Писането на бизнес писма е нещо, което всички ние трябва да правим от време на време, но обикновено нямаме никакво обучение в училище за това как да го направим. Погрешният формат на писмото ви може да ви направи небрежни и непрофесионални, но след като разберете основите и имате няколко примера, от които да работите, това прави писането на бизнес писма толкова по-лесно.

Кое е най-голямото не-не, когато пишете писмо?

Може би най-често срещаният проблем, който хората имат при писането на бизнес писма, е използването на неправилен формат на писма.^[1]В рамките на този формат има няколко опции, но в по-голямата си част това се прави.

В най-горната част на писмото ви трябва да са вашите данни за контакт: име, фирма (ако е приложимо), адрес и телефонен номер. Някои хора също поставят своя имейл адрес тук.

Следва датата и информацията за контакт на лицето, което пишете: име, фирма и адрес.

След това ще има поздрав - обикновено нещо по подобие на Уважаеми господин / госпожо. Джоунс. Следва тялото на писмото, след това затваряне (Искрено, най-доброто, каквото ви харесва) и няколко празни реда, последвани от вашия въведен подпис. Когато отпечатате писмото, можете да го подпишете с мастило.

След като намалите формата, съдържанието все още може да бъде малко сложно. Независимо дали пишете оставка или препоръка, има някои основни правила, които можете да следвате. Ето поглед към 10 различни вида бизнес писма, които може да се наложи да напишете,^[две]формата на буквите за всеки и пример, който можете да използвате като шаблон.

Писмо за жалба: Експресно разочарование

Начин да изразите официално разочарованието си от опит, да докладвате за лошо обслужване на клиенти или да уведомите компанията, че техните продукти не отговарят на очакванията.

Някои съвети: Реклама

• Не се ядосвайте или ядосвайте; просто посочете фактите.
• Бъдете сърдечни, професионални и кратки. Уведомете ги какво се е случило и какво искате да направят, за да го оправят.
• Затворете, като им дадете краен срок да отговорят, преди да привлекат посредник или адвокат от трета страна.

Примерно писмо за жалба | Федерална търговска комисия

Писмо за корекция: Обяснете и се извинете

Ако попаднете на деловата страна на писмо за оплакване, ще трябва да отговорите със собствено писмо. Доброто писмо за корекция може да ви помогне да запазите лоялен клиент; лош може да се разпространи като горски пожар в интернет.

Някои съвети:

• В повечето случаи ще искате действително да се извините, че вашата компания не е отговорила на очакванията.
• Кажете им какво правите, за да го направите правилно, или обяснете защо не правите това, което клиентът е поискал, ако е необходимо.
• Бъдете професионални, кратки, приятелски настроени и извинителни.

Примерни писма за корекция | OfficeWriting.com

Писма за продажби: повишаване на осведомеността и популяризиране на продукти

Писмата, с които се иска бизнес, са все още важни за повишаване на осведомеността за вашата компания или продукти / услуги сред потенциалните клиенти.

Някои съвети:

• Нека бъде кратко.
• Направете го за тях, но не и за вас или вашата компания.
• Призив за действие, кажете им какво да правят и как да го направят.
• Ако желаете, можете да включите и следващите си стъпки или последващи действия.

Шаблони за писма за продажби | Letters.org

Реклама

Запитване: Потърсете информация

Напишете този вид писмо, когато търсите информация, например искане за интервю, искане за каталог или искане за публичен документ.

Някои съвети:

• Бъдете конкретни и кратки; улеснете човека, който може да проследи всичко, от което се нуждаете.
• Предоставянето на някакъв контекст и предистория може да бъде полезно, но не и цялата история за това, защо се нуждаете от документ.
• Бъдете учтиви и покажете своята благодарност.
• Ако питате за възможността за работа, използвайте формат на мотивационно писмо .

Шаблони на писма за запитване | Примерни шаблони

Писмо за потвърждение: Показва полученото съобщение

Писмата с потвърждение показват, че сте получили нещо (като заявление за работа, стипендия или материали за продажба), но все още не сте предприели действия.

Някои съвети:

• Бъди кратък.
• Ако има информация, която всеки човек, изпратил информация, трябва да знае, например кога ще се вземе решение за наемане на длъжност, включете и нея.
• Може да се използва, за да благодарите на някого, че е дарил за кауза, затова включете в писмото всички прикачени файлове.

Благодарствени писма за всеки повод | Template.net

Последващо писмо: побутване и напомняне

Последващо писмо е нещо като тласък на хората да се уверят, че са получили първоначално писмо и да им напомнят какво искате да направят. Те често се изпращат след писмо за продажба, писмо за представяне или писмо с искане за информация.

Някои съвети: Реклама

• Бъдете кратки, за да напомните на получателя кой сте, какво и кога сте поискали.
• Включете краен срок, ако първоначалната бележка не го направи.
• Включете призив за действие като напомняне.

Проследяващи шаблони от всички видове | Пишете Express

Писмо за поръчка: Направете поръчка

Официален начин за извършване на поръчка.

Някои съвети:

• Бъдете кратки и точни.
• Уверете се, че сте включили цялата информация, от която човек трябва да направи поръчка вместо вас.
• Включете цялата си информация за доставка и начин на плащане.
• Покажете своята благодарност.
• Предоставете информация за контакт за последващи действия.

Поръчайте мостри на писма | Как да напиша писмо

Мотивационно писмо: Представете се за работа

Мотивационното писмо е начин да се представите, особено когато кандидатствате за работа.

Някои съвети:

• Отпред споменете работата, за която кандидатствате. Не е нужно да сте фантастични.
• Покрийте само няколко важни точки в автобиографията си, особено всички свързани преживявания.
• Не забравяйте да споменете и вашите меки умения (напр. Комуникативни умения, лидерски умения).
• Включете информация за контакт и се поставете на разположение, за да отговорите на всички въпроси, които може да има мениджърът по наемане.

Формат на мотивационно писмо | Чудовище

Реклама

Препоръчително писмо: Помогнете или се обърнете към някой за техните приложения

Този тип писма често се пишат от учител, за да помогнат на студент, кандидатстващ за стипендия или стаж или за прием в училище или програма. Можете също да напишете такъв, за да препоръчате някого за работа, стипендия или друга възможност.

Някои съвети:

• Бъдете честни за човека, за когото пишете.
• Не бликайте и не се съгласявайте да напишете писмо за някой, когото не бихте подкрепили или не познавате много добре.
• Използвайте конкретни примери, за да подчертаете уменията и способностите на човека.
• Напишете нещо за това, защо бихте дали тази възможност на човека, за когото пишете.
• Благодарете на читателя за отделеното време и включете информация за контакт, ако има въпроси.

Примерно препоръчително писмо | музата

Оставка: Оставка от позиция

Не се поддавайте на никакви настоявания, които може да се наложи да изпратите запалително писмо за оставка; никога не знаеш кога може отново да се пресечеш с тези хора.

• Бъдете кратки и точни: Това писмо служи като известие, че се отказвам от позицията си като x ефективно x. Благодаря ви за възможността казва достатъчно.
• Обмислете думите си много внимателно, ако сте на високопоставена позиция и писмото ви вероятно ще бъде публикувано публично.
• Можете да включите причина, ако искате, но не е необходимо.
• Благодарете на шефа си и / или компанията за възможностите, които сте имали там.

Оставка писма по много цели / причини | балансът

За много други възможни писма, които може да са ви необходими във вашата бизнес кариера, проверете този изчерпателен списък от Баланса.

Препоръчани снимки: Flaticon чрез flaticon.com

Справка