Даването на ясни разбираеми инструкции е едно от онези неща, които звучат лесно, но в реалния живот всъщност могат да бъдат по-сложни, особено в офис среда или в рамките на бизнес. Смесените съобщения, предположения и множество опции означават, че полученото съобщение може да се различава от това, което всъщност имахме предвид.

По-рано тази година реших да помоля за помощ от VA (виртуален асистент) от elance.com. Никога преди не бях използвал виртуален асистент и той бързо ме научи колко е важно да давам ясна, определена посока, ако очаквате вашите инструкции да бъдат разбрани и да се действа по начина, по който искате! Това е особено важно, когато не сте изправени лице в лице, за да предадете инструкциите, тъй като когато се дават указания по имейл или се пишат, е трудно да се прецени тонът и не можете физически да посочите нещата!

Освен това моят VA е базиран в Малайзия, където английският не е неговият първи език, поради което е още по-важно да се дадат ясни инструкции!

От моя опит искам да споделя с вас моите топ 7 съвета за това как да дадете ясни инструкции и да свършите работата, която искате!Реклама

1. Не предполагайте, че те знаят какво имате предвид

Знаете какво казват те, това предположение е майката на всички грешки! Не бъдете глупакът, който предполага, че хората знаят какво имате предвид. Тъй като повечето хора във вашия офис или бизнес ще бъдат интуитивни и включени, те не са читатели на ума. Императив при предоставянето на ясни инструкции е да не приемате, че получателят знае какво имате предвид и това може да бъде за всичко - от съкращенията в индустрията до кого да се свържете в различни отдели или организации. Ще ви отнеме само няколко секунди повече, за да обясните подробностите.

Например бях инструктирал VA да използва tweetdeck (приложение, което планира предварително написани туитове), но това, че бях чувал за tweetdeck, не означава, че те са и сгреших, като предположих, че са.

2. Бъдете ясни и конкретни

Всеки обича вафла (капе се в кленов сироп, моля), но никой не харесва вафла в разговор и особено не в имейл или когато е набор от инструкции. Въпреки че не искате да се разхождате в набора си от инструкции (това би било загуба на вашето време и, честно казано, те ще се изключат след известно време), вие искате да се уверите, че вашите инструкции са ясни, конкретни и кратък. Лично аз предпочитам да не го смазвам и бих предпочел направо да разбера какво трябва да се действа или достави, вместо да направя инструкциите твърде цветисти, което само ще обърка.

Например, не просто инструктирайте да изпратите селекция от брифингите на няколко ключови заинтересовани страни, а посочете колко заинтересовани страни и на кого и какви брифинги! Често ми се струва, че помага за насочване, тъй като намалява изкушението да се разхождате и помага на вашите инструкции и действия да бъдат по-фокусирани.Реклама

3. Дайте времеви рамки

Не бъркайте нещата, като не сте конкретни с вашите времеви рамки и срокове. Това, което обмисляте възможно най-скоро, може да бъде много различен от вашите колеги. Ако смятате, че скоро са следващите няколко часа, но вашият персонал, на когото сте инструктирали, смята, че това е след няколко дни, тогава това съобщение ще има сериозни последици за всеки бизнес или проект!

4. Дайте примери

Винаги, когато е възможно, не забравяйте да давате примери. Това ще бъде особено полезно, ако те са нови в ролята или ако преди това не са изпълнили задачата. Това ще ви помогне да добавите яснота към вашите инструкции и ще ви помогне да създадете по-ясна представа за това, което искате да кажете.

Например, ако ги молите да изготвят проучване на удовлетвореността на клиентите за вашия нов продукт, може да искате да им изпратите примери за други проучвания, използвани преди, за да им дадете идея.

5. Дайте алтернативи

Когато доставяте вашите инструкции, струва си да помислите за предоставяне на някои алтернативи само в случай, че предпочитаният от вас вариант на инструкция не е жизнеспособен или наличен.Реклама

Например, бих искал да организирате среща на 20-ти този месец за 2 часа с финансовия директор. Ако те не са достъпни на 20-и, тогава следобедът на 26-и ще бъде добре, или вместо това можем да се срещнем с търговския анализатор.

Като давате алтернативи, вие упълномощавате персонала си да свърши работата с минимална суматоха и постоянна проверка отново със себе си. Красотата на задаването на някой друг да направи нещо е, че не е нужно да го правите, което ще ви спести време. Като задават алтернативи, те не трябва да продължават да се връщат при вас, в края на краищата няма да ви спести време, ако трябва да продължите да отговаряте на запитвания.

6. Задайте граници

Лично аз не съм за микро управление и поради това не съм за хората, които да продължават да проверяват с мен дали трябва да правят нещо или не. След като заданието е зададено, инструкциите трябва да са достатъчно ясни, че не са необходими допълнителни потвърждения и разяснения (въпреки това, казвайки това, очевидно е най-добре да потърсите разяснение, ако не сте сигурни!) Ако това звучи вярно при вас, трябва да се уверите, че вашите инструкции са ясни, така че да са сигурни какво правят и да не изпитват нужда да продължават да се връщат с въпроси. Както при съвет 5, задаването на граници е много важно, особено ако не можете да мислите за алтернативи по това време, тогава границите може да работят.

Например, можете да инструктирате да отидете при доставчика и да поръчате 100 броя. Ако нормалният доставчик е изчерпан, тогава е добре да използвате нов доставчик, стига да е с не повече от 10% по-скъп и да може да достави в рамките на 3 работни дни. Тук не сте били конкретни с алтернативите си, но сте достатъчно ясни за границите, за да могат да се обадят.Реклама

7. Вземете разяснения

Преди да освободите персонала си въз основа на вашите инструкции, не би било зле да потърсите разяснение от тях, за да сте сигурни, че разбират каква е задачата и какво се очаква. Можете просто да попитате в края, ако има някакви въпроси, но единственият проблем с това е, че е твърде лесно просто да се каже „не“. Или може да мислят, че разбират, или дори да са твърде срамежливи да попитат! Може би ги помолете да обобщят необходимото или какви са приоритетите / целите, за да можете да сте сигурни, че казаното от вас е чутото!

Препоръчани снимки: picjumbo чрез picjumbo.com