Необходимо е да сте продуктивни, за да свършите нещата правилно и навреме. И така, как да разберете кои задачи са от съществено значение и кои могат да изчакат? Отговорът е в Матрицата за определяне на приоритетите, известна още като Матрица на Айзенхауер.

Матрицата получи името си след Дуайт Дейвид Айзенхауер.

Айзенхауер е генерал в американската армия и 34-и президент на САЩ от 1953 до 1961 г. Като петзвезден генерал и върховен главнокомандващ в американската армия, той изготвя стратегията за съюзническо нашествие в Европа.^[1]

Айзенхауер трябваше всеки път да взема тежки решения за това кои задачи да даде приоритет от много, на които трябваше да се фокусира ежедневно. И така, той излезе с известната матрица на Айзенхауер или Матрицата за определяне на приоритетите.

Съдържание

1. Какво представлява матрицата за определяне на приоритетите?
2. Как да използвам матрицата за определяне на приоритетите
3. Заключение
4. Още съвети за приоритизиране

Какво представлява матрицата за определяне на приоритетите?

Матрицата за определяне на приоритетите е инструмент за оценка на вашите задачи въз основа на спешност. Той ви помага да знаете критичните дейности и онези задачи, които трябва да заобиколите, и може да бъде полезен при управлението на проекти, малкия бизнес или личните задачи.

Айзенхауер отлично каза за матрицата:

Повечето задачи, които са спешни, не са важни, а повечето важни задачи не са спешни.

Този цитат стана максима за Айзенхауер в управлението на своето време.

В Матрицата за определяне на приоритетите има четири квадранта, които помагат при сравняване на избора какво да се направи първо и последно, което ви позволява да приоритизирате проектите и да създадете стратегически план^[две].

Реклама

Квадрантите са:

• Направете
• График
• Делегирайте
• Елиминирайте

Направете

Do е първият квадрант в Матрицата за определяне на приоритетите и включва важни дейности. Тоест онези задачи, които трябва да изпълните спешно - кризи, срокове и проблеми, които се нуждаят от вашето спешно внимание и са от голямо значение за вашата житейска мисия.

Hw знаете ли коя задача попада в този квадрант?

Започнете, като анализирате приоритетите си и след това установете дали попада в критериите „направи го сега“. Ако задачата е постижима в рамките на един ден или в рамките на 24 до 48 часа, това е спешно.

Друг подход, който можете да възприемете при определянето на приоритетите на задачите в тази категория, е да възприемете принципа на яденето на жабата от Марк Твен. Този принцип препоръчва да правите най-спешните дейности веднага щом се събудите.

Ето практически пример.

Да предположим, че трябва да изготвите стратегия за съдържание и да подадете отчет на своя мениджър. Събота е, а крайният срок за подаване е понеделник. Можем ли да кажем, че дейността е спешна? Определено!

График

Вторият квадрант на матрицата за приоритизиране е График. Матрицата за определяне на приоритетите класифицира задачите в тази категория като важни, но не толкова спешни.

Те са дългосрочни цели и задачи без незабавен краен срок. Тези задачи могат да включват медитация, водене на журнали, учене, семейно време и упражнения.

Можете да планирате дейности в този квадрант за някакъв друг период. Например трябва да спортувате за добро здраве, но можете да отделите време за това.Реклама

Планирайте тези дейности по такъв начин, че да не се прехвърлят в квадранта „Извършване“ или „Спешно“. Уверете се, че разполагате с достатъчно време, за да ги извършите.

Делегирайте

Третият квадрант на матрицата за приоритизиране е Delegate.

Тези задачи не са важни за вас, но са доста спешни за другите. Тук влиза в игра екипната работа.

Можете технически да изпълнявате задачи от тази категория, но има смисъл делегирайте ги . Делегирането на задачи ще ви осигури повече време за упражняване на дейности в първите Ви два квадранта.

Трябва също да наблюдавате задачите, които сте делегирали. Това ще бъде просто загуба на време, ако нямате система за проследяване на делегирани задачи.

Елиминирайте

Последният квадрант подчертава вашите убийци на производителността. Те са задачи, които не са важни за вашите цели и не са спешни. Единственият начин да повишите производителността си е да ги премахнете.

Някои примери са непрекъсната проверка на телефона, гледане на филми или игра на видео игри.

Те също могат да бъдат лоши навици, които трябва да идентифицирате и изтриете от дневния и седмичния си график.

Успешните хора са се научили как да определят приоритетите и да се придържат към важното. Те са се научили да намират по-добър човек за дадена задача или да елиминират по-малко значими задачи.

Нека разгледаме две вдъхновяващи личности, които са създали своята система за определяне на приоритетите.Реклама

Уорън Бъфет разработи модел за определяне на приоритетите от два списъка, за да определи коя задача заслужава най-голямото му внимание. Изводът е заобикаляне на важни и полезни неща, но не и на първо място.

Марк Форд, бизнес съветник, маркетолог, самоизработен милионер и автор, разработи своята стратегия:

Започнете работа по най-важния приоритет, направете почивка, работете по втората по важност задача, вземете почивка, след това подредете по-малко важните дейности и всички задачи, които той е получил от други лица до следобед.^[3]

Как да използвам матрицата за определяне на приоритетите

Използването на матрицата за приоритизиране може да бъде сложно, ако сте нов в нея, но като следвате няколко прости стъпки, можете да се научите да я използвате по възможно най-добрия начин.

1. Избройте и класирайте приоритетите си

Откройте всички задачи, които трябва да изпълните за един ден. След това ги класифицирайтес претеглени критериивъз основа на спешността и важността.

Идентифицирайте всяка дейност, която изисква бързи действия. Имам предвид задача, която ако не изпълните този ден, може да доведе до сериозни последици. Например, ако не изпратите стратегията си за съдържание, други писатели на съдържание не могат да работят. Това означава, че трябва да проверите за зависимости с висок приоритет.

2. Определете стойността

Следващата стъпка е да проучите важността и да прецените кой от тях влияе най-много на вашия бизнес или организация. Като правило можете да проверите кои задачи имат по-висок приоритет пред другите. Например, трябва да се съобразите с изискванията на клиента, преди да се погрижите за някаква вътрешна работа.

Можете също така да оцените стойността, като изследвате как задачата въздейства върху хората и клиентите в организацията. Накратко, колкото повече въздействие има дадена задача върху хората или организацията, толкова по-висок е приоритетът.

3. Извадете най-предизвикателната задача

Отлагането не е симптом на мързел, но избягването е така. Истината е, че обикновено ще избягвате задачи, които не искате да правите. Бившият главен изпълнителен директор на Goldman Sachs, Лойд Бланкфайн, веднъж каза, че ще изпълни най-страшната задача първо, когато стигне до офиса.

Брайън Трейси нарече тези задачи жабите, които трябва да ядете. Това ще премахне неприятния страх, който ви оказва натиск, когато отлагате необходимите задачи^[4]. Тук може да помогне Матрицата за определяне на приоритетите; яжте веднага жабите Do.Реклама

Ако имате нужда от помощ за преодоляване на отлагането, разгледайте тази статия .

4. Знаете какво е важно за вас

Докато сте в този космос, винаги ще се сблъсквате с различни избори, които могат да противоречат на вашите цели. Например, една фантастична промоция, която изисква прекомерни пътувания, ще ви изолира от важни връзки. Ако не сте съобразени с приоритета, можете да го приемете, въпреки че семейството ви е ваш приоритет.

Следователно има смисъл да определите какво е важно за вас и да се подготвите да не правите компромиси с тези важни неща за незабавно удоволствие или печалба.

Йоги Бера го описва по следния начин:

Ако не знаете дестинацията си, може да се окажете някъде другаде.

5. Установете редовно без работно време

Изпълнителният директор на YouTube Сюзън Войчики установи правило да не проверява имейлите си между 18:00 и 21:00 часа. Според доклад на CNN Business тя е първата жена, която е поискала отпуск по майчинство, когато Google току-що е започнал. Тя дава приоритет на времето за вечеря със семейството си, въпреки че е главен изпълнителен директор на YouTube^[5].

Възможно ли е да намалим времето за нашите взаимоотношения и интереси извън работата?

Разбира се, и затова трябва да посочите своето неработно време. Този подход ще ви позволи да подновите енергийните си нива за следващата задача. Освен това ще бъдете в най-добрата позиция за самоанализ, тъй като не сте в обичайната си работна зона.

6. Знаете кога да спрете

Понякога можете да постигнете всичко от вашия списък. След като сте приоритизирали работното си натоварване и сте направили оценка на вашите оценки, премахнете останалите задачи от списъка си с приоритети и се съсредоточете върху най-спешните и важни задачи.

Заключение

Не е достатъчно да бъдеш успешен на работа. Уверете се, че отделяте време за семейството си и за важна връзка в живота си.Реклама

Първите стъпки и намирането на време може да са трудни, но с някои практики, използващи Матрицата за определяне на приоритетите, ще откриете, че сте по-продуктивни и по-способни да разделите времето си между важните за вас неща.

Още съвети за приоритизиране

• Как да приоритизирате правилно за 10 минути и да работите 10 пъти по-бързо
• Обратно към основите: Определяне на приоритети
• Как да приоритизирам работата, когато всичко изглежда важно

Препоръчани снимки: Уилям Айвън чрез unsplash.com

Справка