Отнемате ли много време за решаване на кариерни или бизнес проблеми? Може да е време да научите как да използвате 5-те защо, за да улесните процеса.

Може би вярвате, че трябва да знаете 1000 техники за по-бързо решаване на проблемите. Истината е, че няма нито една техника, която може да реши всичките ви проблеми. Но въпреки тази реалност, все още можете да решите по-ефективно повечето си проблеми.

Как Чрез използване на техниката 5 Whys на Sakichi Toyoda. Toyoda използва тази техника за производствената система на Toyota, но можете да я приложите при повечето си проблеми^[1]. Така че, спрете да се опитвате да запомните десетки техники и се пригответе да работите по-умно!

Съдържание

1. Какво представлява методът 5 защо?
2. Как да попитате ефективно 5-те защо
3. Пример за 5-те защо
4. Кога 5-те защо не работят?
5. Долния ред
6. Още техники за решаване на проблеми

Какво представлява методът 5 защо?

С техниката 5 Whys трябва да зададете 5 въпроса.

Просто, нали? Винаги, когато се сблъскате с проблем, попитайте какво може да е допринесло за текущите резултати. След това продължете да питате 5 пъти илидокато не достигнете първопричината.

Откъде знаете, че тази техника работи? Е, Toyota успешно внедри тази техника, за да подобри своята поточна линия. А сега си представете какво може да ви помогне да разрешите често срещани проблеми^[две]!

Процесът 5 Whys не е сложен, но ще отнеме време, за да свикнете. Ако сте като повечето, сте склонни да подскачате при намирането на решения, когато решавате проблеми. Вместо това започнете, като задавате по един въпрос всеки път, когато се сблъскате с проблем.

Може да е за нещо незначително, като например да останете задръстени. В този случай първият ви въпрос би бил защо не сте избегнали трафика. Задайте един въпрос за всичките си проблеми и продължете да добавяте още, докато не зададете 5 по подразбиране.Реклама

В крайна сметка ще разберете кога да попитате 5-те Защо и ще намерите основната причина за повечето си проблеми. Но не винаги трябва да работите сами. Когато работите с непознати теми, работете с членове на екипа, за да обмисляте отговорите.

Ако искате да знаете как да бъдете страхотен отборен играч, вижте тази статия .

Например, ако отстранявате проблеми с лоша маркетингова кампания за вашия бизнес, работете с вашия маркетингов екип, за да намерите решение. Като собственик на бизнес ще носите много шапки, но няма да можете да намерите основната причина за повечето си проблеми.

Как да попитате ефективно 5-те защо

Преди да започнете да питате 5-те защо, трябва да се подготвите, за да постигнете най-добри резултати. Ето процеса на решаване на реалния проблем:

1. Вземете правилните ресурси

Не знаете какво не знаете. Така че, събирайте информация чрез книги и онлайн ресурси преди да решите проблем. Ще откриете, че изследвате по-често теми, с които не сте запознати.

Ако не се подготвите, ще се ограничите до неефективна основна причина.

Можете също така да се обградите с хора, които се специализират в определени области. По този начин можете да работите заедно с вашата група, за да намерите най-добрата основна причина за проблем.

Вашата цел тук е да се чувствате комфортно с въпросите, с които работите. Избягвайте да отговаряте на въпроси, в които не сте сигурни, защото най-вероятно ще се окажете с лоша основна причина.

2. Разберете проблема

Преди да разрешите какъвто и да е проблем, важно е да знаете естеството на проблема, който решавате. Това ще ви помогне да избегнете откриването на неподходяща основна причина.Реклама

Когато дефинирате проблема, ще избегнете объркване и при работа с екипи. Например, когато работите в екип, често е лесно да приемете, че всички работят по един и същ проблем. Но това не винаги е така и може да накара екипи, работещи за решаване на два различни проблема.

3. Задайте първите си 5 въпроса

След като отделите достатъчно време за подготовка, задайте първия си въпрос. Вместо да давате бързи отговори, премислете кои отговори ще донесат най-голяма стойност. Всеки въпрос зависи от своя предшественик, така че дайте смислени отговори.

Основното правило тук е да продължите да повтаряте защо пет пъти, докато не откриете потенциална основна причина. Обикновено 5 или по-малко въпроса са достатъчни за решаване на най-често срещаните проблеми, но не се ограничавайте до 5 въпроса, ако наистина е необходимо да зададете повече.

Вместо това продължавайте да задавате въпроси, докато вече не можете.

4. Намерете основната си причина

Основната цел за използването на рамката 5 Whys е да се окажете с основна причина за проблема, който изпитвате.Трябва да излезете с отговор, който да ви помогне да разберете кога / защо възниква проблемът.

Използва се и за справяне с проблеми на високо ниво, за да можете да проследите напредъка си след това. Като адресирате проблеми на високо ниво, ще разрешите проблемите по-бързо, преди да се обърнете към първопричината.

Пример за 5-те защо

Да научиш за рамката 5 защо е страхотно, но да имаш реални примери е по-добре. Ето пример, който можете да използвате като шаблон, когато решавате реални проблеми:

Проблем: Работодателите не ми се обаждаха за интервю през последните 3 месеца

• Въпрос 1 : Защо е моят продължи не се забелязва от работодателите?
  Защото е твърде общ и не показва никакви специални умения за ролите, за които кандидатствате.
• Въпрос 2: Защо автобиографията ми е твърде обща?
  Защото искам да се хареса на много професии.
• Въпрос 3: Защо искам да кандидатствам за много професии?
  Защото искам да увелича шансовете си за наемане.
• Въпрос 4: Защо кандидатстването за няколко професии ще увеличи шансовете ми за наемане?
  Защото не бих се ограничил до свободни работни места за една конкретна професия.
• Въпрос 5: Защо да се ограничавам до свободни работни места?
  Защото има голямо търсене на професията ми.

В този сценарий бихте се спрели на въпрос 5, защото сте открили потенциална основна причина.Реклама

Тъй като за вашата индустрия има голяма конкуренция, автобиографията ви трябва да се откроява. Кой смятате, че ще наеме работодател, валет или експерт в своята професия?

Винаги, когато работите с проблем, отделете време за мозъчен штурм на най-добрите въпроси. Това е така, защото това ще повлияе на качеството на основната причина, с която ще се окажете.

Кога 5-те защо не работят?

Както видяхте, 5-те защо не е сложнои може да се използва за много видове проблеми, но са необходими много усилия, за да се изпълни правилно. Когато се направи правилно, това може да ви помогне да намерите виновника за повечето от вашите често срещани проблеми. Проблемът е, че тази техника не е подходяща за всяка ситуация.

Неповторими резултати

Няма да можете да повторите същите резултати. Помислете за това: създавате свои собствени въпроси и отговаряте на тях по уникален начин. Никой друг не би могъл да възпроизведе резултатите ви в по-голямата си част.

Това означава, че дори два екипа, работещи в една и съща среда, ще излязат с два отделни отговора.

Ограничено от наличните знания

Както вече споменахме, съберете достатъчно информация, когато решавате неизвестен проблем. Проблемът е, че не винаги ще разполагате с най-добрите налични ресурси. Поради това ще се ограничите до качеството на отговорите си.

Ако някога се сблъскате с непозната тема, опитайте друга техника за решаване на проблеми.

Фокусиране върху една основна причина

Основната цел на използването на 5-те Защо е да измислите една основна причина. Но не винаги всички проблеми имат едно-единствено решение. Например маркетинговата кампания може да има най-добрия, добрия и най-лошия сценарий.

Тези ограничения не правят 5-те Защо лоша техника за използване. Вместо това те ви казват как да използвате тази техника по-ефективно.Реклама

5-те защо работи най-добре за подобряване на процесите и решаване на прости проблеми, но това не е достатъчно при работа със сложни проблеми. Ето защо ще трябва да знаете други алтернативи .

Например ниският процент на отговор на клиентите на компанията може да се дължи на няколко фактора. В този случай бихте избрали техника, която е по-подходяща за решаване на сложни проблеми. Определете с кои проблеми се сблъсквате най-много, за да знаете кои техники ще ви помогнат най-много.

Долния ред

Представете си, че побеждавате проблеми, от които повечето хора се отказват.

Хората биха ви погледнали и биха предположили, че знаете 1000 начина за решаване на проблем. Истината е, че не се е променило много, откакто се борите с решаването на проблеми.

Но сега използвате доказана система, която улесни живота ви.

Вие сте машина за решаване на проблеми.

Ако не вярвате, че това може да е вашата реалност, грешите. Имате какво е необходимо, за да разрешите проблемите си, но ще трябва да практикувате. Започнете, като зададете един въпрос днес, когато се сблъскате с проблем.

След това продължете да правите същото, докато не зададете няколко въпроса за всеки свой проблем. Няма да овладеете анализа 5 Whys за една нощ, но с достатъчно практика тази техника ще се почувства по-естествена.

Още техники за решаване на проблеми

• 6 ефективни начина за подобряване на вашите умения за решаване на проблеми
• Причинно-следствен анализ: Ефективни техники за решаване на проблеми
• Какво е творчество? Всички го имаме и се нуждаем
• Поставяне на цели: Най-доброто ръководство

Препоръчани снимки: Екип на Startaê чрез unsplash.com Реклама

Справка