Намирането на ефективен и успешен мениджър, който не знае как да управлява правилно времето си и служителите си, е малко като намирането на еднорог. Няма, защото те не съществуват. На всеки се дава равен брой часове през деня, за да изпълни задачите, които се нуждаят от тяхното внимание, как ще използвате времето си, в крайна сметка ще определите дали сте успешни в изпълнението на тези задачи.

Независимо дали сте мениджър за първи път или просто се нуждаете от малко опреснителен курс, обучението и прилагането на подходящи умения за управление на времето ще допринесат значително за успеха във вашата кариера.

Преди да преминем към ефективните умения за управление на времето за мениджърите, нека обсъдим защо и какво по отношение на управлението на времето. Управлението на времето е просто метод за организиране на това как най-добре да се използват 24-те часа в деня за изпълнение на лични и професионални задачи.

Матрицата на Айзенхауер, разработена от президента на САЩ Дуайт Айзенхауер, разби управлението на времето на четири групи:^[1]

Правете първо, планирайте, делегирайте и не правете.

Всички умения за управление на времето попадат някъде в тази матрица. Да се ​​научите ефективно да разделяте времето и задачите си ще ви позволи да постигате цели и успешно да ръководите екипа си - без да губите здравия си разум.

1. Знаете как правилно да планирате цели

Веднъж Бенджамин Франклин каза:

Ако не успеете да планирате, планирате да се провалите.

Бащата основател наистина удари гвоздея и главата е да се научите как правилно да планирате целите на вашия екип. Що се отнася до целите, трябва да задавате ежедневни, седмични, месечни и дори годишни цели, които могат да бъдат разделени на управляеми задачи.

Например, ако имате за цел да увеличите трафика към уебсайта на компанията с 10 процента в течение на една година, ще трябва да зададете измерими етапи седмично, месечно и на шестмесечната марка, за да поддържате целта на път .

Разгледайте тези ръководства за определяне на краткосрочни и дългосрочни цели:

• Как да си поставим краткосрочни цели за успешен и добре изпълнен живот
• Надеждният начин за поставяне на дългосрочни цели и постигане на успех

2. Добрата комуникация ще промени света

Добрата комуникация може да създаде или прекъсне всяка връзка - лична или бизнес - и когато мениджърът се бори с управлението на времето си, комуникацията често страда. Ако обаче мениджърът отдели време да изслуша и да общува ясно с екипа и клиентите си, това може да промени всичко в успеха на бизнеса.

Не забравяйте да общувате редовно с членовете на вашия екип, за да сте сигурни, че те работят за постигането на важни етапи, които са ясно изложени. Мениджър, който ясно и редовно комуникира с клиенти, също е по-вероятно да разрасне бизнеса си. Не забравяйте да се възползвате максимално от времето си с внимателна комуникация.

Научете 7 начина за осигуряване на ефективна комуникация на работното място .

3. Добрата организация е ключова

Силната организация, включваща както делегирани задължения, така и действителното ви работно пространство са от решаващо значение за ефективното управление на времето за мениджърите. Ако вашият екип е неорганизиран и хората не са наясно какви задачи са в чинията им или към кого трябва да се обърнат за помощ, всички поставени цели ще страдат.

Добрата комуникация и добрата организация вървят ръка за ръка, когато става въпрос да се възползвате максимално от времето.Реклама

Що се отнася до организацията на работното ви пространство, добре, ако искате да поддържате спалнята си в дома си объркана, това е вашият бизнес, но бъркотията няма място в бизнеса. Всяка минута, в която търсите заблуден файл, е загубена минута, която би могла да бъде по-добре изразходвана.

Защо не погледнете тези 15 най-добри съвета за организиране на организацията на офиса и получаване на повече направени ?

4. Ефективното делегиране е всичко

Ефективното делегиране ще ви помогне да настроите членовете на вашия екип да работят уверено и ефективно. Като мениджър е ваша отговорност да прецените кой от персонала ви е най-подходящ за каква задача и да възложите отговорностите, които са свързани с нея. Ако не поемете ръководството и не делегирате задължения, ще загубите само времето както на вас, така и на членовете на вашия екип.

Чрез внимателно делегиране на различни задължения и осигуряване на персонала ви да има всичко необходимо, за да изпълни тези задължения, членовете на екипа ще бъдат по-малко нуждаещи се от вас, когато става въпрос за изпълнение на работата.

Научете изкуството на делегиране в това ръководство: Как да делегирате работата ефективно (Окончателното ръководство за лидерите)

5. Планирайте правилните задачи в подходящото време

Ако строяхте кола, нямаше да започнете, като се опитате да инсталирате звуковата система, преди рамката да е на мястото си, нали?

Първият блок от матрицата на Айзенхауер е „Направи първо“, което означава да решите кои са основните задължения, които трябва да изхвърлите, преди да преминете към следващото нещо. Това може да са малки неща като отговор на запитване от вашия шеф или може да са по-големи, като финализиране на плановете за нова стратегия за социални медии.

Въпросът е, не забравяйте да се научите да давате приоритет на най-важните задачи на всеки ден, колко време ще ви е необходимо да ги изпълнявате и кога трябва да бъдат решени.Реклама

Ето техника, която да ви помогне да приоритизирате задачите: Как да приоритизирате правилно за 10 минути и да работите 10 пъти по-бързо

6. Научете се да разпознавате многозадачни капани

Всеки има няколко неща, които трябва да направи, но когато се опитаме да жонглираме с всички тези неща наведнъж, някои са длъжни да ударят пода. Твърде лесно е да започнете да работите по едно задание и след това да влезете в имейла си, защото имате пинг на телефона си. Това е ужасно за разбиването на вашата концентрация и просто принуждава мозъка ви да играе догонване.

Вместо това отделете конкретни часови блокове през деня, за да проверявате и отговаряте на имейли. Като се фокусирате върху една задача наведнъж, ще завършите работата по-рано и ще й обърнете пълно внимание на мозъка.

Опитайте тези 9 съвета за управление на многозадачност, които ще подобрят вашата производителност.

7. Научете се да приоритизирате не само времето си, но и да помогнете на служителите да определят приоритетите им

Може да си помислим, че отделяме солидни осем часа на ден за основните задължения на нашата работа, но изследванията показват, че това обикновено не е така.^[две]Можете да помогнете на екипа си да се възползва максимално от времето си (и вашето), като от време на време правите одит на времето. Отделете един ден, в който вашият персонал да следи какво правят и колко време прекарват в това.

Уверете се, че сте наясно, че това упражнение е предназначено да помага на служителите в дългосрочен план и не е начин за изкореняване на бедните работници. Надяваме се, че с достатъчно данни вие и вашият екип ще можете по-добре да определите какво работи и как да избегнете всякакви забавяния или прекъсвания в работата.

9. Продължаването на външния вид може да помогне много

Точно както моряците търсят напътствия към своя капитан в буря, вашите служители трябва да усетят, че управлявате добре времето си. Ако всеки път, когато служителите ви се обърнат към вас, вие сте обезумели и бързате, те са по-склонни да откажат да дойдат при вас за важни проблеми.

Може да има случайни дни, в които се мъчите да държите всичко заедно, но поддържането на външния вид на мениджър, който е на върха на играта им за управление на времето, наистина може да помогне за въздействието на другите да управляват времето си ефективно също.Реклама

10. Знаете какво да правите, когато чинията ви се препълва

Малък натиск и краен срок могат да бъдат мощен мотиватор, когато става въпрос за прегърбване и приключване на нещата. Ако установите, че списъкът ви със задължителни задачи става твърде дълъг, това може да е индикатор за две неща:

Една от възможностите е, че не управлявате времето си толкова ефективно, колкото бихте могли да бъдете. Ако случаят е такъв, върнете се в началото и прегледайте.

Дори и най-добрият мениджър има своите граници и има само толкова минути на ден. Добрият мениджър не се опитва сам да изпълни всяка задача, която им попадне. Те знаят как най-добре да използват персонала си, за да гарантират, че целите са изпълнени, и знаят кога натоварването им е на капацитета.

11. Разберете правилото 80/20

Според Принципа на Парето или по-известен като правилото 80/20, 80 процента от резултатите идват само от 20 процента от действията. Останалите 20 процента от резултатите идват от ... познахте, 80 процента от действията.

Що се отнася до това как всички тези фактори влияят върху управлението на времето на ефективен мениджър, е, трябва да се направи, без извинения приоритетите може да са само 20 процента от вашата работа, но те ще доведат до най-големи резултати. Останалите 80 процента от задълженията вероятно могат да бъдат делегирани сред персонала във вашия екип.

12. Не се страхувайте да си почивате, когато е необходимо

Ако работите като товарен влак всяка секунда от деня, без да отделяте няколко минути назад и да дишате, ще изпитате изгаряне. Изгарянето е онзи подъл убиец за управление на времето, който се прокрадва, когато се опитвате да сте сигурни, че нито една минута няма да бъде посветена на работата. Резултатът е, че скоро ще имате по-малко енергия и концентрация и в крайна сметка работата ви може да окаже влияние върху психичното ви здраве.

Планирането на престой за себе си е важно. Затова насърчавайте служителите си да си правят почивки и не забравяйте да ги правите сами. Няколко почивки през целия работен ден могат да помогнат в правилното мислене, за да се възползвате максимално от времето си.

Финални мисли

Лесно е да се хванете в ежедневието на бизнеса и да откриете, че развивате нездравословни навици като мениджър. Съсредоточете се върху изграждането на препоръките в тази статия и отделете време за овластяване на вашия екип. Общата производителност не само ще се подобри, но бързо ще се превърнете в звезден и уважаван лидер.Реклама

Повече за производителността на работата

• Как да бъдем продуктивни на работа: 9 основни правила
• 50 начина за увеличаване на производителността и постигане на повече за по-малко време
• Как формулата за производителност може да мотивира служителите да работят ефективно

Препоръчани снимки: Система за управление на посетители Proxyclick чрез unsplash.com

Справка