Една от вековните техники за производителност наоколо е класическият и ефективен списък със задачи и с основателна причина. Това е един от най-продуктивните начини за вас и всички останали да постигнете нещо. Независимо дали става въпрос за ментален списък или нещо, което записвате, списъкът със задачи е основен инструмент за производителност.

В същото време това е един от най-объркващите инструменти за производителност. Много хора дискредитират това по различни причини и не вярват, че списъкът със задачи е добър. Но аргументът ми е, че може би вие и други хора не правите ефективен списък със задачи, така че тук ще разгледаме как да го направим правилно.

Защо да се притеснявате с ефективен списък със задачи?

Използвали сте ги погрешно

Преди да преминете към стратегии, за да направите ефективен списък със задачи, струва си да знаете защо трябва да се притеснявате да го направите. Първият важен момент е, че много хора са правили списъци с грешки.

Две от най-често срещаните грешки са:

• Хората използват списъци като измерване дали са продуктивни или не.
• Те поставят твърде много елементи в списъка.

Разбираемо е защо вие или други хора правите това. Списъкът със задачи е инструмент за производителност, така че има смисъл да трупате задачи. Мозъкът обаче не работи по този начин. Ако имате много задачи в списъка си, това е като мъчение, тъй като списъкът никога не свършва.

Отначало може да се чувствате приятно, че винаги имате какво да правите, но имайте предвид, че имате само толкова много време на ден. Важно е да придавате по-голяма стойност на качествената работа, а не просто количество.

Със същата бележка, ако сте човек, който има тенденция да търси валидиране, списъкът със задачи може да бъде труден. Ще има дни, в които няма да свършите всичко поради житейски събития. Това създава ненужен натиск и ви изпраща във вихрен стрес.

Помага да останете фокусирани

Когато създавате ефективен списък със задачи, основната цел на тези списъци е да осигурят яснота и фокус. Ако сте ги правили погрешно, може би сте забелязали, че се фокусирате върху задача от списъка си със задачи и я изпълнявате.

Това може да бъде засенчено от множеството елементи във вашия списък, но вие се фокусирате върху задача през даден период от време. Наистина виждате това в действие, когато обмисляте да имате по-кратък списък със задачи.

Разбирам, че списък със задачи не е за всеки отделен човек, но този фокус е полезен за хората при започване. Все още не сте сигурни за целите си или за пътя, по който искате да поемете. Можете също така да се борите да определите следващата стъпка, към която да работите.

Списък със задачи е ръководство, към което можете да се върнете обратно, когато имате нужда от него. Освен това техниките, които ще спомена по-долу, ще направят списъците по-ефективни за вас.

15 стратегии за ефективен списък със задачи

Ще започнете да виждате колко мощен е списък със задачи, когато обмислите различните стратегии, които можете да включите в една. Това е Вашият списък със задачи, така че изберете от стратегиите по-долу, за да намерите това, което ви подхожда. Ако не сте сигурни, не се страхувайте да експериментирате и разбъркайте няколко комбинации.

Не забравяйте, че пътят към успеха е един с много разклонени пътища, така че методите, които използвате, са вашият избор.Реклама

1. Разбийте списъка на две части

Първата стратегия е да се раздели списък на две части. Тези две части се наричат ​​ежедневници и да направя.

Ежедневниците са ежедневните задачи, които искате да развиете повече. Например, ако искате да си създадете навик да тренирате сутрин, ежедневна задача може да бъде следване на 15-минутна тренировка или ходене на едночасова разходка.

Това, което трябва да направите, са ежедневни задачи, които трябва да приключите в даден момент. Може би трябва да подготвите доклад по време на работа или да направите презентация. Можете да поставите това в графата си със задачи.

Това е ефективна стратегия, защото спестява цялата бъркотия, към която гравитират повечето хора. Както споменахме по-рано, хората пълнят списъците си и повечето от тях обикновено са задачи, които бихте направили така или иначе, като да пазарувате по хранителни стоки или да оставите децата на място при приятел.

2. Поставете ограничение за артикулите

Ако откриете, че разделянето на списъка ви на две части е твърде много, ще предложа краткостта да бъде добродетел при създаването на тези списъци. Можете да зададете произволен брой елементи, но ключовото е, че имате предвид определен лимит. Някои хора имат не повече от седем, докато други стигат до три. Правете това, което ви кара да се чувствате комфортно.

Идеята зад това е да стесните най-важните задачи, които трябва да изпълните този ден. Разбира се, има и други неща, които ще правите през деня, и това е добре, но искате да дадете приоритет на елементите, които са във вашия списък със задачи, преди да приключи денят.

3. Използвайте контролни списъци за сложни задачи

Ако вече правите тесни списъци, но поставяте по-строги задачи, моето предложение е да разбиете тази задача. Дали това са пълни стъпки, които трябва да предприемете, или записване на важни подробности, които трябва да присъстват, зависи от вас.

Така или иначе, това ви позволява да се уверите, че правите всичко правилно и че не пропускате никакви ключови подробности или стъпки.

4. Справете се първо с MIT

MIT е най-важната задача. Друг начин да разгледаме това е първо да се справим с най-голямата и най-плашеща задача^[1]. Защо искате да направите това се връща към начина, по който работи нашият мозък.

Може да се почувствате принудени първо да направите по-лесните задачи, преди да стигнете до по-голямата задача, но проблемът е, че тези задачи - дори и най-лесните - източват вашата енергия. Освен това, ако имате наистина голяма задача за изпълнение, има вероятност това да ви е на ум през целия ден. Това означава, че харчите повече енергия, само като мислите за това.

Всичко това не би представлявало проблем, ако тази голяма плашеща задача беше решена първо нещо сутрин.

5. Създайте готов списък

Друг интересен подход, който трябва да разгледате, е да имате готов списък. Това е списък на задачите, които сте изпълнили, от вашия списък със задачи. Много хора намират за задоволително просто да зачеркнат елемент от списъка си и да приключат с него, но в зависимост от това, което поставяте в тези списъци, готов списък може да бъде вдъхновяващ.

Представете си, ако сте човек, който поставя над средно трудни задачи във вашите списъци, занимания, които изискват час или два, за да завършите правилно. Това може да ви вдъхнови да направите повече, ако след един работен ден забележите точно колко сте постигнали през деня чрез този списък.Реклама

6. Направете вашия списък лесен за откриване

От цветна хартия до публикуването й на очевидно място, искате списъкът ви да бъде на място, където можете лесно да го забележите. Имайте предвид, че не е нужно да имате този списък пред себе си през цялото време, тъй като това може да създаде ненужен стрес. Но да го поставите на една страна е хубава идея - един поглед отстрани и вие знаете точно какво трябва да свършите.

7. Добавете елементи за игри към него

Ако писалката и хартията не са ви нещо, когато правите списъци със задачи, има няколко приложения, които също могат да ви водят. Красотата на да направите списък с приложения е, че има повече място за творчество и някои от разработчиците включват игри в тях.

Например, Todoist има система за постижения, при която хората печелят значки, докато изпълняват повече задачи. Има и Bounty Tasker, което ви кара да се чувствате така, сякаш задачите ви са странични куестове във видео игра.

8. Дайте си срокове

Работата се разширява, за да запълни определеното време.

Това е стара философия, която все още звучи вярно с това как сме продуктивни. Например, да речем, че сте назначени да напишете отчет и ви е дадена седмица да го направите. Вероятно ще работите постоянно по нея през цялата седмица. Или ако сте прокрастинатор, ще го отложите до предната вечер и ще го довършите.

Но какво ще стане, ако сте получили същата задача и сте отделили само час, за да я изпълните? Вероятно ще приключите с доклада, но ще приоритизирате основните, важни точки и ще подчертаете тези, вместо да го запълните с ненужен пух.

Целият смисъл на това е, че с вашите цели и елементите във вашия списък със задачи, вие искате имат срокове . Що се отнася до списъците със задачи, моето предложение е да си дадете един ден за изпълнение на задачите там. Това е достатъчен натиск и стимул за вас да работите усилено върху тях.

9. Добавете задачи, когато са пресни

Друга стратегия е да си възлагате задачи дори когато работите по нещо друго. Имайте предвид, че не е нещо, което трябва да направите в момента, но това може да помогне на хората, които се борят да мислят върху какво да се съсредоточат след това.

Това е по същия начин, както когато чуете нещо интересно и го запишете. Разумно е да се направи, тъй като ви спестява притеснението да се налага да се спирате на тази идея, вместо да се съсредоточавате върху задачата. Освен това ви спестява от необходимостта да си припомняте каква е задачата, ако сте типът, който ще напише списъка със задачи на следващия ден в края на деня.

10. Бъдете удобни с преразглеждането на вашия списък със задачи

В зависимост от цялостното ви мислене, друга добра стратегия е да разгледате списъка си със задачи и да направите промени в него. Ако практикувате предишната стратегия, може да има вероятност списъкът ви със задачи да стане дълъг и да задавате нереалистични очаквания, че можете да завършите всичко.

Като си давате възможност да преразгледате списъка си със задачи, позволявайки си да разпределите задачите си, вместо да ги натрупвате. Това помага на начина ви на мислене, тъй като не сте затрупани от списъка.

11. Пишете задачи, а не цели

Трябва да имате отделни списъци за задачите и целите си. Идеята е изобщо да не поставяте цели в списъка си със задачи.

Докато задачите могат да ви помогнат да постигнете целите си, целите са по-големи желания, а не нещо, което можете да постигнете в течение на деня. Например, да се научиш да говориш френски е цел; можете обаче да го разбиете на задача, като кажете четете френско съдържание за 15 минути или гледате филм на френски.Реклама

Това се простира и до цели също. Можете да ги видите като основни моменти. Връщайки се към примера с говоренето на френски, една цел може да бъде, обсъдете любимите ми храни с някой на френски. Това е желаният резултат, който търсите от практиката си.

12. Кратки списъци със задължения

Тук кратко означава сканируемо, тъй като можете бързо да прегледате списъка и да знаете какво трябва да свършите. Как можете да направите това, като се фокусирате върху ключовите думи на конкретни задачи и не ги изтегляте. Например, кажете, че вашият гараж е бъркотия и искате да го почистите. Вместо да пишете продължително изречение, дръжте го кратко и напишете нещо като чист гараж за 30 минути. или просто чист гараж.

С тази стратегия отделяте по-малко време за записване на задачата, когато съставяте списък със задачи. Освен това разчитате на задействащи думи, за да накарате съзнанието си да си припомни конкретни подробности за тази задача.

13. Има няколко списъка

Както бе споменато по-горе, добра идея е да имате отделни списъци за различни неща, като например да имате отделен списък за цели, задачи, ежедневни задачи и задачи. Друг начин, по който можете да го разгледате, е да имате система, при която консултирате от три списъка.

Тези списъци са:

Основен списък

Тук са някоя от вашите дългосрочни цели, неща като преместване в нова къща, излизане от дълга или изграждане на бизнес. Това са неща, които ще отнемат година или повече.

Седмичен списък с проекти

Това са неща, които искате да постигнете до края на седмицата. Това са неща, които ще придвижат бавно иглата към някои от елементите в основния ви списък. От предишния пример те биха могли да направят проучване за получаване на бизнес заем, лов на къщи или създаване на спестовна сметка.

Списък с голямо въздействие

И накрая, това са задачи, които трябва да бъдат изпълнени днес. Дали са свързани с предишните два списъка или не, няма значение. Тук се поставят задачи с висок приоритет. Примерите могат да бъдат обаждане на конкретни хора или работа по проект или доклад, който трябва да се очаква скоро.

Като разполагате с тези списъци, ще се позовавате често на седмичния списък с проекти и на списъка с голямо въздействие и ще определяте дали дадена седмична задача трябва да бъде преместена в този списък.

Докато правите това, ще започнете да забелязвате доколко вашето ежедневие оказва влияние върху онези цели, които са записани в този основен списък. Това може да бъде вдъхновяващо, тъй като това, което правите, активно ви приближава до целите ви.Реклама

14. Не натрупвайте трудности, докато не сте готови

Някои от споменатите стратегии могат да изглеждат лесни на пръв поглед, но изискват много умствена сила. Мотивация е нещо необичайно и мозъкът ни е свързан по определен начин. Ако търсите истинска промяна и нещо, което се придържа, най-добрият принцип е да правите нещата прости и лесни в началото.

Може да е забавяне, но често не осъзнавате как тези бебешки стъпки могат да играят решаваща роля, за да можете да започнете да бягате и да преследвате мечтите си. Не се срамувайте, ако трябва да започнете с прости задачи за себе си. Дори да се върнете към ежедневните задачи, които така или иначе правите като душ, пране или пазаруване на храна, е добър начин да започнете.

Поставянето на тези елементи в списъка отначало ви кара да се чувствате като че ли сте имали продуктивен ден. Оттам нататък можете да се предизвикате с по-трудни задачи. Включете рутинна тренировка или отделете половин час за задача, която означава нещо за вас.

Идеята е да се улесните в рутина, за да не се чувствате съкрушени.

15. Измерете времето си

Последната стратегия, която може да ви помогне, е да измервате времето си. Колко време ви отнема да завършите конкретна задача? Не е нужно да се насочвате към конкретни подробности, но си поставете време за определяне на времето в рамките на една седмица и вземете средното време, прекарано за тази задача.

Защо това е важно? Тази информация може да бъде разделена по два начина.

Първият начин е да го използвате като маркер за повишаване на ефективността. В зависимост от задачата можете да намерите нови начини да постигнете същите резултати за по-кратко време.

Също така ви позволява да знаете какво можете да направите в даден ден. Ако знаете, че ви отнема около час, за да преминете през цялата си сутрешна рутина, ще сте по-наясно как се движите през тази рутина.

Освен това, ако знаете какви задачи ще изпълнявате на следващия ден, можете да управлявате по-добре времето си, тъй като знаете приблизително колко време ще отнеме, за да свършите всичко.

Финални мисли

Изграждането на ефективен списък със задачи не е толкова лесно, колкото изглежда. Има всякакви уникални стратегии за изпробване, някои по-предизвикателни от другите. Ако обаче сте мотивирани да използвате този инструмент за продуктивност, за да улесните живота си, той ще стане по-лесен. Всичко, което трябва да направите, е да продължите да полагате усилия и да експериментирате и да преоценявате, когато е необходимо. Затова започнете със списъците със задачи днес.

Още съвети за използване на ефективен списък със задачи

• Как да създадете списък със задачи и всъщност да направите нещата
• Правиш ли тази голяма ежедневна грешка в списъка със задачи?

Препоръчани снимки кредит: Ема Матюс Производство на цифрово съдържание чрез unsplash.com

Справка