По време на натоварена седмица последното нещо, което лидер или мениджър иска е загубен час или два, седнали в непродуктивна среща.

Ако ви попитам какъв би бил най-ефективният начин да бъдете неефективни, сигурен съм, че много от вас биха казали лоши срещи.

Срещите днес отнемат повече работни часове от всякога. Днес лидерите прекарват около половината седмица в събрания.^[1]Според изследване на TED една трета от това време се губи за безсмислени, лошо провеждани срещи .

Проучване на Clarizen съобщава, че работниците смятат срещите за състоянието за загуба на време и че почти 50% от анкетираните предпочитат да отидат в DMV или да гледат как боята изсъхва.^[две]

В статия за Harvard Business Review,^[3]трима консултанти от Bain докладват резултатите от учение, в което анализираха графиците на Outlook на служителите на неназована голяма компания - и стигнаха до извода, че една седмична изпълнителна среща отнема 300 000 часа годишно.

И това общо, пишат авторите, не включва работното време, прекарано в подготовка за срещи.

На колко срещи сте присъствали, където няма ясен дневен ред или цел?

Колко от вас са седнали на срещи, които прескачат от тема на тема без ясен план за действие в края на срещата?

Ако сте напуснали срещи по-объркани, отколкото когато сте пристигнали, моля, вдигнете ръка.

Срещите не трябва да бъдат нещо, от което се страхуваме и издържаме. Те не трябва да бъдат нещо, от което се вкарваме и излизаме.

Трябва да намерим начини срещите да бъдат много по-умишлени, енергизиращи и продуктивни, които да дадат реални, осезаеми резултати.

И така, как да ръководим екипните срещи по-продуктивно?

Ето 10 начина, по които лидерите и мениджърите могат да започнат да водят срещи на екипа, които са продуктивни и ефективни и полезни за всички участващи:Реклама

1. Рамкирайте всяка среща по положителен начин

За да накарате всички в стаята да бъдат настроени позитивно и заредени с енергия за срещата, чудесна отправна точка е да накарате всички в стаята да споделят нещо, в което са постигнали напредък или са развълнувани.

Това веднага задава тона и посоката на цялата среща.

Вместо хората да имат негативно мислене относно необходимостта да присъстват на срещата, те идват от място на позитивност, принос и позитивност.

2. Имайте ясен лидер в стаята

Каквато и да е целта на срещата, някой в ​​стаята трябва да поеме ръководството и ръководството на срещата.

Това лице ще определи дневния ред на срещата, ще се увери, че тя не се отклонява от темата и ще гарантира, че срещата ще остане в рамките на уговорения срок.

Те често ще докладват за напредъка, ще дават яснота за това какво трябва да се случи след срещата и ще получават ангажираност от хората в срещата за бъдещи действия.

Ако никой не поема контрола, хората с най-големи личности или най-големи мнения могат да доминират и да спрат по-тихите личности да допринасят.

3. Имайте правилните хора в стаята

Помислете за последната страхотна среща, на която бяхте ... Срещата беше пълна с хора, съставящи числата, или беше пълна с хора, които допринасяха и даваха информация?

Предполагам, че беше последното.

За да проведете наистина продуктивна среща, отделете време, за да прецените кой ще участва.

Искате хора в стаята, които ще добавят стойност, които са активни сътрудници, имат предишни познания, вземат решения, предприемат действия и които ще бъдат пряко засегнати от резултата от срещата.

Бъдете предпазливи да запълвате стаята, освен ако не е задължително, с хора, чиято мотивация да бъдете там е или статус, или страх да не пропуснете нещо.

Съсредоточете се върху намирането на хора в заседателната зала, които ще донесат продуктивен принос, а не пасивни странични наблюдатели.Реклама

Ако имате автономията да организирате вашите срещи, както искате, съсредоточете се върху това, за да получат най-продуктивни резултати.

4. Използвайте уникалните силни страни на хората в различни срещи

Не всички във вашата компания или екип са подходящи за всяка среща.

Чудесен съвет за създаване на продуктивни срещи е да изясните какви срещи членове на екипа трябва и не трябва да бъдат част.

Не мислете за просто запълване на стаята, бъдете избирателни да поканите хора, за които знаете, че ще дадат най-голям принос.

Всички имаме различни силни страни. Някои от членовете на вашия екип ще се справят чудесно в срещи за мозъчна атака, докато други може да се стресират при мисълта да участват.

Същото се отнася и за срещите за процеса и състоянието.

Когато става въпрос за създаване на най-голямо въздействие от срещата, важно е да прецените каква енергия искате в стаята и кой може да донесе правилната стойност на срещата.

Ако имате яснота относно това, осигурете правилните хора в стаята.

По време на корпоративната си кариера водех мозъчна атака, стратегии и срещи за състоянието. Знаех, че различни членове на екипа ще донесат различни набори от умения на определени срещи.

Един от моите старши директори беше по-скоро стратегически, отколкото креативен, така че бих се уверил, че тя е номер едно в моя екип за стратегическите срещи. Но я държах настрана от мозъчните атаки в полза на други членове на екипа.

Друг член на екипа беше страхотен стратегически плановик, така че бих гарантирал, че тя е участвала както в мозъчна атака, така и в стратегически срещи. По време на срещите за мозъчна атака нейната ценност беше да мисли за плана и стъпките за действие, необходими за изпълнение на творческите идеи.

Водещите продуктивни срещи често са свързани с това да бъдеш диригент на страхотен оркестър. Ако нямате подходящите допълнителни инструменти и изпълнители в стаята, като си сътрудничите и работите в хармония, резултатът може да бъде голяма бъркотия. Но ако съберете правилните изпълнители, резултатите могат да бъдат вълшебни и вдъхновяващи.

5. Завършете срещите с ясни стъпки за действие и отговорности

Помислете за последната среща, на която бяхте, шансовете са много чудесни разговори, ценни входове и прозрения.Реклама

Но какво се случи в края на срещата? Всички ли поехте по своя път, или имаше ясни стъпки за действие и отговорности?

Струва си да отделите време в края на всяка среща, за да накарат всички да споделят най-голямата си информация.

Това засилва приноса и сътрудничеството и гарантира, че всички излизат от срещата с ясна перспектива за стойността на срещата.

За да затвърди това допълнително, отговорността на ръководителя на срещата е ясно да изложи стъпките за действие, личните отговорности и сроковете за предприемане на действия по ключовите елементи на срещата.

6. Създайте ясна цел за срещата

Да останеш на път е едно от най-трудните предизвикателства за провеждането на ефективна, продуктивна среща. Причината за това е, че много срещи се организират без ясна цел или дори дневен ред.

Някои срещи се случват просто защото някой може да е решил, че ще имате седмична среща по състоянието.

Ако се обърнете към подобни срещи, без ясното разбиране за какво конкретно става въпрос, какъв е дневният ред или какви са приоритетите на срещата, може да почувствате, че срещата е загуба на вашето време.

Когато сте наясно с целта на срещата, ще бъдете по-ангажирани, ще знаете какво да подготвите предварително и ще знаете какви са желаните резултати от срещата.

7. Дръжте събранието изправено

В статия в Journal of Applied Psychology авторите установяват, че заседанията за сядане отнемат 34% повече време от срещите за изправяне.^[4]

Ако установите, че вашите заседания за сядане не са толкова продуктивни, колкото искате, променете нещата и накарайте всички участници да се изправят.

8. Направете срещите по-кратки

Ако имате ясна цел и дневен ред за срещата, трябва да имате представа колко дълго трябва да продължи срещата.

Много срещи, които съм преживявал в миналото, са имали календарна покана за 45 минути или 60 минути. Някои срещи всъщност приключиха по-рано, но тъй като сроковете бяха определени за определено време, срещата продължи без действителна причина.

Започнете да задавате срещи с по-кратък интервал от време, било то 30 минути или 40 минути, и проверете дали срещите стават по-продуктивни и ефективни.Реклама

Нашата продължителност на вниманието и нивата на енергия могат да започнат да отпадат, колкото по-дълго продължава срещата.

9. Начало и край навреме

Никой не иска да бъде държан в очакване на срещите да започнат и трябва да пренасрочва, ако срещите превишат.

Ако провеждате срещи, които започват навреме и приключват навреме, участниците знаят какво да очакват и знаят да се появят навреме.

Ако членовете на екипа изберат да не пристигат навреме, може би е разумно да имате отделна среща с този човек, за да стане ясно, че очаквате те да пристигнат навреме.

10. Променете околната среда

Ако установите, че срещите се забавят или стават застояли, може би е време да промените обкръжението си.

Имах някои от най-продуктивните си срещи, просто като напуснах офиса и отидох на вдъхновяващо място, или имах среща или две в местен парк.

Долния ред

Срещите не изчезват. Те са неизбежна и съществена част от корпоративния и бизнес живота.

Но за да сме сигурни, че те не са просто загуба на време и са ефективен начин за сътрудничество и работа за постигане и постигане на основни цели и проекти, трябва да организираме срещите така, че те да са полезни, продуктивни и да доведат до осезаеми резултати.

Трябва да се научим как да водим продуктивно и ефективно срещите на екипа.

Ако предприемете действия по съветите и стратегиите, които изложих за това как да водите срещи на екипа по най-продуктивния начин, ще гарантирате, че ще увеличите максимално силите и умствената енергия на всички в стаята.

Срещите ви вече няма да бъдат нещо, което вие и екипът ви се страхувате или се опитвате да избегнете. Вместо това срещите ще се превърнат в начин да се свържете отново, да станете креативни, да вземете решение за стратегия, да получите подкрепа, да отпразнувате напредъка и да генерирате продуктивна инерция.

Още ресурси за производителността на работното място

• 15 тайни за провеждането на срещи като най-добрите иновативни компании в света
• Борба с производителността на работното място? 12 съвета за получаване на повече
• Внимателното изкуство на делегирането
• Как да бъдем по-продуктивни: 4 малки ощипвания, които ще умножат 10 пъти вашата производителност
• 12 тайни за супер продуктивна среща, които трябва да знаете

Препоръчани снимки: Създатели на кампании чрез unsplash.com

Справка