КАК ДА СЪЗДАДЕТЕ СПИСЪК СЪС ЗАДАЧИ, КОЙТО СУПЕР ПОВИШАВА ВАШАТА ПРОИЗВОДИТЕЛНОСТ

6:00 часа е, а вие току-що сте се събудили. След душа е време да закусите, да уловите новините, като прочетете сутрешния вестник и след това да започнете работата си. Чувствате се отпуснати и щастливи. Имате много високи очаквания за деня и искате да бъдете максимално продуктивни със списъка си със задачи.

Превъртайте напред до 14:00 същия ден. Работите набързо и едва успяхте да вземете почивка за обяд. Започвате да се чувствате леко стресирани и уморени поради натоварения график. Освен това изглежда, че трябва да се върнете към определени задачи и да ги поправите, защото не сте имали време да се фокусирате правилно върху тях.

Искате да намерите бутон за нулиране, за да можете да започнете деня си отначало с различна стратегия.

Това, което вероятно сте изпитали, е следното: планирахте деня си предната вечер и чувствахте, че сте отгоре на задачите си. Нещата обаче започнаха да се объркват, когато продължавате да добавяте задачи към списъка си и накрая списъкът ви със задачи беше дълъг много мили. Списъкът ви със задачи също съдържаше задачи, които беше почти невъзможно да се свършат за един ден.

Другата точка, която допринесе за вашия забързан и стресиращ ден, беше да не разберете колко време ще отнеме изпълнението на определена задача и кога да я изпълните. Ако разполагате с тази информация, щеше да е по-лесно да разберете правилния момент за изпълнение на задачата.

И накрая, наистина нямаше никаква гъвкавост във вашите планове. Забравихте да добавите буфер между задачите и разбрахте, че определени задачи са много по-големи от това, което изглеждат навън.

Но знаете ли какво - само тези причини не бяха основната причина за стреса и заетостта ви. Продължавайте да четете, за да разберете какво е било това.

Съдържание

Какво хората грешат в списъка със задачи
Компоненти на страхотен списък със задачи
Как да създадете списък със задачи, който повишава вашата производителност
Долния ред
Още съвети за производителност

Какво хората грешат в списъка със задачи

Наистина ли знаете какво трябва да правите?

Колко време всъщност отделихте за планирането на деня си - само 5 минути, докато телевизорът ви разсейваше?

Ако е така, тогава това е може би най-голямата причина денят ви да стане толкова стресиращ.Реклама

Когато планирате дните си, трябва наистина да разберете задачите, които предстои да направите, и какво е необходимо, за да ги изпълните. Това е необходимо, особено при важни задачи, защото можете да постигнете напредък в задачите, които са от най-голямо значение.

Липсата на време, отделено за планиране, също ще бъде показана като твърде много големи задачи, натъпкани във вашия ежедневен списък. Ако не сте разделили задачите на по-малки парчета, вероятно няма да ги изпълнявате през деня. Това от своя страна ви кара да се биете, че не сте попълнили списъка си със задачи.

И накрая, не се отнасяйте към създаването на списък със задачи като към някакво вторично нещо, което се опитвате да направите възможно най-бързо. Всъщност, когато обърнете повече внимание на списъка със задачи на следващия ден, толкова по-вероятно е списъкът да бъде реалистичен и по-малко стресиращ за вас.

Компоненти на страхотен списък със задачи

Когато говоря за добър списък със задачи, считам, че тези характеристики са част от него:

Балансиран

Списъкът със задачи съдържа както важни, така и по-маловажни задачи. Нека си признаем: въпреки че всички бихме искали да работим само върху важни задачи (например свързани с целите), трябва да се погрижим и за по-маловажните задачи (като изпълняване на поръчки, грижа за домакинството ви или други ежедневни неща ).

Достатъчно гъвкавост

Какво се случва, когато сте планирали задача, но не сте в състояние да се погрижите за нея? Имате ли план Б на място? Ако не, опитайте се да разберете алтернативното действие, което можете да предприемете в тези сценарии.

Време за преходи

Разберете, че времето за преход също ви изяжда времето. Уверете се, че когато планирате списъка си със задачи, това време също е включено във вашите планове. Добавянето на допълнителен буфер между задачите ще направи списъка ви по-гъвкав и реалистичен.

Не прекалено много задачи за един ден

Да ви даде точна цифра колко задачи трябва да имате в ежедневния си списък е трудно. Зависи от вашата ситуация, но съм готов да кажа, че всичко между 5-10 задачи трябва да е достатъчно за един ден.

Разберете, че определени задачи са много бързи, така че е по-лесно да включите повече и да организирате задачите си в определени дни. Просто се уверете, че в списъка има и важни задачи, за да можете да продължите с по-големите си проекти.

Щит за защита

Изградете защитен щит около вашия списък със задачи, така че възможно най-малко задачи да попаднат в списъка ви и че броят на елементите във вашия списък няма да се увеличава през деня.Реклама

В първия случай се опитайте да премахнете източниците за задачите си. Това става чрез намаляване на вашите ангажименти и ограничаване на проектите, които имате. Факт е, че колкото повече ангажименти (или проекти) имате, толкова по-вероятно е те да свършат като задачи за вашия ежедневен списък.

Във втория случай направете списъка си затворен. Научих тази концепция чрез четене Направи го утре и други тайни на управлението на времето от Марк Форстър. За да създадете затворен списък със задачи, всичко, което трябва да направите, е да начертаете линия под последната задача от списъка.

Когато направите това, нямате право да добавяте нови задачи към списъка си през деня. Това гарантира, че броят на задачите всъщност намалява с течение на деня.

Как да създадете списък със задачи, който повишава вашата производителност

За да направите списък, който всъщност можете изпълнете на следващия ден , направете следното:

1. Елиминирайте излишните задачи

Прегледайте ангажиментите си и решете дали наистина имате нужда от всеки един.

Например бях активен член на нашия местен компютърен клуб в моя град, но след това осъзнах, че вече нямам достатъчно време за тази дейност. Въпреки че все още съм член на клуба, вече не участвам в неговите дейности. Това елиминира задачите, свързани с този ангажимент.

2. Не бързайте да планирате списъка

Не бързайте да създавате списъка си със задачи - отделете малко време на фазата на планиране. Ако е необходимо, изолирайте се за частта за планиране, като отидете в отделна стая в дома си (или дори да излезете навън). По този начин можете действително да премислите задачите, преди да ги включите в списъка си със задачи.

Опитайте се да прекарате поне 15 минути със списъка си, когато го планирате.

3. Преместете важните задачи в началото

Когато планирате деня си, уверете се, че важните задачи са в началото на вашия списък. Това гарантира, че изпълнявате тези задачи възможно най-бързо.

Например като блогър се уверявам, че имам задачи за създаване на съдържание в началото на моя списък. Веднага след като се събудя, атакувам тези задачи веднага и те се изпълняват, преди да отида на работа.Реклама

4. Проследете повтарящите се задачи

Възможно е да имате повтарящи се задачи във вашия списък, но знаете ли колко време отнемат за изпълнение?

Ако не го направите, уверете се, че сте проследили известно време, за да разберете. Това ви помага да планирате по-добре деня си, тъй като знаете колко време отнема дадена задача и дали в графика ви има определен интервал от време, когато задачата може да бъде изпълнена.

5. Партидни подобни задачи

Погледнете списъка си и разберете дали има подобни задачи, които можете да обработвате групово. По този начин можете да извадите определени задачи от списъка си по-бързо и лесно.

6. Дефинирайте задачите по-подробно

Не включвайте само задача като изграждане на уебсайт в списъка си; уверете се, че сте разделили задачата на по-малки парчета. Колкото по-малки са задачите, толкова по-лесно е да ги изпълните преди датата на падежа.

7. Извършете предварително предварителна работа

Уверете се, че сте се подготвили предварително за определени задачи.

Например, аз пиша контурите за моите публикации за гости в неделя, за да ми е по-лесно (и по-бързо) да започна да пиша действителните публикации, когато се събудя. С малко подготвителна работа ускорявам нещата и се уверявам, че задачите се изпълняват, когато дойде правилният ден.

8. Автоматизирайте поддръжката

Естествено, можете да използвате подход с химикал и хартия към личния си списък със задачи, но се опитайте да се възползвате и от технологията. Всъщност опитайте да намерите инструмент, който да се грижи за поддържането на вашия списък със задачи вместо вас. Моят предпочитан инструмент е Нозбе , но има други приложения за управление на задачи че можете да опитате и вие.

9. Знайте вашите типове задачи и вашия график

И накрая, когато планирате деня си, задайте си следните въпроси:

Какво друго имам в графика си?

Този въпрос се отнася до вашия личен график. Например, ако пътувате, уверете се, че вашият списък отразява този факт. Не се опитвайте да препълвате списъка си с твърде много задачи, тъй като е по-вероятно да направите само малка част от тях.

Задачата вратар ли е?

Този въпрос задава дали задачата блокира други задачи, които трябва да бъдат изпълнени.Реклама

От време на време може да имаме задача, за която първо трябва да се погрижим. След като направите това, едва тогава можете да се погрижите за следните задачи.

Когато се съсредоточите върху създаването на вашия списък със задачи съсредоточено, ще можете лесно да забележите вратарите.

Имам ли айсберги в списъка си?

Този въпрос задава въпроса дали вашата задача всъщност е много по-голяма от това, което изглежда. Понякога, когато започнете да работите по дадена задача, скоро ще осъзнаете, че тя е много по-голяма от това, което първоначално сте мислили (сравнете ги с айсберги, където само върхът на айсберга е над водата, но по-голямата част от леда е отдолу) .

Още веднъж, когато се съсредоточите достатъчно върху вашия списък със задачи по време на фазата на създаване, е по-лесно да откриете тези айсберги и да разделите задачите на по-малки, по-управляеми парчета.

Устойчиво ли е разсейването на задачата?

Не всички задачи са създадени еднакво: някои толерират повече разсейване, докато други изискват цялото ви внимание.

Например мога да проверя потока си в Twitter или да направя проста поддръжка на блогове, дори когато съм около семейството си. Тези задачи са устойчиви на отвличане на вниманието и мога да се грижа за тях, дори ако не съм им обърнал пълното внимание.

Долния ред

Ако все още ви е трудно да постигате ежедневните си задачи в списъка си със задължения, не забравяйте да анализирате причините, поради които това се е случило. Ако не, не бийте себе си за това, че не сте завършили списъка си със задачи.

Никой не е съвършен и ние можем да се поучим от грешките си.

Необходима е малко практика, за да създадете страхотен списък със задачи. След като обаче се научите да слагате всички парчета, нещата ще изглеждат много по-добре и като цяло ще бъдете по-продуктивни.