Необходим е ангажимент, за да останете фокусирани и да направите вашата седмица продуктивна. Изследване, проведено от Калифорнийския университет, разкри, че са ви необходими 30 минути, за да префокусирате, след като сте разсеяни върху дадена задача^[1]. С толкова много разсейващи фактори, които привличат вниманието ни, как можем да попълним нашите седмични списъци със задачи?

С въвеждането на нови технологии и популяризирането на отдалечена работа можете да очаквате все повече и повече разсейвания. Междувременно е възможно да се освободите от натиск и тежест, когато овладеете как да организирате своите задължения, задачи и отговорности със седмични списъци със задачи.

Съдържание

1. Какво е списък със задачи?
2. Как да подготвяте списъци със задачи за седмица
3. Как да приоритизирам списъците със задачи
4. Финални мисли
5. Още съвети за приключване на нещата

Какво е списък със задачи?

Списък със задачи е график, който детайлизира какво трябва и кога трябва да го направите. Същността на списъка със задачи е да ви позволи да опростите живота си и да подобрите управлението на задачите.

Как да подготвяте списъци със задачи за седмица

Следвайте тези стъпки, за да се подготвите за следващата седмица с изчерпателен, лесен списък със задачи.

1. Изберете канал

Важно е да намерите носител, който да работи за вашите списъци със задачи.Можете да използвате писалка и списък със задачи за печатили използвайте цифрови приложения при управлението на вашите седмични списъци със задачи. Изследванията обаче показват, че можете да запомните информацията по-добре, когато пишете на ръка^[две]. Въпреки това намерете това, което ви помага да ви мотивирате повече и се придържайте към това.

2. Разработване на множество списъци

Вашите множество списъци трябва да съдържат:

• Главен списък
• Седмичен списък на проекти
• HIT списък

Вашият главен списък включва всяка задача, която искате да постигнете в дългосрочен план. Например, завършете всички курсове по Lifehack, изчистете ваната и др. Списъкът ви с проекти съдържа всички задачи, които изискват вашето внимание през следващите седем дни. И тогава вашият списък с силно въздействие или HIT списък включва задачи, на които трябва да се заемете в рамките на 24 часа.

Всяка вечер идентифицирайте елементите, които трябва да преместите от седмичния си списък със задачи в списъка си с HIT за следващия ден.Реклама

3. Направете го просто

Вашите седмични списъци със задачи не трябва да ви плашат. Можете да опростите списъка си с HIT, като подчертаете задълженията и отговорностите, които искате да изпълните днес, и ги разделите на две. Десет елемента са идеални за вашия HIT списък.Натрупването на вашите елементи от списъка на HIT съставлява вашите седмични задължения

Започнете вашия HIT списък с 2 или 3 важни задачи, които трябва да изпълните в рамките на 24 часа. По този начин не губите време за почистване на ваната, вместо да завършите презентацията, която се очаква утре сутринта.

4. Разбийте целите надолу

Вместо да имате елемент като работа върху книга Kindle, можете да бъдете по-конкретни, като направите целите си по-управляеми. По този начин ще премахнете страшния фактор. Може да имате нещо като: напишете контура на книгата в понеделник, напишете първата глава във вторник и следващата глава на следващия ден.

5. Включете подробна информация

Трябва да подкрепите всеки елемент от вашия седмичен списък със задачи с информация за изпълнение на задачата. Например, ако в даден елемент пише „Регистрирайте се за курс“, трябва да включите уебсайта и заглавието на курса. По този начин си спестявате времето за търсене на информация по-късно.

6. Време за всеки артикул

Разполагате с 10 080 минути всяка седмица, за да изпълнявате всички задачи от списъците със седмични задачи. Разумно е да отделите време за всеки елемент от вашия списък. Например: Напишете въведението от 9:00 до 12:00 ч., Почистете ваната от 17:00 ч., Вземете малко хранителни стоки в супермаркета от 17:00 ч. След като времето ви изтече, преминавате към следващия елемент.

7. Установяване на прекъсвания

Трябва да си починете малко след почистване на ваната, преди да тръгнете. Можете да отделите 15 минути, за да отпуснете ума си или да се подготвите за следващата задача.

8. Направете го видим и публичен

Можете да споделите списъка си със задължения с вашия партньор за отчетност.Освен това го публикувайте във вашите лепкави бележки или добавете задачи в цифров календар, достъпен за всички членове на екипа.

9. Разпределете време за планиране

Отнема време, за да подготвите седмичните си списъци за изпълнение, а най-добрият подход е да планирате време за тази задача. Блокирайте петък следобед за организиране на елементи от вашите седмични списъци със задачи.Реклама

10. Започнете със свеж шисти

Не позволявайте на старите задачи да запушват графика ви. Осигуретеорганизирате задачите си с нов списък всяка седмица. Попълвайте вашия HIT списък всеки ден, за да не блокирате седмичните си списъци с проекти със стари елементи.

Сега не е достатъчно да подготвите седмичните си списъци със задачи; трябва да овладеете как да приоритизирате списъка за максимална производителност.

Как да приоритизирам списъците със задачи

Използвайте следните техники, за да увеличите максимално производителността си чрез приоритизиране.

1. Използвайте метода Getting Things Done (GTD)

Дейвид Алън, експерт и автор на продуктивността, потвърди, че можете да бъдете продуктивни, въпреки че имате дълъг списък със задачи. Важно е как планирате. The Техника за получаване на нещата ви позволява да се съсредоточите върху своите най-въздействащи задачи (MIT) вместо броя на задачите.

2. Фокусирайте се върху една задача наведнъж

Вие сте наясно коя задача се нуждае от спешно внимание. Всичко, от което се нуждаете, е да се съсредоточите върху тази задача и нейния срок, преди да извадите следващата.

Не е дълъг списък, който убива, но многозадачност .

Ако решите да не извършвате многозадачност, ще осъзнаете, че можете да постигнете забележителен напредък по трудни проекти. Не само това, но и нивото на стрес ще спадне и ще намерите повече радост от задачите, които изпълнявате^[3].

3. Оценете седмичния си напредък

Не е лесно да изберете няколко важни плана за всяка седмица. Ето защо трябва да размишлявате всеки уикенд за това какво е работило предишната седмица и какво не.Реклама

Освен това, по всяко време, когато завършите дадена задача, не просто я маркирайте като завършена, но я маркирайте като напредък.

В петък вечерта, оценете вашия списък с напредъка, и изучете всеки елемент. Как може да се подобри? Следвайте този процес всяка седмица.

4. Помолете за помощ

Понякога нещата излизат извън контрол. Най-добрата стратегия е да поискате помощ от вашите съотборници, мениджъри или партньор за отчетност.

Избягвайте да отлагате дейности, които надхвърлят възможностите ви.

5. Научете се да казвате не

Понякога се чувствате принудени да се съгласите с всяка молба и по-скоро бихте пожертвали всички елементи от вашите седмични списъци със задачи, за да кажете „да“.

Кажи не^[4]към неща, които вашият график и енергия не могат да приемат. Правете това, което се брои за вашите дългосрочни цели.

Научете се как да казвате „не използвай“ тази статия .

6. Фокусирайте се върху резултатите, а не върху метода

Фокусирането върху резултатите ви помага да определите как да оцените постиженията си. Ако се съсредоточите върху методите, може да ви е трудно да кажете дали даден елемент е постигнат.Реклама

Подходът, ориентиран към резултата, ще ви позволи да маркирате целта си като напредък.

7. Споделете стратегията си за производителност

Когато споделяте това, по което работите, със съотборниците си, това ви помага да се насладите на максимално ниво на подкрепа. Освен това, когато актуализирате целите си, споделете резултатите с екипа си и ги вдъхновете да направят същото.

8. Изберете Теми за вашата седмица

Ако имате различни задачи, можете да разделите седмичните си списъци със задачи на пет дни от различни работни секции. След това изпълнявайте тези задачи всяка седмица. Уверете се, че пренасяте съотборниците си във фокуса на деня си.

Джак Дорси^[5], Изпълнителният директор на Twitter, беше силно съсредоточен, когато правеше 80 часа работа седмично в две компании. Той беше изключително фокусиран върху планирането на деня си, затова разработи тема за седмицата си:

• Понеделник: Посетете управленските въпроси
• Вторник: Работете върху продукти
• Сряда: Маркетинг, комуникации и растеж
• Четвъртък: Програмисти и партньорства
• Петък: Корпоративна култура

Стив Джобс също беше продуктивен поради последователния си план. Той проведе изпълнителни срещи в понеделник, докато сряда посвети на рекламата и маркетинга.

9. Уважавайте времето на другите

Никой не обича да бъде прекъсван, било то чрез срещи или имейли. Уважавайте времето на другите: никакви текстове, имейли или призив за ненужни срещи. Когато направите това, другите ще са по-склонни да уважават вашето време, като ви помагат да избегнете ненужни разсейвания.

Финални мисли

Седмичните списъци със задачи могат да бъдат чудесен инструмент, който да ви държи отговорни и да сте на работа. Използвайте списъците си със задачи, за да увеличите максимално времето си, като постигнете по-малък набор от важни задачи и направите всичко възможно.

Практикувайте приоритизиране, като първо изпълнявате най-важните си задачи и веднага се чувствайте продуктивни. Това ще ви мотивира да продължите през останалата част от седмицата.Реклама

Още съвети за приключване на нещата

• Как да създадете списък със задачи и всъщност да направите нещата
• 24 най-добри приложения със списък със задачи, които да ви държат в течение през 2020 г.
• Как всъщност да свършите нещата със списъка си със задачи

Препоръчани снимки: Ема Матюс Производство на цифрово съдържание чрез unsplash.com

Справка