Без значение колко сте организирани, колко заедно сте в системата си, колко внимателни сте за обработката на вашата пощенска кутия, съставянето на списък със задачи и работата с календара ви, ако не спирате от време на време, за да погледнете голямата картина, ще бъдете съкрушени . В крайна сметка просто отговаряйки към това, което ви е хвърлено, вместо активно създаване условията на вашия живот.

Почти всеки експерт по производителност препоръчва някакъв преглед, независимо дали става дума за формален процес, който сте извършили (както препоръчва Дейвид Алън), или просто за няколко минути от мен, за да помисля къде се намирате. Въпреки че няма нищо вълшебно в седмицата като единица време, правенето на подобен преглед седмично изглежда работи най-добре - това е блок от време, който е много дълбоко вкоренен в нас като единица за планиране.Реклама

Въпреки че има много вариации по темата за рецензия. основната идея е една и съща, без значение каква система гледате. Седмичният преглед се свежда до три въпроса:

1. Какво трябва да направя през следващата седмица?
2. Какво правя погрешно, което трябва да се поправи?
3. Какви нови неща трябва да направя, за да продължа живота си в посоката, в която искам да върви?

Подготовка за вашия преглед

Докато някои хора успяват да се справят добре, като правят своя преглед, когато намерят време, за повечето хора отделянето на отделно време за преглед всяка седмица ще бъде много по-ползотворно. Това трябва да е навик, редовен ангажимент, който запазвате при себе си.

• Планирайте седмичния си преглед във вашия календар. Позволете си поне час, за предпочитане два.
• Завършете цялата си работа преди да започне прегледът.
• Вземете се удобно. Може да искате да отидете някъде, което не свързвате с работата.
• Отделете 5-10 минути тихо време. Медитирайте, рисувайте или просто се взирайте в главата - каквото е необходимо, за да поставите буфер между вас и ежедневните ви неща.
• Имате какво да пишете в / върху.
• Уверете се, че няма да ви безпокоят. Това е вашето време!

Седмичният преглед на GTD

Вече написах доста задълбочен преглед на седмичния преглед, както е дефиниран от Дейвид Алън, така че ще започна, като повторя казаното там. Според Алън седмичният преглед трябва да се състои от следните стъпки:Реклама

1. Съберете всичките си свободни хартии и ги сложете във входящата си поща за обработка.
2. Обработвайте бележките си за събиране на всякакви елементи за действие, срещи, нови проекти и т.н.
3. Прегледайте предишните си календарни данни за да ви напомня за всякакви идеи, задачи и т.н., които може да не сте уловили по това време.
4. Прегледайте предстоящия си календар за да видите дали има нови действия, които трябва да добавите към списъците си.
5. Изпразнете главата си. Запишете всичко, което в момента ви е на ум или привлича вниманието ви.
6. Прегледайте списъците си с проекти за да определите състоянието на всеки проект и дали има някакви действия, които трябва да предприемете, за да придвижите всеки от тях напред.
7. Прегледайте следващите си списъци с действия. Актуализирайте ги, като маркирате всички действия, които вече сте извършили. Използвайте завършените действия като тригери, за да ви напомнят за всички по-нататъшни стъпки, които трябва да предприемете, а не да е извършено действие.
8. Прегледайте чакащите списъци. Добавете подходящи последващи действия към вашите списъци с действия. Отметнете всичко, което вече сте получили.
9. Прегледайте всички съответни контролни списъци.
10. Прегледайте някой ден / може би списък и решете дали има нещо, което сте готови да преместите в списъка си с активни проекти.
11. Прегледайте вашите файлове за поддръжка на проекти за да сте сигурни, че не сте пропуснали нови действия, които трябва да предприемете.
12. Бъдете креативни и смели. Това е най-трудната и най-лошо описаната част от процеса в книгите на Алън, което е твърде лошо, тъй като тук се случва магията. След като изчистихте съзнанието си от всичко, което трябва да направите в момента, отделете време да измислите нови идеи - рискови, креативни и т.н. По същество сесия за мозъчна атака в свободна форма около темата какво мога да правя?

Тези стъпки следват тристепенен формат:

1. Ясно: Завържете всички свободни краища от предишната седмица, за да можете да обърнете поглед към бъдещето.
2. Вземете актуална: Планирайте стъпките, които трябва да предприемете през следващата седмица, за да напреднете по проектите, по които работите в момента.
3. Бъдете креативни: Помислете и започнете да планирате неща, които бихте могли да правите, за да преместите живота си в нова посока или да преминете напред към сегашното си ниво.

Друг поглед върху седмичния преглед

Предпочитам да мисля за седмичния си преглед като набор от въпроси, на които трябва да отговоря, а не като набор от стъпки, които трябва да избягам. Въпреки че все още се опитвам да правя ревю всяка седмица (на всеки две седмици изглежда по-практично за мен, все пак), правя и няколко мини-ревюта, колкото времето позволява между пълните рецензии.

Мини рецензията се състои само от няколко въпроса:Реклама

1. Какво трябва да работя през следващите няколко дни?
2. Какви срокове имам предстоящи?
3. Има ли нови проекти, по които имам време да започна да работя?

Правя това с моя Moleskine пред мен, като изброявам задачи, докато обмислям всеки от тези въпроси. (По-късно ще ги прехвърля в системата си за управление на задачите - мини преглед за мен е по-скоро заснемане, отколкото обработка.)

Смисълът на мини-ревюто е само да се уверя, че оставам на път и не позволявам на нещо важно да пропадне през пукнатините. Когато седна да направя пълен преглед, съм по-загрижен за начина, по който протича живота ми като цяло. Пълният преглед се състои от следните въпроси:

1. Какво трябва да работя през следващите няколко дни?
2. Какви срокове имам предстоящи?
3. Има ли нови проекти, по които имам време да започна да работя?
4. Какво се обърка през последната седмица? Какви уроци мога да науча от това?
5. Какво се случи точно през последната седмица? Как мога да се уверя, че се случва повече от това?
6. Колко добре спазвам всичките си задължения и задължения?
7. Какво предстои, за което трябва да съм подготвен?
8. От каква помощ се нуждая?
9. Допринася ли всичко, което правя, за напредъка ми към целите ми? Какво мога да направя за нещата, които не са?
10. Доволен ли съм от това къде съм? Какво бих искал да променя?
11. Какви са целите ми за следващата седмица? Месец? 90 дни?

Харесва ми формата на въпросите / отговорите по-добре от поетапната стъпка на Алън, защото а) Правя повечето ежедневни неща всеки ден и б) Харесва ми, че фокусът на (повечето) от тези въпроси е по-скоро аз отколкото моите неща.Реклама

В крайна сметка това е смисълът на рецензията - не да се справяш с нещата, които трябва да правиш, а да се регистрираш сам. И това е важно - ние сме склонни да се противопоставяме да се вглеждаме твърде отблизо в себе си, независимо дали се чувства егоистично или нарцистично, или защото се страхуваме от това, което ще открием, ако се вгледаме твърде внимателно .

Ако това ви звучи прекалено гъсто, тогава вероятно се нуждаете от него повече от повечето. Защото, както продължавам да казвам, смисълът на всички тези неща за производителност не е да се правят повече. Това е да водиш по-добър живот.