В моята четиридесетгодишна работа винаги съм се оплаквал от дълги, скучни и непродуктивни срещи, така че се присъединете към клуба! Да, срещите в стар стил имат отрицателно въздействие върху морала, производителността и мотивацията.^[1]

Той (Уорън Бъфет) не позволява календарът му да се пълни с безполезни срещи. - Бил Гейтс

И така, защо срещите не могат да бъдат по-кратки, по-продуктивни и дори, смея ли да го кажа, забавни?

Добрата новина е, че много компании вече са водещи в управлението на своите срещи.

Ето 12 тайни за продуктивна среща. Ако сте мениджър или ръководител на екип, може да искате да ги приложите. Ако сте член на екип, винаги можете да правите предложения, така че срещите наистина да станат супер продуктивни.

1. Времето не е истинският проблем

Повечето хора се оплакват, че нямат достатъчно време и срещите могат да им отнемат тази ценна стока. Друг начин да го разгледате е просто да се концентрирате върху енергийните нива, които имате.

Планирайте почивки, така че нивата на производителност да се поддържат максимални.Реклама

Управлявайте енергията си, а не времето си. - Тони Шварц

2. Направете срещите по-кратки

Задаването на ограничение за време от 10 или 15 минути наистина може да помогне. Някои мениджъри всъщност получават таймер, така че той да изгасне, когато срещата приключи. Не случайно разговорите с TED имат максимален лимит от 18 минути.

Причината е, че всички изследвания показват, че нашето внимание продължава да намалява, ако срещите или разговорите продължат по-дълго. Проучванията, проведени в Тексаския християнски университет, показват, че студентите помнят повече информация след по-кратки класове.^[2]

3. Планирайте срещи само когато е необходимо

Повечето компании имат определен час и ден за срещи. Това означава, че производителността се забавя, само заради зададения график.

Много по-добре е да се срещнете, когато трябва да се свършат нещата, да се вземат решения и да се финализират точки за действие.

4. Срещнете се изправен или някъде другаде

ДА СЕмного интересно изследванепоказва, че седенето увеличава териториалните проблеми.^[3]

Хората се чувстват комфортно и също искат да отстояват своята позиция или авторитет.Това не е толкова лесно при изправяне. Реклама

Участниците се чувстват по-малко спокойни и искат да свършат нещата по-бързо. Има и други иновативни начини за провеждане на срещи.

Но където и да се намирате, бъдете иновативни със своето пространство. Опитайте среща за изправяне или оставете бюрата и се отправете към парка. Излезте от ежедневието си - Ричард Брансън

5. Планирайте предварително програмата

Кратката среща все още се нуждае от дневен ред и тя трябва да бъде разпространена преди срещата, ако е възможно. Помага на хората да се подготвят и да се съсредоточат върху проблемите, които трябва да бъдат обсъдени.

Ето Как да изградим програма за срещи на убийци, която е проста и ефективна .

6. Създайте свободна зона за смартфон

По време на срещите питайте хората за техните колеги, които използват смартфони или таблети. Мнозинството негодува срещу това, тъй като показва липса на уважение и също така показва, че пълното участие е неравномерно или липсва.^[4]

Много по-добре е мястото за срещи да се превърне в свободна зона за интелигентни телефони и да насърчите хората да оставят телефоните навън в кошница, като прикачите към нея. Белият дом вече прави това.

7. Ограничете броя на присъстващите

Това е една от препоръките, споменати в публикацията на Кристен Гил „Стартова скорост“.^[5]Тя е вицепрезидент по бизнес операциите в Google.Реклама

Ако ограничите присъстващите до тези, които пряко участват в проект или процедура, това оставя на останалите повече време да продължат работата си.

8. Стартирайте срещата като часовник

Председателството на среща е наистина умела задача. В идеалния случай трябва да направите някои или всички от следните:

• Посочете целта на срещата, напр. - Срещаме се днес, за да завършим посещението на одиторите.
• Дръжте извън темата интервенции извън дневния ред. Те могат да бъдат поставени на „паркинга“, ако има време в края.
• Насърчете всички да влязат.
• Обезсърчавайте демонстрациите.
• Придържайте се към определеното време.

9. Вземете точки за действие

Човекът, който ръководи срещата, трябва да поддържа цялото нещо в реалност, в рамките на краткия период от време.

На практика това означава, че в крайна сметка хората имат списък с точки за действие и че те са маркирани към DRI (директно отговорно лице).^[6]

10. Позволете времето за транзит

Уверете се, че е предвидено достатъчно време преди срещата, така че хората действително да могат да стигнат навреме.

Разрешаването на десет минути преди и след други ангажименти помага на хората да се съберат и да планират своето отсъствие, въпреки че е много кратко.

Решенията се водят в протокол и те могат да бъдат изпратени по имейл като напомняния на всички участници.Реклама

11. Очертайте резултатите и план за следващата среща

Ако приемем, че точките за действие ще доведат до необходимите резултати, винаги е добра идея да се очертае какво следва да обхваща следващата среща.

Това не е необходимо да се поставя в камък, но трябва да се вписва в бизнес и маркетинговите планове. Той също така помага да се подчертаят дългосрочните цели.

12. Насърчете обучението за умения за срещи

Делегирането на някои задачи на срещата както преди, така и по време на срещата е чудесен начин да се подходите към обучението за умения за срещи.

Решете кой ще отговаря за отбелязването на точките за действие, времето и дневния ред. Това може да се направи на ротация, така че все пак да носите цялостна отговорност за провеждането на срещата. За да ви помогнем да пишете ефективно протоколи от срещи, разгледайте тези съвети: Как да напиша страхотни протоколи от срещи, така че нищо да не се загуби в превода

Повече за производителността на работното място

• Как да бъдем продуктивни на работа: 9 основни правила
• 6 прости навика на работа, които незабавно ще повишат вашата производителност
• Техниката Pomodoro: Подходящо ли е да повишите производителността?
• Как формулата за производителност може да мотивира служителите да работят ефективно

Препоръчани снимки кредит: Премахнете през unsplash.com

Справка