Докато седнете да четете тази статия, предполагам, че поне веднъж вече сте изпитвали разсейване по време на работа, вероятно повече от веднъж.

Шансовете са, че може да бъдете прекъснати, преди да сте завършили четенето на тази статия.

Простата истина е, че всички ние се сблъскваме с разсейване на работното място всеки ден и обикновено на всеки един час нещо или някой може да ви накара да се разсеете.

С толкова много срещи, на които да присъствате, разговори или отстъпки от колеги, обаждания, имейли, социални известия и много други прекъсвания, често може да се почувствате като истинско предизвикателство да останете продуктивни и да свършите важните неща.

Разсейването намалява производителността и енергията ни.

Те влияят на способността ни да се фокусираме и да се придържаме към проекти или задачи достатъчно дълго, за да ги разгледаме.

Ако мислите за вашата работна седмица, сигурен съм, че можете да изброите 5 до 10 неща или хора, които са създали разсейване на работното място.

Но колко от тези разсейващи фактори се причиняват сами и колко са резултат от вашата работна среда?

Съдържание

1. Защо трябва да се отървете от разсейването на работното място?
2. 7 често отвличащи вниманието на работното място (и как да се справим с тях)
3. Долна линия
4. Повече за фокусирането

Защо трябва да се отървете от разсейването на работното място?

Почти 3 от 4 работници (70%) признават, че се чувстват разсеяни по време на работа, като 16% от хората заявяват, че почти винаги са разсеяни.^[1]

Въздействието на разсейването на работното място, според доклада, включва:

• 54% заявяват, че не се представят толкова добре, колкото би трябвало
• 50% казват, че са значително по-малко продуктивни
• 20% казват, че не са в състояние да постигнат пълния потенциал и да напредват в кариерата си

Същото проучване на Udemy цитира основните ползи от намаляването на разсейването на работното място от интервюираните:

• 75% заявяват, че получавам повече работа и съм по-продуктивна
• 57% заявяват, че съм мотивиран да дам всичко от себе си
• 51% заявяват, че съм по-уверен в способността си да си върша добре работата
• 49% заявяват, че съм по-щастлив на работа
• 44% заявяват, че доставям по-качествена работа

Основните разсейващи фактори, идентифицирани от Udemy for Business в тяхното проучване, включват приказливи колеги (цитирани от 80% от анкетираните работници) и шум в офиса (70%).

60% от анкетираните обвиняват срещите за ниска производителност, докато 58% казват, че макар да не се нуждаят от социални медии, за да си вършат работата, не биха могли да преминат през работния ден, без да проверят платформи като Facebook, Twitter и Instagram.

7 често отвличащи вниманието на работното място (и как да се справим с тях)

Проучване през 2000 г. на 2000 американски мениджъри по наемане и управление на човешки ресурси от CareerBuilder показа, че най-виновниците за разсейване са смартфони (55%), интернет (41%), клюки (37%), социални медии (37%), колеги, отпадащи от (27%), почивки за пушене или закуска (27%), имейл (26%), срещи (24%) и шумни колеги (20%).^[две]

Почти три четвърти от работодателите, анкетирани от CareerBuilder, казват, че два или повече часа на ден са загубени в производителността поради разсейване на работното място, като почти половината (43%) изчисляват, че губят три или повече часа на ден.

Проучване на 2000 души от службата за финансово управление Think Money във Великобритания съобщава, че една трета от служителите са разсеяни по време на работа до три часа на ден.^[3]

И така, представете си, ако сте имали по-малко разсейвания по време на работа и сте успели да увеличите фокуса си и да свършите повече от най-добрата си работа.

Имайки предвид тези проучвания за отвличане на вниманието на работното място, идентифицирах основните 7 отвличащи вниманието, с които вероятно се сблъсквате в момента, и някои ефективни стратегии, които да ви помогнат да ги преодолеете, за да увеличите производителността и креативността си:

1. Бъбривите колеги

Изграждането на взаимоотношения с вашия екип и колегите ви на работа е от съществено значение.

Ежедневните разговори са важни за изграждането на приятелска, съвместна култура и атмосфера в офиса, но е лесно да попаднете в безкрайни разговори и клюки.Реклама

Ако вратата ви е винаги отворена, е много лесно някой да влезе с глава в офиса, за да зададе въпроси, което ви отдалечава от продуктивната ви работа.

Как да останете фокусирани и да намалите разсейването

Ако имате проблеми с постоянно бъбривите или разсейващи членове на екипа, опитайте да проведете дискретен разговор с тях за въздействието, което има върху вашия ден.

Друга възможност е да затворите вратата на офиса си, ако имате такава. Друг метод, който да използвате, ако трябва да сте съсредоточени и концентрирани, е да сложите чифт слушалки (ако вашият офис позволява).

2. Служебен шум

Изследванията на Ким и де Уайър от Университета в Сидни разкриват, че 30% от работещите в кабинки и около 25% в офиси без дялове са недоволни от нивата на шум на работното място.^[4]

Изследванията на Ipsos и екипа на Future Workspace на Steelcase показват, че 85% от хората са недоволни от работната си среда и не могат да се концентрират. От анкетираните 95% казват, че частната работа е важна за тях, но само 41% казват, че могат да го направят, а 31% трябва да напуснат офиса, за да завършат работата.^[5]

Бяха анкетирани над 10 000 работници в 14 държави, а ключови констатации също показаха, че:

• Служителите в офиса губят по 86 минути на ден поради разсейване
• Много служители са немотивирани, непродуктивни и прекалено стресирани
• Те имат малък капацитет да мислят и работят творчески и конструктивно

Ако работите в голям или малък офис, сигурен съм, че сте преживели, че офисите могат да станат наистина силни, независимо дали става дума за разговори, телефонни разговори, музика или други шумове.

Как да останете фокусирани и да намалите разсейването

Ако имате офис, най-простото нещо е да затворите вратата, за да получите малко поверителност и фокусирано, тихо време.

Когато имате колеги, за които знаете, че създават много шум, можете ли да се обърнете към тях и да проведете тих разговор за това как техните действия влияят върху способността ви да се фокусирате? Трябва ли да работите от бюрото си?

Ако имате конкретен проект, трябва да работите там, където имате нужда от тихо, непрекъснато проучване на времето, работещо от тихо пространство във вашата сграда.

Алтернативите включват работа от вкъщи (ако е възможно) или от друго място, като парк или кафене.

В офиса винаги ще има шум и през повечето време той ще бъде поносим, ​​но понякога трябва да промените обкръжението си, за да свършите най-важната си работа.

3. Консумация на имейл

Според Тим Ферис ни трябват:

ограничете потреблението и производството на имейли. Това е най-голямото единично прекъсване в съвременния свят.

Всички знаем колко може да бъде разсейващата електронна поща.

В един типичен ден колко имейла получавате и изпращате?

Звучи ли ви познато?

Работите по важен проект и получавате известие, че сте получили имейл съобщение.

Сега имате два избора.

Можете да спрете това, което правите, да прекъснете фокуса си и да прочетете имейла, или можете да останете на задачата и да разгледате имейла по-късно.Реклама

Много хора минават през целия си ден така. Те са напълно ангажирани с работата по нещо важно и след това се появява известие по имейл.

Спирате това, което правите, превключвате към входящата си поща и четете имейла, често имейл, който е напълно без значение и не допринася нищо за текущите ви приоритети.

Тези имейли могат да създадат постоянно усещане за заетост и често водят до недовършени проекти в края на деня.

Това от своя страна може да създаде усещане, че всъщност не сме имали продуктивен ден.

Как да останете фокусирани и да намалите разсейването

Блокиране на времето

Отделете определено количество непрекъснато време за работа по проект или задача. Поемете ангажимент да не преглеждате имейли (или да отговаряте на телефонни обаждания) през този период от време.

Въз основа на съветите на Тим реших да проверявам електронната поща само два пъти на ден. Вече има огромно въздействие. Ето какво предлагам:

Работете в офлайн режим

Настройте компютъра или лаптопа си в офлайн режим и оставете имейл съобщенията да се натрупват във входящата ви поща, докато сте готови да отговорите на тях.

Вместо да преглеждате и отговаряте на имейли един по един, оставете ги да се натрупват и след това отделете фокусирано време за обработка и отговор на имейлите.

Партидният имейл отговор ще отнеме по-малко време, отколкото да им отговаряте един по един и ви позволява да останете фокусирани върху проекта, без да се разсейвате.

Проверявайте електронната поща по определено време всеки ден

Този метод беше въведен от редица мои клиенти за предприемачески коучинг и им помогна да освободят време и да останат по-фокусирани.

Вашите работни условия ще бъдат различни, затова е важно да намерите процес, който да работи за вас и другите членове на вашия екип.

Единият метод е да имате два конкретни пъти на ден, за да проверявате имейлите си, друг може би три пъти на ден - сутрин, обяд и в часа преди да тръгнете, за да сте сигурни, че сте заловени.

Ако решите да приложите тази техника, би било разумно да създадете съобщение извън офиса.

Не проверявайте първо имейла

Тази техника може да е трудна за изпълнение в зависимост от вашите обстоятелства, но ако можете, ще бъдете по-продуктивни. Ето защо.

Вместо да проверявате първо имейла, вместо това прекарайте това ценно време, когато сте по-енергични и съсредоточени, работейки върху един или два най-големи приоритета за деня.

4. Използване на смартфон (и други устройства)

Непрекъснатото гледане на телефона прекъсва работния поток и фокуса.Реклама

Според скорошно проучване на Deloitte средният човек проверява смартфона си 47 пъти на ден.^[6]

Ако използвате средно 47 пъти на ден и работите 8-часов работен ден, това означава, че може да проверявате телефона си почти 6 пъти на всеки час.

Това е достатъчно, за да разсее някого.

Всички знаем, че смартфоните и други устройства често ни прекъсват и отвличат вниманието ни от проекта или задачата, по която работим.

Лесно е да си почивате често от важните задачи, за да проверявате телефоните, часовниците и други джаджи.

Как да останете фокусирани и да намалите разсейването

Преместете телефона си на друго място

Много е изкушаващо да проверяваме телефоните си, дори ако работим по важен проект.

Решението? Поставете телефона си в чекмедже или го преместете на една ръка разстояние, за да не се изкушите да хвърлите бърз поглед.

Изключете известията

Изключете всички известия, които не изискват незабавно внимание, особено известията в социалните медии. Това включва имейл, ако сте го настроили и на телефона си.

Ако някои известия наистина имат значение, направете ги безшумни и ги скрийте от заключения екран.

5. Социални медии

Колко време прекарвате в социалните медии на работа? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Списъкът с приложения и уебсайтове, които се събират, за да изискат толкова много от нашето внимание, е почти безкраен.

Налице е постоянен поток от информация от нашите приятели и колеги, от новинарските бюра, от нашите компании. Някои от вашите колеги вероятно проверяват социалните си медии в момента, докато четете тази статия.

В TED Talk от Кал Нюпорт, автор на Дълбока работа , той каза излизането в социалните медии е все едно да отидете в казиното .

Очаквате да получите харесвания и излизате от него. Върнете се в мисленето, аз ще получа наградата следващия път. Ще получа наградата следващия път. Ще получа наградата следващия път. И просто седите наоколо и чакате известие да се появи, за да можете да се върнете.

Как да останете фокусирани и да намалите разсейването

Подобно на използването на вашия смартфон и имейл, опитайте се да зададете конкретни времеви рамки или параметри, когато ще проверявате социалните медии.

Уверете се, че всички известия са изключени, когато трябва да отделите фокусирано, продуктивно време за конкретна задача или проект.

Разгледайте тази статия, за да научите повече: 9 стъпки за изключване от социалните медии и свързване с живота отново

6. Срещи

По време на натоварена седмица последното нещо, което лидер или мениджър иска е загубен час или два, седнали в непродуктивна среща.

Ако ви попитам какъв би бил най-ефективният начин да бъдете неефективни, сигурен съм, че много от вас биха казали лоши срещи.Реклама

Срещите днес отнемат повече работни часове от всякога. Повечето служители присъстват на 62 срещи на месец, но половината от тях се считат за загуба на време.

Като цяло 31 часа се прекарват в непродуктивни срещи за средно месец, като 91% от служителите са виновни за мечтания, докато 39% признават, че са заспали.^[7]

Как да останете фокусирани и да намалите разсейването

За да бъдат срещите продуктивни и полезни, от съществено значение е всяка среща да има ясен дневен ред и ръководител.

Повече за това как да проведем продуктивна среща съм писал в статията: Как да ръководим екипните срещи по най-продуктивния начин

7. Многозадачност

Всички ние понякога трябва да изпълняваме много задачи, но колкото по-малко го правим, толкова по-добре.

Многозадачността намалява производителността и креативността. В статия за Harvard Business Review Питър Брегман отбелязва, че производителността ни намалява с 40%, когато се опитваме да се съсредоточим върху няколко неща едновременно.^[8].

Средно отнема около 25 минути (по-точно 23 минути и 15 секунди), за да се върнете към първоначалната задача след прекъсване, според Gloria Mark.^[9]

Многозадачността ни забавя , и намалява фокуса, енергията и производителността. Нашият мозък просто не може ефективно да се справи едновременно с работата по задачи.

Как да останете фокусирани и да намалите разсейването

Работете в блокове от време. Тя свежда до минимум количеството разсейване, което се поставя върху нашия все по-свързан живот. Той не само ни предпазва от разсейването на другите, но и от саморазправянето ни.

Блокирането на времето е заделяне на умишлено количество време за конкретни проекти или задачи и полагане на умишлено усилие, за да не се позволи на разсейването или намекването на другите да разчупят този фокус.

След изтичането на този блок от време, направете планирана почивка, след което започнете следващия блок от фокусирано време. Всеки блок от фокусирано време е посветен на една задача / проект или набор от подобни задачи.

Използвам метода 60-60-30 за блокиране на времето:

Работете 50 минути и направете 10-минутна почивка. Работете още 50 минути и направете още 10 минути почивка. След това отделете 30 минути за презареждане, което може да означава обяд, разходка и т.н.

Използвай Техника домат да ви помогне да работите в блокове от време.

Долна линия

Разсейването на работното място никога няма да изчезне. За да използваме ефективно времето си и да увеличим производителността и креативността, от съществено значение е да разберем какво ни разсейва и да създадем системите, които да го спрат.

Сигурен съм, че можете да се идентифицирате с поне едно от разсейките, подчертано в тази статия.

Надяваме се, че някои от екипите ще ви помогнат да преодолеете разсейките по време на работа и ще ви направят по-ефективни и продуктивни.

Повече за фокусирането

• Как да спрем многозадачността и да станем по-продуктивни
• Как да бъдем продуктивни на работа: 9 основни правила
• 10 най-умния софтуер за производителност за подобряване на работата ви
• 30 най-добри книги за производителност, които трябва да прочетете, за да увеличите производителността си

Препоръчани снимки: Система за управление на посетители Proxyclick чрез unsplash.com

Справка