През изминалата седмица имаше множество статии по имейл, особено като се има предвид, че предстои на 30-годишнината от електронната поща. Това, което често се обсъжда, са проблемите, които е създал имейл (както и проблемите, които имейл е разрешил), но се говори повече за как трябва да работим, за да укротим имейла за да се отстранят проблемите, които създава.

Но проблемът не е имейл. Имейлът не трябва да се опитомява. Проблемът е просто как ние лекуваме emai л.Реклама

Физически лица и компании се отнасят към електронната поща по начини, които противоречат на това, за което трябва да се използва имейл: да общуват в дълга форма, без да използват телефона. Това не е заместител на телефона, не е средство за незабавна връзка с някого. И все пак очакването е, че е - или трябва да бъде .

Изглежда хората си мислят, че тъй като получавате имейла почти моментално, трябва да отговорите в натура. Но за повечето хора (има някои работни места, където работата е управление на имейли) управлението на имейл е аспект от тяхната работа - и то малък. И все пак това е почти едно от първите неща, които споменаваме, които правим през деня си.

Помислете за това: чакате ли пощенския служител през всички часове, отваряйки и затваряйки вратата, за да проверява пощата без прекъсване всеки ден? Разбира се, че не го правите. Това би било загуба на време и енергия. Знаете кога пристига пощенският работник (приблизително), така че ако очаквате нещо, тогава имате обща представа кога ще пристигне. Поради това не седите до вратата цял ден в очакване. Извършвате деня си, като вършите действителната работа, която имате, вместо да оставите възможността за важна доставка да ви попречи.Реклама

Правите ли същото с имейл? Вероятно не.

Вместо това държите отвореното приложение за електронна поща в очакване да дойде предупреждението за непосредствено уведомяване, за да проверите и да видите какво ново нещо току-що е доставено във вашата пощенска кутия.

Може би не правите това. Може би проверявате имейл 2-3 пъти на ден и това е всичко. Може би третирате имейла по начин, който ви позволява да се отнасяте по-добре с другата си работа.Реклама

Може би.

Управлявате ли задачите си от приложението си за електронна поща? Освен ако не използвате нещо подобно ActiveInbox или подобна добавка, тогава използвате инструмент за комуникация като инструмент за управление на задачи. И това не работи.

Поставяте ли Post-It Notes директно (и изключително) на телефона си, за да ви напомня да правите неща? Можете да направите това за предмети, които изискват използването на телефона, но освен това силно се съмнявам. И все пак правим това с приложения за електронна поща, без дори да мислим за това по същия начин.Реклама

Бариерата пред използването на приложение за управление на задачи често е защото хората се чувстват или мислят, че могат да използват приложението си за електронна поща, за да управляват задачите си с папки и други подобни. Можете да опитате, но няма да бъдете почти толкова ефективни или ефективни. Предизвиквам ви да използвате отделна част от софтуера (или, ако използвате Outlook, използвайте компонента „Задачи“), за да управлявате задачите си, вместо да използвате приложението си за електронна поща, за да управлявате задачите си. Придържайте се към него чрез първоначалната настройка и се обзалагам, че ще видите как работният ви процес се подобрява.

И така, какъв е долният ред?

Без значение какво приложение за електронна поща или услуга използвате, освен ако не поставите дисциплината и границите на място, когато става въпрос за използването на това ценно инструмент за комуникация , правиш го грешно .Реклама

И така, какъв е проблемът с имейла? Не е технологията; това са хората, които използват технологията. И докато не поправим, този имейл винаги ще изглежда… счупен.

(Снимка: Много знаци чрез Shutterstock)