Всички имаме едни и същи 24 часа в денонощието, с които да работим, но как да изтласкате максимума от това време, за да получите реални спестяващи време резултати?

Не става дума за работа по-усилено, тъй като това ще стигне само досега, това е как планирате и структурирате времето си и след това как максимизирате времето, което сте планирали.

Ключът към тези съвети за управление на времето не е да ги правите веднъж, а да ги повтаряте отново и отново, докато не се превърнат в навици. Това е, когато околните ще си помислят, че имате повече от 24 часа на ден.

1. Планирайте седмицата си, когато сте най-организирани

Един от най-важните съвети за управление на времето е планирането на вашата седмица.

Изпълняването на тази задача по едно и също време всяка седмица не само създава спестяващ време навик, но може да има положително въздействие върху вашето мислене и благосъстояние.

Нека обясня.

Планирайки седмицата си, вие си давате редица малки положителни обещания. Всеки път, когато изпълнявате и спазвате тези обещания, вашата увереност нараства и ще се чувствате по-добре за себе си, докато правите повече.

Този подход ви спестява време, докато правите планирането, когато сте във фокусирано състояние на ума, докато планирате важното за вас. През седмицата по-малко се изкушавате да направите нещо друго по време на един от тези предварително планирани слотове, тъй като можете да си припомните, че съм планирал това по някаква причина.

Така че планирайте седмицата си и спазвайте обещанията, които сте си дали, за да видите реални спестяващи време резултати.

2. Планирайте следващия работен ден за спокойна вечер

Ако се борите със затварянето след работния ден, този подход помага да отпуснете ума си и ви позволява да се наслаждавате на вечерта си, без да се притеснявате от работата.

Всичко, от което се нуждаете, са 5-10 минути всеки ден и блокче за бележки. Той е бърз и има значителни предимства за това как управлявате времето си.

В края на всеки ден запишете около десет задачи, които искате да изпълните на следващия ден.

След това изберете една от онези задачи, които трябва да изпълните, независимо от всичко и я маркирайте с H за високо .

След това добавете М за средно до пет или повече задачи. Това са задачите, които трябва да изпълните, но ако не можете да ги завършите всички, ще бъде управляемо.

Останалите задачи се отбелязват с „L“ за ниско . Те са хубави за притежание, плюс това трябва да са лесни задачи.

С планираните задачи за следващия ден можете да оставите работата с всички тези заяждащи задачи в главата си записани и готови да се справите на следващия ден.Реклама

3. Контролирайте деня си, така че той да не ви контролира

Планирането на деня ви е най-впечатляващият съвет за управление на времето, който можете да направите. Позволява ви да контролирате деня си, вместо да оставяте деня да контролира вас.

Този подход е ясен, освен това има гъвкавост, когато работният ви ден не протича по план.

Вземете молив и бележник!

Във вашия бележник разбийте деня на 30-минутни сегменти, 09:30, 10:00 и т.н. Добавете ги ред по ред с ред или две между всеки един.

Сега погледнете работния си дневник и добавете всичко, което е фиксирано като срещи.

След това вземете крайните си задачи с висок приоритет и ги добавете във вашите 30-минутни сегменти.

Ако все още имате свободни слотове за време, не ги оставяйте празни.

Ако се борите за мотивация една сутрин, опитайте следното:

Изберете няколко лесни, бързи задачи и първо ги свършете, не се притеснявайте, ако отлагате по-трудни задачи. Правенето на лесни задачи първо ще ви даде инерция и правилното мислене, за да се справите с трудните неща.

4. Управлявайте разумно колегите, които разсейват работата

Няма значение колко добре планирате седмицата, деня или дори следващия час, ако постоянно се разсейвате. Разсейване водят до загуба на фокус и са вратата към протакането.

Този съвет за управление на времето се състои в създаването на подходяща работна среда, така че да увеличите максимално времето, което трябва да бъдете възможно най-продуктивни.

Книгата на Нир Еял Неразрушим обяснява, че ако искате да станете истински продуктивни, трябва да станете непроменими. Едно от най-големите разсейващи фактори на работното място често са нашите колеги по работа.

За колегите, които ви разсейват най-много, просто ги попитайте в началото на всеки ден, има ли нещо необходимо от вас? Правейки това, вие ги карате да планират, без те да го осъзнават, но това е според вашите условия. Това намалява шансовете за случайна заявка по-късно през деня.

5. Справете се с имейли според Вашите условия

Понякога управлението на входящата ви поща може да се почувства като работа на пълен работен ден. Можете също така да попаднете в капана на усещането, че сте свършили много работа, защото сте изпратили много имейли или сте стигнали до нулата на мистичната пощенска кутия!

Въпреки че изпращането на няколко имейла може да бъде задоволително, проблемът е, че имейлите се използват и като форма за отлагане, тъй като те са лесна резервна задача, когато не ви се иска да работите върху нещо трудно.

И така, какво правите, за да спрете това разсейване и да намалите стреса, причинен от имейла?Реклама

Планирате кога искате да четете и отговаряте на имейлите си, така че да имате контрол.

Проучване в Университета на Британска Колумбия разкри, че трябва да проверявате имейлите си само три пъти на ден и по този начин намалявате стреса.^[1]

Така че в началото на всеки ден планирайте кога ще проверите имейла си. Колко често проверявате имейлите си зависи от работата ви, но по-малко е повече и в идеалния случай не повече от три.

Този подход все още ви държи под контрол върху вашата пощенска кутия, но го правите в момент, който работи за вас.

6. Премахнете електронните разсейвания и станете присъстващи

Колко пъти на работа виждате някой да се разсейва от известие на мобилния или лаптопа си?

Известията за мобилни устройства и лаптопи ни разсейват всеки ден, но също така се превърнаха в приемливо разсейване.

В повечето работни места не е нужно да реагирате незабавно на известие, дори когато смятаме, че трябва. Това е навик, създаден от технологията.

Не трябва да е така.

Прегледайте всичките си настройки за известия на мобилния си телефон и лаптопа и оставете включени само критичните. В повечето случаи това трябва да са само телефонни разговори.

Изключвайки тези известия, вие след това проверявате имейли, месинджър и т.н. по време, което работи за вас, а не когато пристигнат.

Можете също да изключите броя на числата, който се появява в мобилни и настолни приложения. Не е необходимо да знаете колко имейла имате във входящата си поща едновременно, особено ако сте планирали кога ще проверите имейлите си.

Ако оставите тази функция на значката включена, тя създава мъчително разсейване, което ще ви отдалечи от работата и ще повлияе на времето ви.

Опитайте няколко дни и вижте положителното въздействие, което ще окаже върху управлението на времето ви. Околните също ще видят промяната, тъй като ще присъствате много по-добре у дома и на работа.

7. Натиснете таймера и отидете дълбоко с фокуса си

Спирането на задача обикновено се случва, когато сте я завършили, загубили интерес или сте били разсеяни. Средно отнема 23 минути, за да префокусирате, когато сте били разсеяни, така че трябва да направите всичко възможно, за да останете в това фокусирано състояние.^[две]

За съжаление загубата на интерес и разсейването са най-вероятните резултати от борбата с управлението на времето, така че затова настройването на таймер може да промени всичко.

Задавайки таймер, вие си обещавате, че няма да се разсейвате или да работите върху нещо друго, докато този таймер не приключи. Това малко обещание може да окаже значително влияние върху управлението на времето ви.Реклама

Можете да опитате различен период от време, за да видите какво работи за вас, например 25 минути, ако използвате Техника домат . 25 минути може да не звучат дълго, но като останете напълно фокусирани в продължение на 25 минути, ще бъдете изумени колко много можете да свършите.^[3]

8. Разберете за какво не трябва да прекарвате времето си

Всеки ден отделяме време за неща, които ни пречат да правим това, което трябва да правим - независимо дали това е разсейване като социални медии, имейл или задачи, които предпочитаме да не правим, като седмичния магазин или гладенето.

Всички тези отнемащи време дейности могат да изглеждат тривиални, но всички те се събират, когато става въпрос за управление на времето.

Може би си мислите, че трябва да направя това, но има техника, наречена списък без задължения, която може да помогне.

Не става въпрос само за пълно спиране на незасегнатите задачи. Може да става дума и за автоматизиране или делегиране на задачата .

И така, как да създадете списък без задължения?

Първо, отделете 10 минути, за да запишете всички неща, които всъщност не ви служат или ви помагат да стигнете там, където наистина искате да бъдете (например гледане на телевизия, социални медии, пазаруване на храна, почистване на къщата)

След това поставете всеки под заглавието или автоматизирайте, делегирайте или премахнете.

Автоматизирането може да бъде за вашия седмичен магазин, сега използвате компания, която доставя съставките и рецептите до вашата врата.

Делегат може да получава почистващ препарат за дома ви всяка седмица.

Елиминирането може да спре спирането на телевизора веднага щом се върнете от работа.

След като създадете списъка си без задължения, уверете се, че повтаряте процеса веднъж месечно.

Всеки месец ще печелите часове назад, които не сте осъзнали, че сте имали.

9. Разклатете мозъка си, за да увеличите максимално концентрацията си

Нашият мозък обработва хиляди мисли всеки ден; разочароващо е, че много от тях са действия, които не можем да завършим в този момент.

Нарушеният ум влияе на управлението на времето, тъй като не можем да се фокусираме с тези изключителни действия в главите си.

Ето един ясен начин да разсеете ума си:Реклама

Носете малък бележник и писалка с вас навсякъде, където отидете. Трябва да е достатъчно малък, за да се побере в джоба или чантата ви и трябва да бъде лесно достъпен. Всеки път, когато мисъл или действие се появи в главата ви, когато сте навън, напишете го.

Това може да е идея, нещо вдъхновяващо, действие, когато се приберете вкъщи, каквото и да било.

Тогава всичко, което трябва да направите, е да планирате навреме, за да сте сигурни, че ще предприемете всички тези бележки. На всеки няколко дни е достатъчно.

Като улавяте задачи на хартия, вместо да ги оставяте да се натрупват в мозъка ви, тогава можете да работите върху важното в момента във фокусирано състояние.

10. Давайте обещания на другите

Ако трябваше да дадеш обещание на себе си или на приятел, кое според теб най-вероятно ще спазиш?

В повечето случаи това ще бъде обещанието, дадено на приятеля.

Можете да използвате това във ваша полза, като споделите ангажимент, който трябва да изпълните дадена задача или проект, с приятел.

Кажете на приятеля си какво искате да постигнете, защо и до кога. След това ги помолете да се регистрират при вас в различни точки, докато не кажете, че ще завършите проекта.

Докато работите по проекта, ще имате това обещание, което сте дали на приятеля си в задната част на ума си. Това обещание, което дадохте, ще бъде двигателят да се съсредоточите и да се възползвате максимално от времето, което трябва, за да завършите проекта.

Долния ред

Всички тези съвети не изискват нищо повече от малко време всеки ден, но времето, което спестявате при използването на тези подходи, ще бъде значително.

Поставете напомняния в дневника си, за да имате предвид тези съвети, тъй като след като започнете да ги практикувате редовно, те ще станат навици.

Те могат да се използват самостоятелно, но са много по-мощни, когато се използват заедно.

С течение на времето околните ще се питат как намирате времето да постигнете толкова много за един ден!

Още съвети за управление на времето

• 10 практически начина да подобрите уменията си за управление на времето
• Как да бъдем продуктивни на работа: 9 основни правила
• 50 начина за увеличаване на производителността и постигане на повече за по-малко време

Препоръчани снимки: Валентин Антонучи чрез unsplash.com

Справка