Понякога забелязването на бариери пред комуникацията на работното място може да бъде доста лесно. Когато неразрешената комуникация е оставена без решение, може да я видите под формата на конфликт на работното място или намалена производителност. Тенденцията е да се случат грешни комуникации, когато има малка прозрачност. И понякога това може да е неволно.

Превъзходството прави обикновените неща изключително добре. - Джон У. Гарднър

Много хора смятат, че са ефективни комуникатори, защото са ходили на училище или имат определен трудов опит, но в действителност те все още се борят да повлияят на другите с посланието си. Резултатът от неефективната комуникация е пропусната възможност, загубено време и загубени ресурси - всичко това, защото те не са имали разговори с голямо въздействие.^[1]

Може да забележите редица фактори, влияещи на ясната, ефективна и прозрачна комуникация на работното място: лични характеристики, физическа дистанция, самото съобщение, контекст, използван жаргон и култура. По-долу има 7 начина да осигурите ефективна комуникация на работното място, така че да можете да създадете ефективна, продуктивна и приобщаваща работна среда.

1. Познавайте добре аудиторията си

Разбирането на вашата аудитория е от съществено значение за ефективната комуникация на работното място. Това се отнася за устни и писмени съобщения, презентации, ежедневни имейли, съобщения в цялата компания или предоставяне на актуализации на състоянието на проекти.

Дали вашето съобщение ще бъде ефективно съобщено или добре прието, произтича от разбирането на това, на което се интересува вашата аудитория.

• Кого насочвате с вашата комуникация?
• Каква е целта на вашето съобщение?
• Какво трябва да знаят?
• Какво трябва да направят те?
• Кой е най-добрият начин да предадете посланието на аудиторията си?
• Как вашата публика ще възприеме или тълкува съобщението?
• Как ще се почувства, мисли и реагира вашата публика, когато получи съобщението ви?

За да отговорите на тези въпроси, ще трябва да планирате предварително, да изследвате и наблюдавате поведението на вашата аудитория. Например вашият подход към комуникацията с вашия екип или връстници вероятно ще се различава от начина, по който общувате с вашия лидер, тъй като тези групи имат различни интереси.

2. Стремете се да разберете ситуацията и да изясните

Отделете време, за да бъдете внимателни и умишлени. Преди да общувате на работа, от съществено значение е да направите пауза, да разберете ситуацията, да изясните и да имате съпричастност. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да общувате ефективно по време на работа:Реклама

Бъда любопитен . Задавайте въпроси с отворен край, започвайки с „какво“ и „как“ да събирате информация. Хората са склонни да бъдат по-описателни с отговорите си. След това можете да задавате отворени сондиращи въпроси, за да придобиете повече контекст. Колкото повече разбирате, толкова по-вероятно ще можете да приспособите подходящо съобщение, което резонира с вашата аудитория.

Научете се като дете. Обикновено децата нямат предварителни познания за това, което ще научат. В подхода им за учене има чувство за смирение. Вземете същия подход, когато се поставяте на мястото на аудиторията си, докато се опитвате да разберете тяхната ситуация. Бъдете отворени, готови и готови да видите перспективата на вашата аудитория.

Проверете вашите предположения. Широчината ви на опит може да помрачи възприятията и преценките ви. Предизвикайте предварително замислените представи за вашата аудитория. Определете с кого трябва да говорите или какви изследвания трябва да проведете, за да проверите дали вашите предположения са верни. Уверете се, че създавате пространство за разбиране, преди да преминете към действие.

Бъдете приобщаващи. Хората искат да принадлежат, да се чувстват включени и оценени на работното място. Бъдете внимателни, за да гарантирате, че идеите на всички са уловени. Например, ако сте на събрание, за да поискате мнение, уверете се, че има достатъчно време всички да споделят отговора си. Ако времето ви свърши, заявете в срещата, че ще се свържете с тях по-късно.

3. Слушайте на няколко нива

Повечето хора не слушат с намерение да разберат; те слушат с намерение да отговорят - Стивън Р. Кови

Вероятно сте запознати с тях основни съвети за активно слушане . Въпреки това, когато се чувстваме претоварени да спазваме срокове, да определяме приоритети или да създаваме, лесно е да сте на автопилот и да пропуснете ключови съобщения, които могат да ви помогнат ефективно да общувате по време на работа. По-долу има напомняния да продължите да практикувате:

Парафраза. Потвърдете разбирането си за съобщението, като го повтаряте или преформулирате със свои думи. Ако има несъответствия между страните, сега е моментът да се изяснят.

Сонда. Задавайте въпроси, ако смятате, че липсва информация, която може да ви е необходима.Реклама

Изяснете. Ако не разбирате напълно нещо, попитайте.

Помня. Опитайте се да си припомните точки, които са важни за вашата аудитория. Тази информация може да се използва в бъдеще и показва на вашата аудитория, че сте се грижили и сте слушали активно.

Да бъдеш ефективен комуникатор на работното място означава, че трябва да се настроиш към уменията си за активно слушане. Не забравяйте да:

• Имайте съпричастност.
• Разберете възприятията на другите, не само на вашите собствени.
• Измервайте своите емоции и реакции, както и тези на другите.
• Знайте своите ценности и вярвания, както и тези на другите.
• Наблюдавайте невербални комуникационни знаци като езика на тялото.

4. Прегледайте как получавате обратна връзка

Начинът, по който получавате обратна връзка, влияе върху това как реагирате и влияе върху това колко ефективно общувате с други страни. Да бъдеш отворен за обратна връзка и критика е по-лесно да се каже, отколкото да се направи.^[две]Ние сме хора. Когато сте разсеяни от житейски събития или ако се чувствате притиснати по време на работа, може да се защитите при най-малките коментари, които ви се случат.

Шийла Хийн и Дъглас Стоун предоставят подходи за подобряване на способността ви да усвоявате обратна връзка, да вземате това, което е полезно, и да знаете как да се отървете от това, което е от полза за вас да научите и да продължите напред.^[3]

Някои от тези стратегии включват следното:

• Познавайте, разбирайте и управлявайте вашите задействания и отговори на обратна връзка.
• Отделете съобщението от „кой“ е дошло.
• Вслушайте се по-скоро в съвета, отколкото в преценката.
• Разбиване на обратната връзка на смилаеми парчета.
• Когато търсите обратна връзка активно, бъдете конкретни и поискайте едно нещо.
• Направете малки стъпки, за да изпробвате това, което ви е предложено.

Имате способността да се учите от обратната връзка и да израствате от нея. Разделянето на обратната връзка на парчета с размер на хапка може да ви помогне да обработите по-добре съобщението и да бъдете по-малко реактивни в отговора си.

5. Осигурете обективна и видима обратна връзка

Това е едно от най-трудните неща за правене, защото може да не искате да обидите другите, може да искате да избегнете конфликт, не сте напълно сигурни как да го направите, не сте емоционално готови или сте замъглени от вашите предположения.Реклама

Модел на ситуацията, поведението, въздействието (SBI)^[4]може да ви помогне да предоставите ясна и конкретна обратна връзка:

• Ситуация. Осигурете контекста. Задайте си въпроса какво се е случило, къде и кога.
• Поведение. Опишете поведението. Това е най-трудната част, защото трябва да проверите вашите предположения. Например, ако кажете, че сте били груби (субективни) спрямо това, че сте ме прекъснали (видимо поведение), се променя тонът на обратната връзка. Да бъдеш груб може да има множество тълкувания, докато можете да видите кога някой ви е прекъснал.
• Въздействие. Използвайте I твърдения, за да опишете резултатите от поведението.
• Продължавай напред. Поддържайте разговора да търси разбиране, като ги помолите да се замислят. Каква беше тяхната перспектива? Какво ставаше за тях? Какво осъзнаха? Как могат да растат от тук?

Пример 1: ^[5]

По време на срещата на екипа вчера сутринта, когато изнесохте презентацията си (Ситуация), не бяхте сигурни относно два от слайдовете и изчисленията на продажбите Ви бяха неправилни (Поведение). Чувствах се смутен, защото целият съвет беше там. Притеснявам се, че това е повлияло на репутацията на нашия екип (Impact).

Пример 2:^[6]

На срещата с клиентите в понеделник следобед сте се уверили, че срещата е започнала навреме и че всички са раздавали предварително (Ситуация) Всички ваши проучвания бяха правилни и на всеки от въпросите на клиента беше отговорено (поведение). Горд съм, че свършихте толкова отлична работа и поставихте организацията в добра светлина. Чувствам се уверен, че ще получим акаунта, благодарение на вашата упорита работа (Impact).

Да знаете как да осигурите ясна, конкретна и забележима обратна връзка е основно умение да бъдете ефективен комуникатор на работа.

6. Последващи действия, потвърждаване и създаване на отчетност

Ефективната комуникация на работното място не е еднократно събитие. Ще трябва непрекъснато да наблюдавате напредъка и да предоставяте постоянна подкрепа. Не забравяйте да признаете напредъка на своите връстници, екипи или лидери!

Използвайте следните въпроси, за да ви помогне да оцените ефективността на текущата комуникация на работното място:Реклама

• Какви възможности виждате?
• Как можете да се приспособите?
• Какви решения трябва да се вземат?
• Каква подкрепа можете да предоставите?
• Какво трябва да направите, за да сте сигурни, че е получено точното съобщение?

7. Използвайте 7C's of Communication

За всеки комуникационен носител на работа, имайте предвид 7C за комуникация, за да прецизирате вашето съобщение:^[7]

• Ясно. Каква е целта? Лесно ли е да се разбере съобщението?
• Кратко. Какво можете да изтриете? Точко ли е?
• Бетон. Какви са фактите?
• Правилно. Съобщението без грешки ли е? Подходящ ли е за вашата публика?
• Съгласуван. Има ли логичен поток? Съобщението последователно ли е?
• Пълна. Предоставя ли се подходяща информация и има ли призив за действие?
• Учтив. Какъв е тонът на вашето съобщение?

Научете повече за 7Cs тук: Ефективна комуникация: Как да не бъдете разбрани погрешно

Обобщаване

Начините за осигуряване на ефективна комуникация на работното място отнемат практика и време.

Запазете тези 7 стратегии на първо място, за да подобрите комуникацията си на работното място, така че вашите съобщения да са ясни и прозрачни.

1. Познайте добре аудиторията си
2. Стремете се да разберете ситуацията и да изясните
3. Слушайте на няколко нива
4. Прегледайте как получавате обратна връзка
5. Осигурете обективна и видима обратна връзка
6. Последващи действия, потвърждаване и създаване на отчетност
7. Използвайте 7 C на комуникация

Продължавайте да растете и да прецизирате уменията си!

По кое нещо можете да работите този месец, за да подобрите комуникацията си на работното място?

Бъдете конкретни и предизвикайте себе си, като зададете a УМНА цел за комуникация на работното място - специфични, измерими, постижими, подходящи, ограничени във времето!

Повече за комуникацията на работното място

• Стилове за управление на конфликти за ефективна комуникация на работното място
• Как да овладеете ефективни комуникативни умения на работното място и вкъщи
• Как да работите с различни стилове на комуникация в офиса
• Как да подобрим комуникационните умения за успех на работното място

Препоръчани снимки: Брук Кейгъл чрез unsplash.com Реклама

Справка