Не сте само вие: Всички сме по-заети, отколкото бяхме. Изпълнението на която и да е задача по ефективен във времето начин просто се чувства невъзможно в наши дни.

Независимо дали сте работеща майка, студентка или собственик на малък бизнес, управлението на времето ви може да бъде предизвикателство. Между часовете, срещите, срещите с лекари и извънкласните събития на децата, как някой намира време за упражнения или, не дай боже, за забавление?

Всички получаваме 24 часа на ден. И така, как изглежда, че някои хора прелитат през задачите си, докато останалите се въртим? Те са се научили как да бъдат едновременно ефективни и ефективни.

Съдържание

1. Какво означава да бъдеш ефективен във времето?
2. Ефективен срещу ефективен
3. 6 начина да бъдете ефективни във времето
4. Долна линия
5. Повече за управлението на времето

Какво означава да бъдеш ефективен във времето?

Merriam-Webster определя ефективността като, способна да доведе до желани резултати с малко или никакви загуби (като време или материал).^[1]Но какво означава всъщност да бъдеш ефективен в това как прекарваш дните си?

Да бъдеш ефективен във времето означава да преговаряш за всекидневните обстоятелства, като същевременно гарантираш, че имаш достатъчно време за недоговаряне като сън и самообслужване. Ефективността не винаги означава да седнеш на бюрото сутрин, да разшириш списък със задачи и да напуснеш офиса до 17:00. Ефективността означава да се постараете, въпреки вътрешните и външните фактори, да оставите достатъчно време да се грижите за себе си.

Започвам работните си дни, като записвам своите резултати. Неизбежно обаче се вкарвам в неочаквана среща или повикване на инвеститор. Да, можех да стоя цяла нощ и върша работата, за да спазя крайните си срокове - но ако го направих, на следващия ден бих бил твърде уморен, за да свърша нещо. Това е ефективно, а не ефективно.

За да бъда ефективен, мога да разделя работата с колега или да завърша половината от заданието и да поискам удължаване.

Когато жонглирате с работа, родителство и социален живот, трябва непрекъснато да оптимизирате дните си и да се държите отговорни. Но, разбира се, все пак трябва да сте и ефективни.Реклама

Ефективен срещу ефективен

Казано по-просто, да бъдеш ефективен е да постигнеш конкретен резултат; да бъдеш ефективен означава да постигнеш този резултат, без да губиш време или усилия . На теория трябва да сте ефективни във времето, за да бъдете ефективни, но това не винаги е така.

Погледнете го по следния начин: Имате задача за изпълнение, която трябва да ви отнеме час. Но между разсейването като интернет и бръщолевенето в офиса тази задача ви отнема четири часа. Постигнахте крайната си цел, така че бяхте ефективни, но не бяхте ефективни, тъй като отне много повече време, отколкото трябваше.

Ако имате работа, която поддържа покрив над главата ви и храна на масата ви, това означава, че сте достатъчно ефективни на работа, за да получавате месечна заплата. Вашата заплата обаче вероятно не отразява колко време прекарвате в социалните медии за всеки период на заплащане.

Изключение правят предприемачите и на свободна практика. За да печелят повече пари, хората, които притежават бизнес, трябва да бъдат едновременно ефективни и ефикасни.

6 начина да бъдете ефективни във времето

Ефективността е страничен продукт от ефективността. Въпреки че е безопасно да се каже, че повечето предприемачи са ефективни, това е умение, което изисква практика.

Дори и да не се опитвате да управлявате печеливш бизнес, пак можете да се възползвате, като работите по начина, по който правят успешните бизнес лидери.

1. Поставете измерими цели

Въпреки че всеки предприемач има свой собствен метод, експертите по производителност предлагат настройка УМНИ цели . Специфични, измерими, постижими, реалистични и зависими от времето цели насърчават както ефективността, така и ефективността - не само могат да бъдат реалистично постигнати, но и напредъкът към тях може да бъде количествено проверен^[2].

Можете да научите повече за SMART целите със следното видео:Реклама

Кажете, че искате да внесете по 100 000 долара на тримесечие. Можете да зададете седмични етапи от $ 8 000, което прави целта по-управляема и ви дава възглавница, в случай че не успеете да изпуснете една седмица.

Поставянето на цели ви помага да бъдете ефективни във времето, защото фокусира енергията ви върху това, което искате. Това от своя страна подобрява способността ви да постигате тези цели.

2. Комуникирайте при Вашите условия

Независимо дали става въпрос за планиране на хранене или разработване на продукти, повечето проекти вземат екип. Това обаче не означава, че трябва да опреснявате имейла си на всеки пет минути за актуализации. Работещите професионалисти губят средно 21 минути на ден, просто прекомерно проверявайки пощенските си кутии^[3]. В продължение на четири работни седмици, това са почти 7 часа на месец, които можете да върнете.

В частност предприемачите трябва да внимават с имейлите. Например съобщенията на инвеститорите може да заслужават бърз отговор. Има ли всъщност значение колко бързо четете онзи имейл с добре дошли за служители, на който сте копирани?

Ако служителят се нуждае от нещо веднага, помолете го да ви се обади или да се отбие в офиса ви. Задайте час и отделете един или два часа седмично на сресване през пълната ви пощенска кутия за да сте сигурни, че няма да пропуснете нещо изключително важно.

3. По подразбиране за доверие

Дори да не работите с екип, все пак зависи от другите. Когато със съпругата ми добавихме перално помещение горе в дома ни, трябваше да се доверя на изпълнителите да си вършат работата. Трябваше да се доверя на жена си да отговори на всички онези. Къде го искате? въпроси, които неизбежно се появиха.

Ако не бях доверил по подразбиране, щях да забавя проекта и може би дори да го бракувам напълно.

Научете се да се доверявате на другите по същия начин, както бихте го направили на романтичния си партньор. Бъдете ясни за намеренията си. Уверете се, че вашите действия съвпадат с вашите думи и приемете, че и другите го правят.Реклама

Бъдете искрени в това как общувате. Най-важното е да приемете, че другите са уникални личности. Не всеки работи или комуникира по един и същ начин и това е добре.

4. Правете редовни почивки

Колкото повече време отделяте за даден проект, толкова по-бързо го изпълнявате, нали? Не е задължително.

Изследванията показват, че най-продуктивните, ефективни във времето работници всъщност правят най-много почивки. Проучване на Draugiem Group показа, че идеалният работен ритъм всъщност е 52 минути, последван от 17-минутна почивка^[4]. Въпреки че проучването не разглежда други видове работа, това е справедлив залог, който прекъсва насърчаването на ефективността.

Задайте таймер, който да ви напомня да правите почивка всеки час. Ако по-кратките интервали са по-подходящи за вашата задача, опитайте Техника домат . Работете 25 минути, след това направете нещо друго за следващите пет^[5]. Не само ще свършите повече работа, но и ще бъдете по-малко стресирани да стартирате.

5. Използвайте вашите ресурси

Не много отдавна трябваше да отсека някои дървета в двора си, за да защитя къщата си. Можех да извадя носовия трион и да прекарам следващия час бавно да си режа пътя през багажника, но не го направих, защото в гаража седях резачка. След като го запалих, работата с дървото отне около десет минути, оставяйки ми допълнително време за други задачи.

Вземете същия подход на работа. Ако трябва да прехвърлите информация между множество прозорци на браузъра на компютъра си, можете постоянно да щраквате напред и назад между множество раздели. Или можете да закачите резервния монитор, седнал на място, което ще ви помогне да работите по-бързо и да правите по-малко грешки.

6. Знаете кога да кажете не

Малките проекти имат лошия навик да балонират в по-големи. Ако всичко, което сте се заели, е да окосите двора си, придържайте се към това. Не си казвайте (или не позволявайте на някой друг да ви казва), че трябва да подрязвате храстите и да дърпате плевели.

Завършете каквото искате и продължете напред. Това е ефективно, както и ефективно време.Реклама

Ами ако това е работен проект? Може да не можете да кажете не директно на шефа си, но можете да предложите алтернативи. Ако се притеснявате, че дадена задача е загуба на време, изхвърлете друга идея.

Ако наистина нямате време в календара си, помолете го да ви помогне да приоритизирате списъка си с проекти. Разберете го правилно и шефът ви може да ви благодари, че спестявате време на компанията.

Наличието на пълно разбиране на управлението на времето е от ключово значение да знаете кога да кажете „не“ и кога нещо може да има смисъл за инвестиция във времето.

Научете повече за изкуството да казвате „не“ с тази статия.

Долна линия

Планирането е от ключово значение. Независимо дали сте предприемач като мен или родител, който остава вкъщи, трябва да свършите работа. Самата работа може да се различава, но стойността да бъдеш ефективен и ефективен във времето не се различава. Ако искате да успеете - и имате време за себе си, за да отделите време - помислете, преди да смелите деня.

Да се ​​работи разумно е по-добре, отколкото да се работи усилено. Да се ​​научиш да вярваш на другите е по-важно от резултата, който изглежда точно като това, което си имал предвид. Ефективността и ефективността може да се различават, но и двете се свеждат до две неща: да има план и да се върти според нуждите.

Повече за управлението на времето

• 20 съвета за бързо управление на времето за супер повишаване на производителността
• 10 практически начина да подобрите уменията си за управление на времето
• Как да бъдем продуктивни на работа: 9 основни правила

Препоръчани снимки кредит: Алекс Преса чрез unsplash.com

Справка