Защо винаги изглежда, че има твърде много работа за твърде малко време?

Всички имаме само 24 часа на ден. И все пак, защо има хора, които лесно могат да жонглират с работа на пълен работен ден, да изграждат страничните си дейности и да се наслаждават на качествено време със семейството и приятелите си, без да се потят, докато други едва намират време да правят нещо освен работа и сън?

Тайната се крие във времето. Наличието на достатъчно време не означава да работите повече, а по-скоро да работите по-интелигентно и по-съзнателно да вземате решения, за да оптимизирате живота си.

Ако искате да знаете как да оползотворите времето си, за да постигнете вашите лични, финансови и кариерни цели, без да се чувствате изгорени и напълно изтощени, четете нататък, тъй като ще ви покажа как!

Съдържание

1. Какво е времеви ливъридж?
2. Как да оползотворите времето за повишаване на производителността
   • Използвайте собственото си време
   • Използвайте времето на другите
3. Долен ред

Какво е времеви ливъридж?

Преди да се потопите в това как да включите ливъриджа на времето в натоварения си живот, от съществено значение е да имате твърда представа какво означава ливъридж на времето.

Според речника Merriam-Webster, ^[1]

Ливъриджът се дефинира като „действието на лоста или механичното предимство, придобито от него“.

С други думи, ливъриджът включва използване на ресурси за получаване на „предимство“, като например постигане на вашите цели по-ефективно.

Времето е може би най-оскъдният ресурс. Разбирането, че времето е ограничено и че вие ​​контролирате как използвате времето си, са основни принципи за използване на времето за оптимизиране на живота ви.

Времевият ливъридж включва постигане на най-значимия резултат с възможно най-малко усилия.

Времевият лост не означава да работите повече от 12 часа на ден, 7 дни в седмицата и да рискувате физическото и психическото си здраве, за да постигнете целите си.

По-скоро научаването как да оползотворявате времето ви позволява да постигате същите цели, сякаш работите цял ден и нощ, освен че не е нужно да се чувствате постоянно преуморени, стресирани и претоварени.

Това е така, защото оползотворяването на времето включва използване на времето на други хора за делегиране на задачи, които те могат да направят за вас и/или използване на технология и силата на автоматизацията, за да работите по-интелигентно, а не по-трудно.

Има толкова много време, с което разполагате в даден ден; следователно има толкова много, които можете да постигнете сами на ден. Въпреки това, като използвате времето на другите и се възползвате от технологията, за да автоматизирате живота си, ще можете да постигнете целите си по-ефективно, без да е необходимо да компрометирате здравето и благополучието си.

Използването на време повишава продуктивността ви, като можете да делегирате задачи от по-ниско ниво (напр. отговаряне на имейли, почистване на дома ви, дори разходка на кучето ви) на други хора, които също могат да изпълняват същите тези задачи вместо вас с определена скорост.

Въпреки че делегирането на тези задачи от по-ниско ниво има цена, количеството време, което печелите обратно, ще ви позволи да отделите повече неразделено внимание на задачи от по-високо ниво и дори лични ангажименти/възможности, които могат значително да подобрят вашия личен живот и професионална кариера ( т.е. разработване на бизнес стратегия, по-добро управление на вашия персонал, представяне на конференция, прекарване на качествено време с любимите хора).

Някои от най-успешните хора на нашето поколение, Марк Зукърбърг ^[две] и Илон Мъск, ^[3] дори да използват силата на лоста на времето, за да управляват успешно и мащабират своите компании, като умишлено делегират задачи на точните хора, за да разрастват ефективно бизнеса си.

Въпреки че може да не управлявате компания за милиарди долари, ако сте предприемач и можете да прехвърлите някои задачи на точните хора, това може не само да ви помогне да постигнете целите си по-ефективно, но и да гарантира, че няма да изгорите или да имате за компромис с качествено време с приятели и семейство, за да постигнете целите си.

Как да оползотворите времето за повишаване на производителността

Ако сте любопитни как да оползотворите времето, за да постигнете по-ефективно целите в живота си, помислете за:

1. оползотворяване на собственото ви време
2. оползотворяване на времето на други хора.

Важно е да сте наясно къде се намирате по отношение на това как можете успешно да оползотворите времето си. Ако току-що започвате своя бизнес, може все още да нямате толкова пари и ресурси, за да използвате времето на други хора, за да развиете бизнеса си. Все пак можете да използвате собственото си време, за да развиете ефективно бизнеса си.

По същия начин можете да развиете бизнеса си толкова много сами, дори и с времеви лост, докато достигнете момент, в който използването на времето на другите може да бъде изключително полезно.

Научете как да увеличите производителността и резултатите си, като използвате както собственото си време, така и времето на другите:

Използвайте собственото си време

Въпреки че всички имаме ограничено време, това не означава, че няма ефективни начини да оползотворите собственото си време, за да постигнете ефективно целите си. Използвайте тези три съвета, за да оползотворите собственото си време по-ефективно.

1. Поставяне на SMARTer цели

Един от най-важните начини да оползотворите собственото си време е да определите какви са вашите цели и да изработите конкретен план за това как ще постигнете тези конкретни цели.

Вероятно сте чували за SMART цели, но какво ще кажете за SMARTer цели?

Много хора не успяват да постигнат целите си, защото може наистина да не разбират защо искат да постигнат определени цели. Разбирането защо искате да постигнете определени цели може да ви помогне да направите разлика между това, което искате (вашата възприемана цел) и целта зад целта, която си поставяте. По този начин можете да направите корекции на целите си, за да сте сигурни, че те действително съответстват на целта зад целта. Това също прави целта SMARTer.

Понякога може да е трудно да разберете най-истинските си желания и намерения зад определена цел. Ако случаят е такъв, обмислете използването на 5 Whys Framework за да получите по-добро разбиране защо може да имате целта си на първо място.

След като разберете вашето „защо“ зад вашите цели, е време да работите за определяне на SMART (специфични, измерими, постижими, подходящи, обвързани във времето) цели, които са в съответствие с вашата цел, като същевременно ви дават чувство за отговорност за успешното постигане на тези цели.

Поставянето на конкретни цели е само един от петте фактора, които изграждат системата за SMART цели. Един отличен пример защо поставянето на ясни цели е важно е теорията за целеполагането на Едуин Лок. ^[4] Теорията за поставяне на цели се отнася до силата на поставянето на цели за подобряване на цялостното представяне, тъй като тези, които си поставят конкретни, по-трудни цели, са по-склонни да постигнат тези цели в сравнение с индивидите, които си поставят по-общи, по-лесни цели.

Искате ли да научите повече за това как да си поставяте по-интелигентни цели и да ги постигате? Прочети „Постигане на цели: най-доброто ръководство за постигане на цели и поставяне на цели“.

2. Подредете приоритетите

Даването на приоритет на вашето време е друг начин да оползотворите собственото си време. Приоритизирането включва фокусиране на повече време и енергия върху значими, важни задачи и изразходване на по-малко време за малки, по-малко значими задачи.

Ето защо е важно да разберете разликата между важни и не толкова важни задачи. Вместо да изпълнявате всичките си задачи на случаен принцип, не забравяйте първо да оцените стойността на всяка задача. По този начин след това можете да започнете и умишлено да посветите най-много време първо на тези по-ценни задачи и да продължите надолу.

За да научите повече за всички неща, свързани с приоритизирането, прочетете „Най-доброто ръководство за приоритизиране на работата и живота ви“ .

3. Използвайте технологии и автоматизация

В днешната дигитална ера има безброй начини да използвате технологията, за да оползотворите времето си и да автоматизирате рутинните си дейности, които иначе биха отнемали ценно време от деня ви.

Ще се изненадате да научите всички различни процеси и рутинни процедури, които последователно извършвате и които могат лесно да бъдат автоматизирани, за да правите повече за по-малко време.

Разнообразие от софтуер за автоматизация днес предоставя възможност за уникално персонализиране, автоматизиране и след това изпълнение на доста обикновени задачи, които не се нуждаят от много човешка помощ или насоки.

Най-добрите инструменти за автоматизация, които могат да се използват за по-ефективно изпълнение на ежедневните задачи, включват:

• Календар на Google
• Calendly
• Алфред
• 1 Парола

Можете да намерите повече инструменти за управление на времето в 18 най-добри приложения и инструменти за управление на времето.

Използвайте времето на другите

Идва момент, в който можете да направите толкова много, за да оползотворите собственото си време, преди да се наложи да наемете помощ. Докато оползотворяването на времето на другите може да бъде отличен начин за по-бързо постигане на целите ви, може да бъде и пагубно, ако не отделите време, за да намерите точните хора, на които да делегирате задачите си.

Ето някои полезни съвети как да използвате времето на другите, за да постигнете целите си по-ефективно, като работите с точните хора.

1. Разработете ясни насоки и планове

Задаването на проста, но изчерпателна насока за вашия екип предварително може да ви спести време и много главоболия по пътя. От съществено значение е да посочите на хората, на които претоварвате задачите си, 1) какво трябва да направят, 2) кога трябва да го направят и 3) как могат да се справят с изпълнението на тези задачи, за да отговарят на вашите стандарти.

Въпреки че някои задачи, като изпращане на имейли, могат да бъдат толкова прости, колкото създаването на имейл шаблон, който новите служители да следват, други задачи, като анализиране на данни за вашия бизнес или създаване на съдържание за разрастване на бизнеса ви, може да не са толкова лесни.

Това е мястото, където създаването на изчерпателно ръководство, което вашият екип да следва, е от изключителна важност. Това не само ще ви спести време в дългосрочен план, така че вашият екип няма да трябва непрекъснато да ви задава въпроси, за да разбере как да изпълни задачата ефективно, но това ще гарантира, че работата, която вашият екип върши, отговаря на вашите очаквания.

Следователно определянето на ясни насоки и планове, които вашият екип да следва предварително, помага на целия ви екип да работи ефективно. По този начин вашият екип разполага с всички необходими ресурси и инструменти за ефективно решаване на проблеми и създаване на качествена работа, без да се налага да разчита на вас.

За по-сложни задачи, които може да объркат екипа ви, помислете за създаване на видеоклипове за обучение, които преминават през процеса от началото до края, който искате вашият екип да завърши. По този начин лицето може да преглежда видеоклипа отново и отново и ако все още е объркан, да се свърже с вас за насоки.

2. Делегиране

Въпреки че делегирането на задачи може да звучи плашещо, от съществено значение е ефективно да увеличите продуктивността си и да постигнете целите си. Трябва обаче да изграждате правилния екип, на който да делегирате задачите си. Неуспешното намиране на правилния човек(а), на когото да делегирате задачите си, може да бъде пагубно и да повлияе негативно на напредъка ви към постигане на вашите лични и професионални цели.

Някои важни правила за делегиране, които трябва да запомните, включват:

• Идентифициране на правилния човек(а) за изпълнение на определени задачи. Например, ако един човек е изключителен в създаването и организирането на данни в Excel, делегирайте такива задачи, свързани с данни, на този човек.
• Бъдете конкретни и ясни относно очакванията за това как да изпълните задачата ефективно. Въпреки това, съпротивлявайте се желанието за микроуправление тъй като това ще навреди на ефективността и производителността на вашите служители.
• Осигурете подкрепа, когато е необходимо за да гарантирате, че вашият служител разполага с всички ресурси и информация, необходими за изпълнение на задачите си.

Прочетете статията ми „Как да започнете да делегирате задачи ефективно (Ръководство стъпка по стъпка)“ за да научите повече за това как да делегирате задачите си по правилния начин.

3. Вземете експерти и консултанти

Някои неща е най-добре да оставите на експертите. Представянето на експерти и консултанти може да бъде чудесен начин да попълните пропуските в знанията, уменията и опита в настоящия си екип, които може да навредят на способността на вашия бизнес да върши най-добрата си работа възможно най-ефективно.

Експертите могат не само да увеличат максимално ефективността на вашия бизнес, но и да въведат нови идеи, перспективи и опит, за да превъзхождат бизнеса ви.

Долен ред

Времето е ограничено; обаче, използването на време може значително да подобри качеството на вашите резултати, да ви помогне да постигнете целите си по-ефективно, без постоянно да се чувствате изгорени и претоварени.

Да се ​​научите как да оползотворявате времето, като оползотворявате собственото си време и времето на другите хора, е важно, за да постигнете целите си по-ефективно, без да се налага да компрометирате здравето си или качеството на работата си.

Ако сте търсили начини или да изведете бизнеса си на следващото ниво, или просто искате да намерите повече баланс в деня си, за да изградите професионалния и личния си живот, опитайте се да оползотворите времето си.

Като умишлено използвате времето си и следвате горните начини за оползотворяване на времето си, можете по-ефективно да постигнете целите си, без да се чувствате стресирани, изтощени и принудени да жертвате качествено време с любимите хора в процеса.

TL; DR

Нямате време за цялата статия? Прочети това.

Времевият ливъридж включва постигане на най-значимия резултат с възможно най-малко усилия.

Използването на време включва използване на времето на други хора за делегиране на задачи, които те могат да извършат за вас и/или използване на технология и силата на автоматизацията за работете по-умно, а не по-трудно.

Можете да увеличите производителността, като използвате собственото си време и времето на други хора.

За да оползотворите собственото си време, задайте по-интелигентни цели , приоритизирайте и използват технологии и автоматизация.

За да използвате времето на другите хора, разработете ясни насоки и планирайте, научете как да делегирате ефективно и привлечете експерти и консултанти, които да ви помогнат в работата.

Кредит за представена снимка: Кен Лорънс чрез unsplash.com

справка