Всички сме заети, но понякога преминаваме през периоди, в които работата се натрупва и изглежда, че може никога да не свърши. Може да имате толкова голямо натоварване, че да ви се струва твърде плашещо, дори да започнете.

Може да сте казали „да“ на някои или твърде много проекти и сега се страхувате, че няма да можете да постигнете. Тогава трябва да направите крачка назад, да поемете дълбоко въздух и да започнете да разглеждате какво работи и кое не.

Ето 13 стратегии, които можете да използвате, за да се измъкнете под огромното си натоварване.

1. Признайте, че не можете да направите всичко

Много от нас са склонни да мислят, че можем да направим повече, отколкото всъщност можем. Ние поемаме все повече проекти и отговорности, докато не създадем твърде много стрес на работното място, което се отразява негативно на нашите способности.

За да постигнете реален, ефективен напредък, трябва да имате и смелостта, и находчивостта да кажете: Това не работи. Признайте, че не можете да направите всичко, и потърсете по-добри решения.

Във всеки един момент от живота ви вероятно има много неща, които не вървят по план. Трябва да сте готови да бъдете честни със себе си и хората около вас относно това, което не работи за вас, както в личен, така и в професионален план.

Колкото повече упражнявате способността си да кажете истината за това какво работи и какво не работи, толкова по-бързо ще постигнете напредък.

2. Фокусирайте се върху своите уникални силни страни

Независимо дали сте предприемач, лидер или работите като част от екип, всеки човек има уникални силни страни, които може да внесе на масата.

Предизвикателството е, че много хора в крайна сметка правят неща, в които просто не са много добри.

В стремежа си да постигнете целите си или да реализирате проект, хората в крайна сметка правят всичко сами или поемат неща, които не играят с техните уникални сили. Това може да доведе до разочарование, съкрушаване и голямо натоварване, през което не можете да преминете.

Често не става въпрос за как за да завърши този проект по-ефективно, но Кой може да помогне за изпълнението на този проект. Помислете как можете да донесете най-голяма стойност на вашата работа и проектите, които предприемате.

3. Използвайте силните страни на членовете на вашия екип

Един от най-простите начини за ефективно управление на натоварването е да освободите времето си, така че да внесете най-високото си ниво на енергия, фокус и силни страни във всеки проект.Реклама

Делегиране или по-добрата работа в екип е решението.

Всеки има уникални силни страни. От съществено значение е да се мисли екипна работа, вместо да се работи изолирано, за да се гарантира, че проектите могат да бъдат завършени ефективно. Всеки път, когато раздавате задача или проект, които не отговарят на вашите уникални сили, отваряте възможност да направите нещо, за което сте по-талантливи. Това ще даде възможност както на себе си, така и на хората около вас.

Вместо да поемате всички отговорности сами, погледнете с кого можете да работите, за да постигнете възможно най-добри резултати.

4. Отделете време за планиране

Дайте ми шест часа, за да отсека дърво, а първите четири ще прекарам, заточвайки брадвата. -Ейбрахам Линкълн

Един час ефективно планиране може да спести часове време. Вместо просто да се втурвате и да започвате проекти, отделете време, за да очертаете всичко.

Можете да отделите време да помислите за целта на проекта, крайния срок, желаните резултати, KPI и възможните предизвикателства.

Имайки абсолютна яснота по проекта, резултатите от проекта и желания резултат могат да спестят много време. Той също ви получава ясно за приоритетите и срокове, така че можете да блокирате необходимото време за фокусирайте се и се концентрирайте на голямото си натоварване.

Вземете си плановик като План за пълен живот ще си помогнете да планирате предварително и да организирате ежедневието си по-добре. Разгледайте плановика тук и започнете да планирате ефективно вашите проекти и задачи.

5. Фокусирайте се върху приоритетите

Не всичко е приоритет, въпреки че често може да почувства, че е в момента, когато всичко отнема толкова много време.

Един инструмент, който можете да използвате, за да увеличите максимално вашата производителност и да се съсредоточите върху най-големите си приоритети, е матрицата на Айзенхауер. Този стратегически инструмент за предприемане на действия по най-важните неща е прост. Разделяте действията си въз основа на четири възможности:

1. Спешно и важно (задачи, които ще изпълните веднага).
2. Важно, но не спешно (задачи, които ще планирате да направите по-късно).
3. Спешно, но не важно (задачи, които ще делегирате на някой друг).
4. Нито спешни, нито важни (задачи, които ще премахнете).

Джеймс Клиър^[1]има чудесно описание за това как да използвате матрицата на Айзенхауер: Как да бъдем по-продуктивни с помощта на кутията на Айзенхауер

Реклама

Искате ли да научите повече за това как да приоритизирате задачите си и да ги приложите веднага? Тази безплатна работна книга Създайте повече време за натоварен график може да ви помогне. С тази работна книга ще можете да оцените важността и спешността на всичките си задачи и да изчислите организиран график за себе си.Вземете безплатната си работна книга тук.

6. Вземете Time out

За да останете на върха на голямо натоварване, е важно да отделите време за почивка и възстановяване, тъй като голямото натоварване може да доведе до чувство на стрес и претовареност.

Ако енергийните ви нива са високи и умът и тялото ви са освежени и бдителни, вие сте по-скоро в пиково състояние, за да се справите с голямо натоварване. Отделете време от деня си, за да се разхождате или да се упражнявате. Оставете рано, когато е възможно, и прекарвайте време с хора, които ви дават много енергия.

На заден план е от съществено значение да се наспиш добре и да се храниш здравословно, за да изостриш ума.

Разгледайте тази статия, за да научите за важността на планирането на престой.

7. Поддържайте здравословен баланс между професионалния и личния живот

Поддържането на здравословен баланс между професионален и личен живот може да бъде трудно. Балансът, за който всички жадуваме, е много различен един от друг, особено когато се справяме с голямо натоварване.

Балансът професионален и личен живот е да намерите спокойствие в себе си, за да присъствате изцяло, независимо къде се намирате, независимо дали е в офиса или у дома. Става въпрос да изберете най-важното и да създадете свой собствен балансиран живот.

Ако смятате, че няма достатъчно баланс, може би е време да го направите направи промяна .

8. Спрете многозадачността

Многозадачността е мит защото мозъкът ви просто не може да работи ефективно, като прави повече от едно нещо наведнъж - поне повече от едно нещо, което изисква фокусирано внимание.

Вземете списъка си с приоритети, направете първо най-важното и след това преминете към следващия елемент и преминете към списъка си.

Ако разпределите блокирано време и създадете твърди граници за конкретни дейности и ангажименти, няма да се чувствате толкова претоварени или претоварени с всичко, което трябва да направите.

9. Работете в блокове от време

За да поддържате енергията си за постигане на най-добри резултати, е важно да правите редовни почивки.Реклама

Аз самият използвам метода 60-60-30 и го преподавам на моите коучинг клиенти. Работете по проект за продължителен период от 50 минути и след това направете 10-минутна почивка. Това може да бъде разходка, здравословна закуска или просто разговор с някого.

След това продължавам да работя по проекта още 50 минути, последвано от още 10-минутна почивка.

Накрая правя пълна 30-минутна почивка, за да се откача от работата. Това може да е време за подходящ обяд, кратко упражнение, четене или разходка.

Просто като отделите малко време, енергийните ви нива остават, качеството на вашата работа се подобрява и намалявате риска от изгаряне.

10. Отървете се от разсейването

Направете оценка колко пъти сте разсеяни през средния работен ден, когато имате голямо натоварване. Сега вземете това число и го умножете по 25. Според Глория Марк в своето изследване на Цената на прекъснатата работа ни отнема средно 23 минути и 15 секунди, за да се върнем към първоначалната задача след прекъсване.^[две]

Нашето изследване показа, че разсейването на вниманието може да доведе до по-висок стрес, лошо настроение и по-ниска производителност.

Разсейването не отнема само времето ви по време на разсейването; те могат да провалят умствения ви прогрес и да се съсредоточат за почти 25 минути. Така че, ако сте разсеяни 5 пъти на ден, може да губите почти 2 часа всеки ден продуктивна работа и почти 10 часа всяка седмица.

И така, как да останете съсредоточени, когато сте заобиколени от разсейване? Разберете в Lifehack’s free Fast-Track Class - Преодоляване на разсейването . Това е фокусирана сесия, която ще ви насочи да тренирате фокусния си мускул и да работите с разсейване. Присъединете се към безплатната сесия сега!

11. Ангажирайте фокусирано време за по-малки задачи

Понякога трябва просто да се справите с тези задачи и да предприемете действия по тях, но винаги има нещо по-належащо.

Малките задачи често могат да попречат на най-важните ви проекти. Те седят там в ежедневния ви списък със задачи, но често са забравени заради по-важни приоритети или защото не проявяват интерес към вас. Те обаче поглъщат умствената енергия и претрупват ума ви.

Поемете да прекарате определен период от време, изпълнявайки всички малки задачи, които имате в списъка си със задачи. Това ще ви даде спокойствие и пространство да се съсредоточите повече върху по-големите си приоритети.

12. Направете одит на времето

Знаете ли точно къде отива времето ви всеки ден? Прекарвате ли твърде дълго време за определени проекти и задачи в ущърб на по-големи възможности, когато имате голямо натоварване?Реклама

Прекарайте малко време в анализиране къде прекарвате времето си за по-добро управление на времето. Това прозрение ще ви изуми и ще ви даде яснота да започнете да настройвате къде фокусирате времето си и върху какви проекти.

Можете да започнете, като вземете лист хартия и създадете три колони:

Колона А е приоритетна работа; Колона Б е добра работа; Колона C е работа или неща с ниска стойност.

Всеки ден записвайте проекта или задачата и времето, отделено за всяка. Разпределете това време в една от колоните. В края на седмицата запишете общото време, прекарано във всяка колона.

Ако отделяте твърде много време за определени видове работа, гледайте да промените нещата, така че фокусираното ви време да е в колони Б и В.

13. Защитете доверието си

От съществено значение е да защитим нашата увереност, за да гарантираме, че няма да бъдем претоварени, стресирани и да загубим вяра.

Когато имате увереност като ежедневен ресурс, вие сте в по-добра позиция да решавате проблеми, да учите по-бързо, да реагирате на каквото и да било, да се приспособявате към всичко и да постигате най-големите си възможности.

Увереността ви дава способността да трансформирате страха във фокусирано и спокойно мислене, общуване и действие. Това е ключово, за да поставите ума си в продуктивно състояние, за да се справите с голямо натоварване.

Заключителни думи

Тежкото натоварване може да бъде трудно да се справи и може да причини стрес, прегаряне и продължаващо разочарование.

Ключът е да се справите с него главоломно, вместо да го оставяте да се комбинира в дългосрочни ефекти. Надяваме се, че можете да предприемете действия по поне един от тези съвети.

Ако стане твърде много и се отрази негативно на вашето физическо и психическо здраве, може би е време да поговорите с някого. Вместо да се справите сами и да останете нещастни, недоволни и да стигнете до точка, в която просто не можете да се справите, трябва да направите промяна в собствения си разум.

Повече за справяне с голямо натоварване

• 10 признака, че сте под твърде голям натиск по време на работа
• 5 причини да живеете в момента и да спрете да планирате твърде много
• Как да се справите със стреса, когато сте обзети от отговорности

Препоръчани снимки: Хана Уей чрез unsplash.com Реклама

Справка