Срещата „едно на едно“ е решаващ и често подценяван инструмент за управление.

Това не само е честен начин да се свържете със служителите и да споделите необходимата информация с тях, но е и чудесен начин да чуете отзивите им.

Нещо още по-важно - една на една среща е възможност да се оформи опитът и възприятието на вашия служител за вас като шеф. В много случаи това, което те мислят за вас и вашия стил на управление, ще се отрази и в мнението им за цялата компания или организация, която представлявате.

Провеждането на ефективни срещи едно към едно трябва да бъде приоритет за вас като мениджър или ръководител на екип. 11-те съвета, изложени в тази статия, ще ви помогнат да се възползвате максимално от това изключително важно време.

1. Влезте в правилния начин на мислене

Правилната една на една сесия започва още преди срещата, докато подготвяте бележките си и отношението си към нея.

Виждането на една на една среща като нежелано разсейване в натоварения ви ден няма да ви отведе далеч.

Вместо това отделете няколко минути, за да изчистите ума си и да се съсредоточите върху човека, когото ще срещнете.

Започнете, като прегледате бележките си от предишния един на един с този служител, разгледайте най-новите статистически данни за тяхното изпълнение, отбележете всички оплаквания или похвали, които сте получили за тях.

2. Направете срещите „едно на едно” редовно нещо

Честотата на вашите индивидуални до голяма степен зависи от размера на вашата компания и вашия стил на управление. Някои източници казват, че подобни срещи трябва да бъдат ежеседмични, докато други заявяват, че двуседмичен или месечен график би свършил работа.

Добра идея е да зададете следващата повтаряща се среща в края на всяка текуща среща, така че и двете страни да могат да планират предварително за нея.

Помислете за честотата и продължителността, които не биха изглеждали прекалено много за вас или вашите служители, но все пак биха били достатъчни, за да поддържат всички в течение и да поддържат непрекъснат контакт.Реклама

Новите служители трябва да имат един на един по-често, поне веднъж на седмица или две седмици.

Повтарящите се индивидуални сесии превръщат споделянето на обратна връзка в рутина и насърчават култура на честност. Освен това редовните лични разговори карат служителите да се чувстват разбрани, доверени и ценени в компанията - като по този начин повишават вътрешната си мотивация.

3. Задайте ограничение във времето за срещите

Планирайте достатъчно време за тези разговори, но не ги правете твърде дълги.Никой няма да очаква с нетърпение срещи, които губят фокус и просто се влачат завинаги.

Оптималната продължителност на всяка сесия зависи и от честотата на тези срещи - например, ако се срещате всяка седмица, 30-минутна сесия може да е достатъчна. Ако се срещате веднъж на две седмици или месец, 60 минути може да са по-ефективни.

Успешни мениджъри като Анди Гроув, съосновател и бивш главен изпълнителен директор на Intel, са посъветвали да се правят индивидуални, които продължават поне един час: “

Всичко по-малко, според моя опит, подчиненият се ограничава до прости неща, с които може да се справи бързо.

4. Направете списък с теми за обсъждане

Общ план или структура за срещата може да помогне за започване на разговора - особено през първите няколко срещи. Не е нужно обаче да се придържате към плана, независимо от всичко. Вижте го по-скоро като справка, която може да помогне в случай, че разговорът закъса или се отдалечи твърде далеч от темата.

Дневният ред на срещата също може да бъде полезен, ако служителят е интровертен и няма вероятност да говори сам.

Например можете да подготвите три до пет теми, за които най-много ви е интересно да знаете. Или можете да запазите списък с въпроси пред себе си, но не забравяйте да бъдете гъвкави - не е нужно да задавате всички, ако разговорът протича естествено.

Някои идеи за въпроси, които е вероятно да дадат задълбочени отговори:

• Коя част от деня се чувстваш най-продуктивна? Чувствате ли, че ви е необходим различен график на работа, за да подобрите вашето благосъстояние и производителност?
• Кои са последните ви постижения, които ви карат да се гордеете?
• Имате ли предложения, които биха могли да ни помогнат да работим по-добре като екип?
• Има ли някой в ​​екипа, с когото трудно се работи? Бихте ли обяснили защо?
• Кои от задачите ви държат ангажирани и вдъхновени? Има ли начин да направите ежедневните си задачи по-ангажиращи?
• Кои са основните тесни места в настоящия ви проект? Мога ли да помогна по някакъв начин да го придвижа?
• Кои са нещата, които ви притесняват в работата ви или в офис средата като цяло? Чувствали ли сте се някога подценени тук?
• Чувствате ли се, че научавате достатъчно на работното си място? За кои области бихте искали да научите повече?
• Какво мога да направя, за да подобря стила си на управление или да ви подкрепя по-добре?
• По какви проекти или задачи бихте се интересували да работите по-нататък?

Про тип: Реклама

Бившият главен изпълнителен директор на Google, Ерик Шмид, започваше да се занимава лично, като сравняваше списъците си със списъците, които неговите служители бяха помолени да подготвят преди срещата.^[1]Елементите, намерени в двата списъка, са с приоритет, тъй като те вероятно ще бъдат най-належащите въпроси.

5. Поддържайте го непринудено и променете настройката

Ако се стремите да проведете честен, спокоен и искрен разговор със служителя си, помислете не само за думите и езика на тялото си, но и за атмосферата на срещата.

Вашата цел е да бъдете професионални и продуктивни, но не непременно неудобни или застояли.

Първо, намерете релаксиращо място за личен разговор. Уютните мебели, топлите цветове, офисните растения или дори различен изглед от прозореца могат да предизвикат нови идеи и предложения. Но дори не е нужно да се придържате към стая за срещи - защо не отидете на разходка или да изпиете кафе в близкото кафене?

Главен изпълнителен директор на софтуер за проследяване на производителността DeskTime, Artis Rozentals вярва, че срещите една на една трябва да се провеждат извън обичайните ограничения на офиса:

Намирам възможност да отида по-дълго на един обяд с всеки от членовете на моя екип, за да обсъдим всичко в непринудена атмосфера.

Той добавя, че неформалността не означава, че срещата се провежда без подготовка.

Преди срещата изготвям актуалните въпроси и данни и ги споделям със съответния служител, така че и двамата да сме подготвени и да водим ползотворен разговор.

6. Фокусирайте се върху служителя

Служителят трябва да бъде основният фокус на разговорите един към един. Известният американски бизнесмен и автор Бен Хоровиц препоръчва мениджърът да говори само 10% от времето , оставяйки останалата част от разговора на члена на екипа.

Не забравяйте - като човек в позицията на властта, трябва да оставите егото си настрана и да подкрепяте служителя си, както можете.

В идеалния случай разговорът ще протича естествено около всичко, което има значение за него или нея. Ако не стане, задайте отворени въпроси, които биха могли да им помогнат да изяснят позицията си и да изразят отзивите си (вж. Съвет № 4).Реклама

7. Слушайте така, както го мислите

Вашата задача не е само да оставите служителя си да говори. Също така е да слушате - активно. Това означава, че не слушате само за да бъдете учтиви. Всъщност се опитвате да разберете и запомните всичко, което се споделя.

Някои техники за активно слушане:

• Останете отворени, уверени и слушайте човека, без да правите едностранчиви заключения.
• Покажете на служителя, на който обръщате внимание, и от време на време обобщавайте какво казват.
• Проверете отново дали правилно сте разбрали някои твърдения, за да избегнете недоразумения (например „Разбрах ли правилно, че искате маркетинговият екип да се присъедини към този проект, за да избегнете допълнителни закъснения?“).
• Бъдете възприемчиви към всичко, което чувате - дори към критиките към вашата компания или собственото си представяне.

8. Споделете съответната информация

Вече споменахме, че работодателят трябва да говори по-малко и да слуша повече. Ако обаче имате нещо важно да кажете и това се отразява лично или професионално на този служител, е време да го кажете на една среща.

Подготвяте ли нов проект или стратегия, за които служителят трябва да знае? Изпробвате ли някои нови тактики за управление и бихте ли искали те да бъдат на борда? Предстоят ли нови промени, които ще засегнат компанията или вашия екип по-специално?

Уверете се, че държите всеки служител в течение, за да избегнете разпространението на клюки и дезинформация в офиса. Ако им кажете новината лично, те също ще се чувстват по-ценени и оценени.

9. Запишете бележки

Най-вероятно вие отговаряте за повече от един или двама служители, така че не бива да разчитате на паметта си, за да отбележите всички важни точки, които всеки член на екипа повдига.

Не се препоръчва обаче да пишете бележки на компютъра си по време на срещата. Защо?

Отвореният лаптоп може лесно да бъде интерпретиран като разсеян и не особено заинтересован от разговора.

Така че ще трябва си водете бележки по старомодния начин - като ги запишете в тетрадка, дневник или лист хартия.

Воденето на бележки позволява на члена на вашия екип да види, че активно участвате в срещата и че изложените точки ще бъдат взети под внимание. С други думи - че това не е просто загуба на тяхното време.

10. Тръгнете със задача или храна за вкъщи

Подобно на всичко останало, свързано с бизнеса, една на една среща трябва да има цел и резултат, който може да бъде постигнат. С други думи, уверете се, че вие, вашият служител или, в идеалния случай, и двамата, напускате с елемент за действие или задача, която трябва да бъде изпълнена.Реклама

За да затвърдите това, изпратете бърз имейл след този на една среща, като преразгледате основните неща, които сте прегледали. Това ще гарантира, че и двамата сте на една и съща страница и сте наясно със следващите стъпки, които всяка страна трябва да предприеме.

Обобщеният имейл ще отнеме още няколко минути от времето ви, но несъмнено ще се окаже полезен в дългосрочен план.

11. Не пренебрегвайте лично с отдалечените си работници

Днес все повече мениджъри работят с екип, който частично (или изцяло) се състои от отдалечени работници. Ако сте един от тях, знайте това:

Срещите едно към едно са още по-критични, когато става въпрос за вашия отдалечен екип.

Защо? Защото можете да усещате настроенията на вътрешния си екип всеки ден в офиса. В същото време може да нямате представа за това как се чувстват вашите възложени или отдалечени служители.

Главен изпълнителен директор на стартиране на печат при поискване Печатни , Davis Siksnans, управлява компания с 500 служители, обхващащи два континента. Освен че има тримесечни срещи за всички служители, той изисква мениджърите да имат редовни индивидуални срещи с всеки от членовете на екипа си,^[2]в допълнение към двугодишните прегледи на изпълнението.

Той посочва:

Това е чудесен начин да покажете, че мениджърите се грижат за представянето и благосъстоянието на служителя. Появяват се теми, които в противен случай не биха се появили в редовна дискусия, като например музиката, която се пуска в офиса, например.

Санта Лис-Крузе, директор на HR в Printful Latvia, е съгласна с Дейвис и реклами:

Разговорите трябва да се изграждат на основата на прозрачност и взаимно доверие. Тук е моментът да попитате как се справя човекът, за неговия баланс между работата и личния живот, здравето, извънработните дейности и др. Със сигурност трябва да попитате дали и как можете да помогнете с каквото и да било.

Вижте „Очи в очи“ със служителите си

Като мениджър трябва да сте последователни във всичко, което правите - и една по една срещи не са изключение. Не е задължително те да се провеждат всеки ден или дори всяка седмица, но трябва да сте ангажирани с тях всеки път.Реклама

Не забравяйте - вашата основна цел е да подпомагате представянето на вашия служител. Редовният личен чат с всеки от хората, които ви докладват, ще ви помогне да забележите увеличаване на ангажираността на служителите. И това вероятно ще доведе до подобрена фирмена култура и по-висока производителност за цялата компания.

Още съвети за лидерство

• 5 вида лидерство, които ви помагат да изградите екип с висока производителност
• Овладейте тези 10 управленски умения, за да станете силен лидер
• Лидерство срещу управление: Едното по-добро ли е от другото?
• 15 най-добри книги за лидерство, които всеки лидер трябва да прочете, за да постигне успех

Препоръчани снимки кредит: rawpixel чрез unsplash.com

Справка