

Когато пишете дневния ред на събранието, вие контролирате срещата

Вашата цел трябва да бъде провеждането на тясна среща. Интелигентният дневен ред ще ви помогне да направите това. Оставете достатъчно време за дискусия, но не прекалено много. Също така, не забравяйте да започнете вашите срещи навреме.

Когато се заемете с изготвянето на дневния ред на срещата, вие ръководите какъв начин на действие трябва да се предприеме. Способността ви да изготвите ефективен дневен ред на срещата ще увеличи производителността както на срещите, така и на последващите действия. Това са два необикновени подвига.

Провеждайте най-тесните срещи във вашата компания и ефективността на вашия екип ще скочи.

Още съвети за организиране на продуктивни срещи

• 12 тайни за супер продуктивна среща, които трябва да знаете
• Как да убиете безкрайни срещи и да останете продуктивни
• Как да напиша ефективни протоколи от срещи (с примери)
• 11 Приложения за планиране на срещи за повишаване на вашата производителност

Препоръчани снимки кредит: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík чрез unsplash.com Реклама